하이브랩 도입사례 포인트 :

• 창립 초기부터 10여 년 동안 네이버웍스를 공식 협업툴로 사용
• 메시지, 메일, 드라이브, 게시판, 설문 등 네이버웍스 기능을 전사적으로 활용
• 네이버웍스의 게시판 기능을 통해 사내 조직 문화 제도와 프로그램을 소개
• 코로나19 당시, 재택근무 시 네이버웍스 영상 통화, 통번역 기능이 업무 연속성에 도움
• 네이버웍스의 설문 기능으로 직원 의견 취합 및 참여 독려 알림 문자 기능 활발히 사용

네이버웍스는 회사의 손과 발, 입과 귀가 되어 모든 업무 순간에 함께하고 있습니다.

 하이브랩

2012년 설립한 하이브랩은 UX/UI 디자인, 게임, 웹/모바일 서비스, 브랜딩, 마케팅 분야까지 융합과 확장을 통해 고객과 사용자에게 차별화된 환경과 경험을 제공하고 디지털 생태계를 확장해나가는 종합 디지털 대행사입니다. 지난 12년간 삼성, 네이버, CJ, 넷마블, 크래프톤, eBay 등 230여 개의 글로벌 기업들과 탄탄한 협력관계를 구축해왔으며, 2017년부터 2020년까지 연평균 매출 성장률 24%를 기록하였습니다.

지난 2018년에는 베트남 현지 법인 하이브랩 비나 (HIVELAB VINA) 설립을 통해 글로벌 시장으로 비즈니스를 확대하고, 최근 디지털 커머스 전문 기업 링크스 (LINKS)와 시각 특수효화(VFX) 전문 기업 하이브랩스튜디오 (HIVELAB STUDIO) 설립을 통해 디지털 콘텐츠 사업 영역을 확장하고 있습니다.

(좌) 하이브랩이 참여한 ‘갤럭시 언팩 2023’ 행사 (우) 베트남 법인 하이브랩 비나에서 운영하는 공유 오피스 드림스테이션

230여개의 글로벌 고객사와 1,100여건의 프로젝트를 수행한 하이브랩만의 경쟁력

6명의 창립 멤버가 주축이 되어 시작한 하이브랩은 단계적 규모 성장을 통해 현재 한국 본사 및 자회사, 베트남 법인 등에 총 350여 명의 직원들이 근무하고 있습니다.

저희는 흔히 말하는 ‘스타 플레이어’가 없습니다. 대신 노력의 가치, 본인의 성장 가능성을 믿고 매 순간 집중하는 직원분들이 있지요. 경험과 역량을 갖춘 조직장이 프로젝트 과정과 결과를 원활히 이끌고, 구성원 개개인은 고객 중심으로 사고하고 결과물의 완성도를 높이겠다는 목표로 프라이드와 책임감을 갖고 업무에 임합니다. ‘이 정도면 됐어’, ‘왜 이렇게 열심히 해?’는 저희 조직에서 듣기 어렵지 않을까 싶은데요. 그 덕분에 넷마블, 제일기획 등 주요 고객들과 장기 계약을 맺을 뿐 아니라, 점차 협력 범위를 넓혀가면서 지금과 같이 다수의 고객과 프로젝트를 진행할 수 있었던 것 같습니다.

독립적이면서도 유기적으로 일하는 조직 문화

비교적 다른 기업에 비해 평균 연령 33세의 젊은 인력으로 구성되어 있고 조직장들에게 프로젝트와 필요한 인력을 선발 및 관리할 수 있는 권한을 광범위하게 부여하고 있습니다. 고객사의 상황에 따라 유동적으로 업무를 진행하기 때문에 팀 단위로 고유한 일하는 방식과 분위기를 갖고 있어요. 업무 스케줄도, 선호하는 방식도 모두 다르기 때문에 하나의 고정된 형식으로 맞춰가려고는 하지 않습니다. 평소에는 각 조직이 독립적으로 움직이다 가도, 대규모 프로젝트를 수행할 때는 여러 조직이 하나가 되어 유기적으로 협력하고 있어요.

경영지원본부는 이러한 조직 문화를 반영하여 어떤 하나의 가치와 이념을 표상하기 보다는 개개인의 활동을 공유하고 모두가 즐겁게 참여할 수 있는 사내 조직 문화 프로그램을 기획하고 운영하고 있습니다. 또한, 직원들이 자신의 일에 집중할 수 있는 환경, 공정한 보상과 복지, 워라밸을 위한 제도적 장치를 만들고 지속적으로 개선하고 있어요.

야근 업무가 생길 때가 있잖아요? 저희는 이미 3년 전부터 포괄 임금제를 폐지해 초과 업무에 대한 법정 수당을 지급해왔어요. 이러한 노력이 쌓여 2018년 동종 업계 최초로 Best HRD (인적자원개발 우수기관 인증제도) 인증과 경기도 일자리 우수기업, 청년친화 강소기업, 가족친화기업 등에 선정될 수 있었던 것 같습니다.

첫번째 줄 (좌) 판교 본사 사내 카페 (우) 직원 전용 휴게실, 두번째 줄 (좌) 파우더룸 (우) 모바일 테스트 디바이스

창립 초기부터 네이버웍스를 10년간 사용하고 있습니다.

 2014년 11월 28일 임직원 대상으로 네이버웍스 사용 가이드를 안내한 게시글이 아직도 남아있네요. 이날을 시작으로 약 10여 년의 기간 동안 네이버웍스를 하이브랩의 공식 협업툴로 사용하고 있습니다.

저희는 장기적인 사용 관점에서 PC에 별도 프로그램을 설치할 필요 없이 인터넷에 접속하면 바로 사용할 수 있는 SaaS (Software as a Service, 서비스형 소프트웨어) 기반의 서비스를 고려했어요. 당시에는 네이버웍스와 같이 SaaS 방식의 협업툴이 거의 없었고, 네이버웍스는 사용자당 서비스 이용 요금이 청구되는 방식이라 가격 경쟁력 면에서도 우위에 있어 도입하게 되었습니다.

2018년 조직 규모가 커지고 다양한 SaaS 기반의 서비스가 출시되어 협업툴을 재검토한 적이 있어요. 사용 편의성과 서비스 안정성, 간결하고 직관적인 UI, 그리고 지속적으로 업데이트되는 신규 기능들로 네이버웍스 사용을 유지하는 것으로 결정했습니다. 다른 서비스와 비교해도 역시 네이버웍스이더라고요.

네이버웍스는 직원들의 손과 발, 입과 귀가 되어 모든 업무 순간에 함께하고 있습니다.

창립 초기부터 네이버웍스를 사용하였기에 도입 전과 후를 정량적으로 비교하기는 어렵지만, 메시지, 메일, 드라이브, 게시판, 설문 등 네이버웍스가 제공하는 기능들은 직원들의 손과 발, 입과 귀가 되어 너무나 자연스럽게 모든 업무 순간에 함께 하고 있습니다.

어떤 상황에서도 업무 연속성을 유지시켜줍니다.

코로나19 팬데믹 기간 재택근무 당시 네이버웍스의 영상 통화와 통번역 기능이 업무 연속성에 정말 큰 도움이 되었어요. 단기간에 영상 통화 품질과 기능이 업데이트되더니, 별도 서비스를 도입하지 않고도 직원들과 1:1 화상 면담, 전사 화상 뽑기 이벤트가 네이버웍스 만으로 가능하더라고요. 베트남 법인 현지 직원들과의 업무 대화도 메시지방에 통역을 클릭 한 번만으로 각자의 언어로 실시간 소통이 가능해 언어 장벽 없이 베트남어에 능숙한 직원 도움 없이 일할 수 있었습니다.

메시지방에 새로 초대한 멤버에게 이전 대화 내용을 공개할 수 있는 기능 또한 매우 유용하게 사용하고 있어요. 메시지방에 ‘이전 대화 공개’ 버튼 클릭만으로, 메시지방 멤버들 간에 주고 받은 대화 내용과 노트, 일정, 할 일, 폴더에 기록된 정보와 자료가 모두 공유되기 때문에 신규 입사자 또는 부서/팀을 이동한 직원들의 새로운 업무를 파악하는 온보딩 시간이 확실히 단축됩니다.

네이버웍스 통역 기능을 활용해 하이브랩 해외 현지 직원과 대화를 나누는 메시지 화면

사무실이 집중하기 좋은 공간으로 바뀌었습니다.

네이버웍스에서 직원들 간 소통이 활발하게 이루어지고 정보가 명확하게 공유되다 보니, 대면 회의 시간은 짧게 그리고 사무실은 보다 집중하기 좋은 공간으로 바뀌었습니다. 출근한 사람이 없나 싶을 정도로 사무실이 조용하다고 느낄 정도인데요. 실제로는 네이버웍스에서 동료들과 공유하고, 논의하고, 결정하는 모든 과정이 쉴 새 없이 이루어집니다.

캘린더의 설비 예약 기능을 활용해보니 불확실성을 줄이고 업무에 집중할 수 있게 도와주더라고요. 누군가가 공용 설비를 관리해준다면 편리하겠지만 이것 역시 인력 낭비인데요. 저희는 회의실과 같은 공간부터 모바일 테스트 디바이스, 법인 차량, 헬스키퍼(임직용 전용 마사지)까지 모두 네이버웍스 캘린더의 설비 예약으로 해결하였습니다. 장소나 시간에 제한없이 내가 확인하고 싶은 순간에 네이버웍스에서 실시간 사용 현황을 한 눈에 확인하고 내가 필요한 일정에 가능한 설비를 찾아주어 빈 공간을 찾아 헤매는 시간과 헛걸음을 완벽히 줄여준다는 것이 큰 장점입니다.

하이브랩 ‘회의실, 회사차량, Health Care, Mobile Device’ 설비 예약 화면

명절 이벤트 ‘하이브옥션’이 가장 인기 많은 게시판 게시글이예요.

게시판은 2014년에 작성한 게시글을 지금도 확인할 수 있는 것처럼 관리자가 영구 삭제하지 않는 한 언제 어디서든 누구나 접근하여 정보를 확인하고 댓글로 개인의 의견을 표현할 수 있기 때문에 장점이 많은 전사 소통 채널입니다.

하이브랩 게시판 화면

그렇다보니 사내 조직 문화 제도와 프로그램도 애독자 가득한 네이버웍스 게시판에 소개하고 있습니다. 그 중 가장 게시판 기능을 잘 활용한 프로그램이 ‘하이브옥션’입니다. 경영지원본부에서 옥션 물품을 게시판에 올리면 직원들이 댓글로 경매에 참여하고 낙찰 금액은 네이버 해피빈에 기부하는 방식인데요. 댓글이 400여건이 넘을 만큼 인기가 굉장합니다. 직원들 간에 중고물품을 거래하는 ‘하이브랩중고나라’, ‘자유게시판’ 등도 조회수가 높습니다. 게시판의 99%가 직원들과의 소통을 위해 사용된다고 해도 과언이 아닌 것 같아요.

하이브랩 ‘하이브옥션’ 게시판 화면

네이버웍스의 설문으로 직원들의 의견을 쉽고 빠르게 취합하고 있어요. 특별한 재능과 끼를 가진 인재에 투표하는 ‘Hi-Peak’, 노사위원회 근로자위원 ‘Hi-Together’ 선거 투표, 임직원 대상 교육 프로그램 일정 선호도 조사 등 다양한 상황에 활용하고 있는데요. 설문 응답 결과를 실시간으로 확인할 수 있고 미응답자 대상으로 응답 독려 알림까지 자동으로 발송할 수 있어서 경영지원본부에서 유용하게 사용하고 있는 기능 중 하나입니다.

(좌) 하이브랩 ‘Hi-Together근로자위원 선거’ 투표 설문 화면, (우) ‘직속조직장 온보딩 프로그램 교육 일정’ 설문 결과 화면

네이버웍스는 하이브랩에게 성장동반자입니다.

지난 10여 년 동안 30명에서 현재 350여 명 조직으로 성장되는 과정에 네이버웍스를 사용하면서 불편한 점을 크게 느낀 적이 없습니다. 그만큼 서비스를 안정적으로 운영하고 업데이트를 통해 새롭고 유용한 기능을 제공했기 때문이라고 생각하는데요. 앞으로도 서비스가 지속 발전될 것임을 믿어 의심치 않기에, 저희처럼 오래 사용할 협업툴을 찾는다면 네이버웍스를 단연코 추천합니다.

다음 도입사례 보기

패션・뷰티 – 아이디헤어

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하이브랩

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넵튠 도입사례 포인트 :

 

•  네이버웍스 메일 템플릿 기능을 활용해 반복 업무 관련 효율 향상
•  공유 드라이브를 통해 보안 안전성 강화 및 부서 간 업무 협업 가능
•  워크플레이스 기능을 통해 연차 기준 설정 및 근태 관리 용이
•  VoC 피드백과 빠른 개선을 통한 사용자 만족도 증대
•  법인카드 연동과 AI OCR로 비용 정산 업무 간소화

넵튠은 캐주얼 게임을 시작으로 소셜 카지노, MOBA, 퍼즐 등 여러 장르의 게임을 개발하였으며, 현재는 e스포츠, MCN, 블록체인, 메타버스까지 장르를 확장하여 다양한 분야에 도전하고 있습니다. 넵튠은 님블뉴런, 마그넷, 에이치앤씨게임즈, 맘모식스, 프리티비지, 플레이하드, 트리플라 등 게임 개발 자회사를 보유하고 있습니다.

새로운 즐거움을 만들어 세상을 더욱 행복하게 만드는 것이 넵튠의 Life Mission입니다.

Life Mission을 이루어내기 위해 끊임없이 도전하고, 실패를 하더라도 실패를 통해 성공 가능성을 조금씩 높여가며, 반드시 성공할 것이라고 믿습니다. 또, 자율과 책임이라는 가치를 기반으로 동료와 정한 약속의 틀 안에서 스스로 일하는 방식과 역할을 결정합니다.

메일 템플릿을 사용하고 1시간 걸리는 업무가 5분 내로 줄었어요.

2018년부터 네이버웍스를 전사 도입해 사용하기 시작하였습니다. 네이버웍스 ‘메일’은 네이버 메일에 익숙하다 보니 전 직원 모두 잘 사용하고 있어요. 네이버웍스 ‘메일’에서 제공하는 ‘템플릿’ 기능은 업무 효율을 높이는 최고 기능으로 손꼽고 싶을 정도입니다. 개인적으로 채용 직무상 반복적인 업무가 많습니다. 예를 들어 임직원에게 매월 반복적으로 발송하는 건강검진 신청 안내, 면접 대상자 대상 결과 안내, 신규 입사자 대상 회사 정보 안내와 같이요. 대다수 메일로 안내하는 형태인데요.

이렇게 자주 반복적으로 작성하는 메일 내용을 템플릿에 저장해서 필요할 때마다 템플릿을 불러와 간편하게 메일을 발송할 수 있어, 메일 작성하는데 30분에서 1시간 이상 걸렸는데 지금은 템플릿 사용으로 5분도 안 걸릴 정도로 확연히 줄었습니다. 메일 템플릿을 최대 50개까지 추가할 수 있고, 템플릿에 수신인, 제목, 첨부파일까지 저장할 수 있어 업무에 매우 잘 활용하고 있습니다.

팀 동료들에게도 메일 템플릿 기능을 전파할 정도인데요. 이러한 네이버웍스의 꿀 기능들을 많이 소개해 주시면 좋을 것 같아요.

팀·부서 간 업무 협업이 편리해지고 보안 우려로부터 자유로워졌습니다.

작년 초에 ‘할 일’ 기능이 ‘캘린더’ 화면에 노출되면서 ‘할 일’ 기능을 사용하기 시작했는데요.. 각자 해야 하는 업무를 작성하거나 팀원이나 동료들에게 업무 요청이 편리해졌어요. ‘할 일’이 캘린더와 연동되어 해야 할 업무와 일정을 한눈에 확인할 수 있다는 점이 이 기능의 장점이라 많은 분들께서 사용하고 계세요.

개인/팀 별로 자료를 공유하고 저장하기 위해서 네이버웍스의 ‘드라이브’ 기능을 사용하고 있어요. 특히 공유 드라이브 덕분에 협업하는 부서 또는 팀원끼리 PC뿐만 아니라 모바일에서도 업무 자료를 공유하고 관리하는 것이 편리해졌습니다. 작년에 비해 드라이브 사용률이 10배 증가했고, 바이러스 감염이나 악성코드로 인해 업무 파일이 손상되거나 삭제되는 우려로부터 자유로워졌습니다.

마지막으로 ‘게시판’ 기능도 잘 사용하고 있습니다. 메신저 화면에선 자칫 휘발되기 쉬운 정보들을 게시판에 기록해 두면 차곡차곡 아카이빙 되어 쉽게 찾을 수 있고, 게시글을 누가 읽었는지 실시간으로 확인할 수 있어 편리합니다.

주 52시간 근무제, 근태관리 서비스를 찾게 되었습니다.

네이버웍스와 함께 구글 계정만 있으면 무료로 이용할 수 있는 전자결재 서비스를 사용하고 ​있었습니다. 두 서비스 간 연동이 가능하지 않고 근태관리 기능이 없어서 인사 담당자나 직원들 모두 사용이 불편했습니다.

마침 주 52시간 근무제 시행으로 직원들의 근무 시간을 보다 효율적으로 관리하기 위해서 인사/총무지원팀에서 근태관리 기능이 포함된 서비스 도입을 검토하게 되었어요. 기존 불편했던 전자결재 서비스도 함께 바꾸고자 했는데요, 사용이 편리하고 공유가 잘 되는 국내 서비스 위주로 살펴보았습니다. 아무래도 출퇴근 시간을 매일 직접 입력해야 하는 직원들이 불편함을 느끼지 않아야 한다는 점과 근무 일자/시간 외에도 휴가 신청과 결재 현황, 부재 일정 등이 실시간으로 공유되어야 한다는 점에 우선순위를 두었습니다.

무엇보다도 네이버웍스와의 연동이 결정적이었습니다.

워크플레이스는 앞서 말씀드린 2가지 고려 사항을 모두 충족한 것 외에 네이버웍스와의 연동이 가장 결정적인 도입 사유였습니다. 출퇴근 관리 등 워크플레이스에서의 활동이 네이버웍스 메신저로 자동으로 오니 무척 편했습니다.

또한 정기·비정기 업데이트를 통해 서비스가 지속적으로 개선되고, AI OCR 영수증 등 부가 서비스와 급여, 서약서 등 특화 서비스가 계속 추가되고 있다는 점이 마음에 들었어요. 조직 규모가 증가하는 상황에서 기존에 엑셀로 정산 작업을 하고 메일로 커뮤니케이션했던 업무들이 간소화되고 자동화될 수 있을 것이라는 기대감이 생기더라고요.

현재 넵튠뿐만 아니라 현재 같은 공간에서 근무하고 있는 넥스포츠, 마그넷, 님블뉴런을 포함해 총 4개의 법인이 네이버웍스와 워크플레이스를 사용하고 있습니다.

직원들의 연차 사용률과 만족도가 높아졌어요.

회사 근무 제도 중에 직원들이 가장 만족하는 제도가 월요일 오후 2시 출근제와 시차 제도입니다. 시차 제도란 시간 단위 연차제도를 의미하는데요, 1일 단위가 아닌 1시간 단위로 직원들이 원하는 시간만큼 선택해서 연차를 사용할 수 있습니다.

사실 시차 제도는 워크플레이스 도입 후에 생겨난 제도입니다. 이전에는 다른 회사들과 동일하게 반차라고 불리는 4시간 (0.5일)과 1일 연차 단위만 허용했습니다. 워크플레이스의 기능을 살펴보니 회사 근무 제도에 맞게 연차 기준을 설정할 수 있고, 휴가 신청서와 같이 전자결재 서식에 신청한 휴가 정보가 ‘근태’와 ‘급여’에 자동 적용되더라고요.

직원들 입장에서는 원하는 시간만큼 워크플레이스에서 직접 연차를 신청할 수 있고 사용 내역과 잔여 연차를 실시간으로 한눈에 확인할 수 있게 되어, 연차 사용률과 만족도가 높아졌어요.

직원들의 부재 상태를 쉽게 공유하고 확인할 수 있는 점도 워크플레이스의 또 다른 매력입니다. 네이버웍스와 워크플레이스에서 임직원을 검색하면 부재 일정이 표시되어, 부재중인 직원에게 연락하는 상황이 줄어들었습니다. 인사 담당자 입장에서 전 직원의 부재 일정을 조회하는 메뉴도 잘 이용하고 있습니다.

법인카드 연동과 AI OCR로 비용 정산 업무를 오전 내로 끝낼 수 있게 되었어요.

메일 템플릿과 유사하게 업무 시간을 줄여주는 기능으로 워크플레이스의 ‘법인카드 연동’과 ‘AI OCR’ 영수증을 빼놓을 수 없습니다. 이전에는 직원들이 법인카드 결제 내역을 엑셀로 수기 입력해서 회계 담당자에게 메일로 공유했어요. 개인카드 결제의 경우 직원마다 종이 영수증을 모아서 스캔해서 회계 담당자에게 전달하면, 회계 담당자는 영수증 스캔본을 일일이 확인하고 처리하는 방식이었습니다.

워크플레이스의 ‘법인카드 연동’과 ‘AI OCR’ 영수증 기능을 사용하고부터 이전 업무 처리 방식이 비효율적이라는 것을 알게 될 정도로, 업무 처리가 상당히 편해졌습니다. 법인 카드 내역과 개인 카드를 사용한 영수증 정보가 워크플레이스에 자동으로 입력되고 정산 시 사용 항목과 지출 목적 등을 손쉽게 선택해 상신하게 되면서, 회계 담당자가 매월 직원들의 경비를 정산하는 데 하루 이상 소요된 것에 반해 지금은 2시간 정도로 오전 근무 시간 내로 다 처리할 수 있다고 해요.

VoC 피드백이 너무 빨라서 사랑할 수밖에 없습니다.

업무 전반에 네이버웍스와 워크플레이스 활용도가 높은 만큼 기능적으로 아쉬운 부분도 생깁니다. 개선 또는 추가되었으면 하는 기능들을 정리해서 공유드리곤 하는데 피드백이 빨라서 네이버웍스와 워크플레이스를 더 사랑하는 것일 수도 있어요.

일례로, 처음에 워크플레이스의 ‘근태’에 잔여 연차가 소수점으로 표기되어 한눈에 이해하기 어렵더라고요. 사실 별게 아닐 수 있어도 사용자 입장에서는 이러한 작은 요소들이 큰 불편함으로 느껴지기 마련인데, 워크플레이스 담당자분께 개선 요청드린지 얼마 되지 않아 일·시간 단위로 변경해 주셨어요. 이러한 경험들이 쌓이다 보니 직원들이 네이버웍스와 워크플레이스 사용에 많이 만족해하고 있습니다.

현재 네이버웍스와 워크플레이스의 API 연동이나 챗봇 기능을 활용하고 있지 않지만 업무 효율과 자동화 측면에서 관심이 높습니다. 임직원분들이 네이버웍스와 워크플레이스 중심으로 더 편리하게 정보를 접근하고 빠르게 업무를 처리할 수 있도록 다른 서비스와 연계를 적용해 보려고 합니다.

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피알게이트 도입사례 포인트 :

 

• 네이버웍스 도입으로 업무 생산성 향상, 일과 일상의 경계가 명확해져 워라밸 향상
• 외근이나 재택근무 시에도 네이버웍스를 통해 업무 처리, 효율적 업무 진행
• 사내 메신저를 통해 소통이 쉬워져 피드백과 의사결정이 빨라짐
• 네이버웍스 드라이브와 캘린더 기능으로 업무 히스토리 관리, 직원들 간의 협업 원활

“가장 큰 변화로 워라밸의 퀄리티가 높아졌어요. 개인용과 업무용 메신저가 구분되니, 모호했던 일과 일상의 경계가 확실해지며 스트레스도 줄었습니다.”

피알게이트는 브랜드와 소비자를 연결하는 통합적 마케팅 커뮤니케이션 (IMC) 컨설팅을 제공하는 브랜드 커뮤니케이션 그룹입니다. 1999년 설립된 이래로 지난 23년간 미디어, 소비자, 마케팅 커뮤니케이션 트렌드 변화에 발맞추어 끊임없이 변화해왔으며, 브랜드 전략과 캠페인 기획, 언론과 디지털 홍보 그리고 크리에이티브 전문가들과 상호 업무에 깊은 이해도와 유연한 협업 프로세스를 바탕으로 강한 IMC 프로그램을 이끌어 내고 있습니다.

“아웃룩과 연동해서 사용할 수 있는 네이버웍스를 선택하였어요.”

 

마케팅 에이전시 특성상 다양한 고객사와 커뮤니케이션을 합니다. 고객사마다 사용하는 협업툴이 다른 경우가 많은데, 이에 맞추다 보니 업무용 툴이 과도하게 분산되는 이슈가 있었습니다.

 

커뮤니케이션 채널과 자료 저장 공간의 일원화가 필요하다는 인식에, 현재 사용 중인 메일 서비스 아웃룩(Outlook)을 유지하며 사용할 수 있는 협업툴을 찾았습니다. 어쩌면 Microsoft의 협업툴로 일원화하는 것이 쉬운 선택이었을 수도 있었죠. 하지만 메일 외에 메신저, 캘린더, 드라이브 등 ‘협업툴’이라는 이름에 기대하는 기능과 사용성을 고려했을 때 최적은 아니었습니다.

 

저희처럼 이미 사용하고 있는 메일 서비스와 연동되는 협업툴을 찾고 있는 기업들도 많을 텐데요. 네이버웍스는 다른메일 클라이언트와 연동 설정이 간단하고, 실시간 동기화도 가능하더라고요. 누구나 익숙한 네이버 메일 인터페이스와 비슷한 화면을 회사 메일로 쓸 수 있어서 Gmail 대비 심리적 저항감도 적었어요. 국내 기업이 직접 개발하고 운영하는 서비스라 고객 지원이 원활하지 않을까 하는 기대도 있었습니다.

 

 

“네이버웍스의 진가를 입증하는 순간은 사무실 밖에서 근무할 때예요.”

에이전시 특성상 고객사, 미디어 미팅 등 외근이 잦고, 가뜩이나 최근에는 재택근무를 병행하기 때문에 사무실 밖에서 일하는 비중이 더 높습니다. 그래서 물리적으로 직원들과 한 공간에 있지 않아도, 언제 어디서나 함께 업무할 수 있는 환경이 필수죠.

 

이전에는 사무실 PC로만 접속할 수 있는 드라이브를 사용했습니다. 간단한 작업이라도 파일 열람이 필요하면 외근 후에도 다시 사무실 복귀를 해야 했어요. 네이버웍스를 사용하고 나서는 노트북과 모바일로 어디서나 동일한 데이터를 보고 자유롭게 파일을 업/다운로드할 수 있어서, 근무 장소에 대한 제약이 사라지고 생산성이 높아진 것을 체감하고 있습니다. 회사 운영면에서는 로컬 드라이브와 웹스토리지 서비스를 사용하지 않게 되면서 비용 절감 효과도 있고요.

 

네이버웍스를 사용하지 않았다면, 재택근무 상황에서 이렇게 업무를 하지 못했을 거예요. 코로나19와 함께 재택근무를 실시하게 되면서 직원들과의 내부 미팅은 화상회의로 진행하고 있습니다. 해외 화상회의 서비스도 사용해 봤지만, 굳이 다른 앱 없이도 네이버웍스에서 화상 회의와 화면 공유가 되니 직원 선호도가 높더라고요.

 

 

▲ 네이버웍스로 화상 회의하는 모습

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“가장 큰 변화로 워라밸의 퀄리티가 높아졌어요.”

협업툴 하나로 업무와 조직 문화에 많은 변화를 줄까 하는 의구심이 드실 텐데요. 사내 메신저가 생기며 직원들과 업무 대화는 ‘네이버웍스에서 한다’는 암묵적인 룰이 생긴 것 같아요. 그러다 보니 근무 시간에는 네이버웍스 메신저만 켜놓고 확인하고 있는데, 업무 집중도가 올라가더라고요. 개인용과 업무용 메신저가 구분되니, 모호했던 일과 일상의 경계가 확실해지며 스트레스도 줄었습니다.

 

메신저 사용이 늘며 소통이 쉬워진 덕에 피드백과 의사결정도 빨라졌습니다. 간단한 대화는 메신저로 해결해 사내 메일 전송량도 크게 줄었고, 근무 시간을 효율적으로 활용하게 되었습니다. 고객사 또는 프로젝트 단위로 그룹 대화방을 열기도 쉬워서 업무 히스토리 관리에도 아주 큰 도움이 됩니다.

 

 

▲ 네이버웍스 팀 메시지방 PC 앱 (좌), 모바일앱 (우) 화면 

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외부 미팅으로 이동하는 시간에 모바일로 메일을 확인하고 자료를 검토하는 등 PC 환경과 동일하게 업무를 처리할 수 있기 때문에 9 to 6 근무시간을 지키는 데 도움이 많이 됩니다. 그렇지 않았으면, 외근 후 사무실로 복귀해서 업무를 처리하느라 근무시간이 쉽게 초과되었을 거예요.

 

근무 시간 외에 계속 메신저 알림이 온다면 퇴근해도 내 개인 생활로 스위치를 켜고 끄듯이 온 오프가 쉽지 않아요. 직장인이라면 누구나 겪는 고통일 텐데요, 메신저 알림이 오면 무시하기도 쉽지 않고요. 네이버웍스는 메신저 알림 수신 시간 설정과 공휴일에 알림 끄기가 가능해서 근무 시간 외에 개인 생활을 지키는 데 많은 도움을 받고 있습니다.

 

“협업툴, 말 그대로 협업하기 너무 좋은 것 같아요.”

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네이버웍스가 제공하는 기능들을 업무에 최대한 활용하고 있습니다. ‘협업툴’이라는 말 그대로 직원들과 협업하는데 너무 좋은 것 같아요.

 

▲ 드라이브에 저장된 파일을 공유하기 위해 URL 링크 생성하는 모습 (좌), 파일 수정 이력을 확인하는 모습 (우)

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드라이브에 저장된 파일은 간편하게 URL 링크로 전달하는데 대용량 파일 공유에 효과적이에요.동료들의 파일 수정 이력을 손쉽게 확인하고 필요한 경우 특정 버전으로 복원도 가능해서 드라이브 사용도가 높습니다.

 

전 직원이 함께 사용하는 그룹 캘린더도 잘 사용하고 있어요. 특히, 회사 워크숍 일정, 휴가 등 공유가 필요한 일정을 등록해서 함께 보고 있는데요, 저는 개인적으로 함께 일하는 직원들의 휴가 일정을 확인하는데 많은 도움을 받고 있어요. 일일이 물어보지 않아도 쉽게 확인할 수 있는 장점이 있습니다. 캘린더와 마찬가지로 전사 그룹 메시지 방을 활용해 사내 중요한 소식과 정보를 전달하는데, 직원들이 동시에 동일한 정보를 빠르게 공유 받기 편리합니다.

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앞으로는 회의록, 작업 의뢰 등 메신저에서 제공하는 템플릿을 활용해 기록하고 공유해 보려고 합니다. 할 일도 업무에 본격적으로 사용해 보고 싶고요.

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IT 동아 도입사례 포인트 :

 

• 네이버웍스는 메신저 중심의 협업툴로 모든 직원이 거부감 없이 적응 및 활용 가능
• ‘할 일’ 기능을 통해 업무 전달과 현황 파악이 명확해지고 빨라짐
• ‘읽음’ 기능으로 중요 공지나 전달사항을 누락 없이 확인 및 ‘게시판’으로 공지글 열람률 향상
• 워크플레이스 연동으로 불필요한 업무가 줄어들고 본연의 업무에 집중할 수 있음

“네이버웍스는 비용 이상의 효율과 만족을 주는 ‘복지’입니다. 업무 협업툴 도입을 검토하는 조직이나 기업이라면, 가장 먼저 최종 결정권자, 즉 임원들이 사용해 보길 적극 권장합니다.”

 

㈜IT동아는 2004년 창간된 동아일보 계열 IT 및 게임 종합 미디어입니다. 국내외 소식을 전하는 IT 전문 미디어 ‘IT동아’와 게임 전문 미디어 ‘게임동아’를 통해, 컴퓨터, 모바일, 네트워크, 소비자 가전, 인터넷, 반도체, 게임 분야 등의 유용한 소식을 독자들에게 신속하고 정확하게 전달하고자 노력하고 있습니다.

 

“메신저 중심의 협업툴로 네이버웍스가 제일 만족스럽습니다.”

처음엔 개인용 메신저를 업무에 활용했습니다. 카카오톡에서 라인(LINE)을 거쳐, 지난해부터 네이버웍스를 전사에 도입하여 사용하고 있어요. 네이버웍스 도입 전에 메신저 중심의 여러 협업툴을 면밀히 검토, 비교했습니다. 프로젝트 관리 중심의 툴의 경우, 프로젝트/업무 단위로 기능이 구성되어 편집부 업무 방식에 적응하기가 어렵겠더라고요.

네이버웍스는 결정적으로 카카오톡이나 라인처럼 메신저 중심으로 업무를 처리하니, 모든 직원이 이질감과 거부감 없이 금세 적응하고 활용할 수 있었습니다. 라인과 기본 UI/UX가 거의 유사하니까요. 전 직원이 개인용 메신저에서 완전히 벗어나, 네이버웍스에 원활하게 적응하는데 한 달도 채 걸리지 않았습니다.

“무료 서비스는 분명 한계가 있어요.”

개인용 무료 메신저는 개인과 소통을 위한 도구라면, 네이버웍스는 전적으로 업무 효율을 위한 도구예요.

무료 서비스는 분명 한계가 있습니다. 업무 효율을 제공하는 여러 기능을 경험하고 보니, 개인용 메신저를 업무에 사용했던 방식으로는 절대 못 돌아가겠더라고요. 네이버웍스의 주요 기능에 완벽하게 동화됐습니다. 되돌아보면 그동안 어떻게 카카오톡이나 라인으로 업무 소통을 했나 싶을 정도입니다. 이제는 네이버웍스가 없으면 편집부 운영을 비롯해 전사 업무가 제대로 돌아가지 않습니다.

전사 적용/도입 때도 협업툴 관련 전문가가 없었지만, 기본 설정 및 활용에 큰 어려움은 없었습니다. 궁금한 사항은 네이버웍스 ‘헬프센터’를 통해 도움을 받을 수 있었고, 고객센터 웹 문의로 문의하면 원하는 답변을 바로 받을 수 있었어요. 물론 IT전문가/개발자 등이 있는 조직이라면 훨씬 수월하게 도입, 적용할 수 있을 겁니다.

“네이버웍스 ‘할 일’을 사용하고 나서부터 업무가 보다 명확해졌어요.”

네이버웍스 주요 기능 중 ‘할 일’을 가장 잘 활용하고 있어요.

‘할 일’ 기능에 적응하니, 임직원들 간의 업무 전달과 현황 파악이 훨씬 명확하고 빨라졌습니다. 기존에는 메시지를 보내더라도 일일이 전화로 메시지 읽음 확인, 내용 전달 여부 등을 확인해야 했어요. 그럼에도 상황에 따라 업무 요청자도 업무 담당자도 쉽게 잊어버리곤 했죠. 요청자와 담당자가 업무 내용을 서로 다르게 인지하는 때도 많았습니다. 여러 메신저 대화방의 수많은 업무 내용 중에서 제대로 찾기도 어려웠고요.

지금은 모든 임직원이 조직 구조와 상하 관계의 제한 없이, 네이버웍스 ‘할 일’을 통해 자유롭게 할 일을 요청, 전달합니다. 바람직한 직장 문화라 하는 ‘수평적 업무 진행’을 유지하는 데로 필요해 보입니다. 서로 요청/전달한 할 일 모두 각자의 ‘할 일’에 저장되고, 메시지 알림으로 즉각 확인할 수 있습니다.

또한, ‘할 일’과 ‘캘린더’는 서로 연동되기 때문에, ‘캘린더’에서도 할 일 기한 일자 기준으로 할 일을 일목요연하게 표시되니 편리합니다. 할 일이 완료되거나 변경될 때 요청자에게도 메시지 알림이 뜨니 전화로 일일이 확인할 필요도 없어졌습니다.

네이버웍스 ‘할 일’은 개인용 메신저와는 본질적으로 다른 기능이라 모든 직원들이 만족해합니다. ‘누군가에게 일을 받아서’가 아니라, ‘자신이 해야 할 일을 놓치지 않기’ 때문입니다. 저 역시 마찬가지입니다. 편집장으로서 할 일을 기자들이 ‘할 일’로 전달해 주니 정말 편리합니다.

네이버웍스의 ‘읽음’ 기능도 업무 운영에 참 유용합니다.

‘메시지’뿐만 아니라, ‘그룹 메시지방’의 ‘노트’와 ‘게시판’에도 누가 글을 읽었는지 읽지 않았는지 확인할 수 있는데, 중요 공지나 전달사항을 읽지 않은(혹은 읽지 못한) 직원에게 전화로 확인 요청을 할 수 있기 때문이죠. 이는 ‘감시’, ‘모니터링’의 의미보다는, 업무 처리에 빈틈, 공백이 없도록 하는데 그 가치가 있습니다. 직장인이 흔히 사용하는 ‘메일 수신/열람 알림’ 기능과 같은 가치입니다.

“직원들이 회사 사규를 보기 시작했어요.”

게시판에는 회사 사규, 편집부 운영 기조, 기사 집필 원칙 같은 전 직원 대상의 공지사항 형식의 게시글(또는 문서)을 올리고 있습니다. 네이버웍스 도입 전에도 일반적인 무료 저장/드라이브 서비스 등으로 회사 사규나 문서를 공유하곤 했습니다. 그러다 보니 열람률은 낮을 수밖에 없었습니다.

“네이버웍스, 충분히 투자할 만 합니다.”

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IT동아

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권은애:

네이버웍스를 사용하고 나서 가장 좋아진 점은 기존에는 외근이 있으면 메일 확인을 위해서라도 노트북을 무조건 들고 나갔어야 했는데 이제는 무겁게 노트북을 가져가지 않아도 돼요. 네이버웍스는 모바일앱에서도 PC와 거의 동일한 기능을 이용할 수 있거든요.

 

김성현:

저희의 업무는 속도전이예요. 왜냐하면 보통 한 명이 3 ~ 4개의 고객사를 담당하기 때문에 즉각 대응하는 것이 매우 중요하죠. 네이버웍스는 모바일에서 즉각 업무 대응을 할 수 있어서 정말 편합니다. 예를 들어 고객사와 회의 도중에 며칠 전에 보낸 메일을 다시 보내달라고 할 경우, 예전에는 회의가 끝난 후에 메일을 전달했는데요. 네이버웍스를 사용한 후부터는 스마트폰으로 바로 그 자리에서 메일을 전송하여 대응합니다. 그리고 파일을 공유할 때도 드라이브에 저장된 파일을 바로 메일로 전달할 수 있어 업무 대응 속도가 매우 빨라졌어요.

 

김성현:

드라이브를 부서 간의 업무 자료와 정보를 공유하는 용도로 잘 활용하고 있어요. 기존에는 특정 팀에서 제작한 제작물은 그 팀만 소유하는 경우가 많았는데, 사실 회사 차원에서는 이런 제작물들을 다른 팀에도 공유하는 것이 필요하거든요. 그리고 제안서의 경우에도 팀에 따라 제안서 작성 스타일이 달라요. 그렇기 때문에 다양한 제안서들을 한 곳에 통합하면 서로를 벤치마킹 하면서 시너지가 날 수 있죠. 특정 팀만 노하우를 가지고 있으면 회사 차원에서도 손해입니다. 네이버웍스를 사용하고 나서는 공유가 되지 않고 있던 제작물과 제안서 등을 사내 모든 구성원들이 함께 공유하게 되었고요. 업무 노하우 공유가 활발해지다 보니 자연스럽게 업무에도 시너지 효과가 나타나고있습니다.

 

또한, 드라이브 용량도 넉넉하여 메이킹 필름 등 영상 파일을 아카이브 형식으로 저장하고 있어요. 만약 드라이브가 없었으면 외장 하드를 별도로 구매해야 했는데, 네이버웍스 하나로 비용 추가없이 영상 제작물을 저장하고 사내에서 공유하고 있습니다.

 

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정찬모:

저희는 네이버웍스를 사내 커뮤니케이션의 허브로 활용하고 있어요. 서비스 상단에 메일, 메시지, 캘린더 등 네이버웍스 서비스 아이콘이 있는데요. 이 옆에 아이콘을 추가할 수 있어 저희는 사내 광고 솔루션, 러닝 페이지, 내부 솔루션 등의 URL을 여기에 링크해서 사용합니다. 이 기능은 매우 편리하다고 생각하는데요. 업무를 할 때 회사에서 공통적으로 자주 사용하는 웹사이트는 개인이 각자 웹에 즐겨찾기를 해서 사용했는데, 이제는 네이버웍스 서비스 상단 아이콘을 클릭하기만 하면 돼요. 그리고 처음 입사한 사람들에게도 개별적으로 URL를 하나하나 알려주지 않아도 되고, 손쉽게 업무 정보를 공유할 수 있게 되었습니다.

 

 

소현준:

홈도 유용하게 쓰고 있어요. 사내 게시판을 구축하려고 했던 시점에 네이버웍스에서 홈 서비스를 추가했어요. 그래서 홈을 사내 게시판으로 활용하기로 결정했고, 지금은 활용성이 많이 높아져서 매우 활발하게 사용하고 있어요.

 

사내 공통으로 사용하는 게시판은 Q&A, 사원 인터뷰, 플레이샵(사내 워크샵) 인증샷 등과 같이 사내에 소통을 더욱 원활하게 하고, 밝고 활기찬 기업 문화를 만드는 용도로 주로 활용하고 있어요. 다른 부서나 팀원들이 어떻게 회사 생활을 하고 있는지를 서로 알 수 있고요. 임원들과 함께 먹은 점심 사진을 올리는 용감한 점심 인증샷 게시판은 회사 주변 맛집 정보를 공유하는 용도로도 활용되고 있어요.

 

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플레이디

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정한기:

네이버웍스를 도입 하기 전에는 구축형 메일 시스템을 사용했었습니다. 사내에 인원이 늘어나고 메일 용량이 부족해져 용량 증설을 알아보니 서버를 교체해야 했어요. 서버 교체 비용이 너무 비쌌고, 이용하면서 서비스 장애가 종종 있었기 때문에 메일 서비스를 변경하기로 결정했습니다. 네이버에서 기업용 메일 서비스를 제공한다고 하여 다른 서비스는 검토하지 않고 네이버웍스를 도입했습니다. 네이버웍스는 네이버 메일과 동일하여 모든 사람들이 사용법을 알기 때문에 별도의 교육이 없어도 잘 쓸 수 있겠다고 생각했어요. 그리고 메일 용량도 넉넉하고 캘린더랑 드라이브도 사용할 수 있고요.

 

네이버웍스를 도입하고 아직까지 서비스에 장애가 난적이 없는데요. 장애를 신경 쓰지 않아도 되어 매우 편해졌어요. 용량도 충분해서 용량 걱정도 없고요. 기존에 사용하던 파일 서버도 이제는 네이버웍스 드라이브로 대체했습니다.이전에는 IT 지원팀에서 메일, 파일 서버를 운영했는데요. 네이버웍스 도입 후에는 네이버웍스 운영 관리를 인사총무팀에서 담당하고 있어요. 서비스 장애도 없고 쉽게 관리할 수 있어서 업무 담당자를 변경했습니다. 그리고 인사 담당자가 직접 인력 변동이나 정책을 관리자 페이지에 반영할 수 있어 인사총무팀, IT지원팀 모두 업무 효율성이 더욱 향상되었어요.

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이데일리

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네이버웍스는 어떻게 알게 되었나요?

앞에서 말씀드린 것처럼 그룹웨어 재구축 프로젝트를 준비하면서 메일, 포털, 전자결재, 메신저 등의 제품을 구축형, 클라우드형 가리지 않고 검토했고 네이버웍스도 인터넷에서 검색해서 나온 뉴스 기사를 통해서 알게 되었습니다.

 

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