서울소방재난본부 x 네이버웍스 도입사례 요약

 

• 도입 배경: 재난 현장 정보 보안 유출 우려 해소와 인사 이동 시 데이터 관리 공백 개선을 위해 도입

• 활용 형태: 조직도 기반의 단체 대화방에서 재난 상황 및 현장 사진·영상 실시간 일괄 전파
• 도입 효과: 정보 유출 리스크 차단, 정보 전파 지연·누락 감소, 체계적인 현장 대응 체계 구축

“개인 메신저에 흩어져 있던 재난 정보를 조직 중심으로 관리하며, 보다 안전하고 효율적인 재난 대응 체계를 구축했습니다.”

문충렬 조정관:

서울소방재난본부는 화재·구조·구급 등 각종 재난 현장에서 서울 시민의 생명과 재산을 보호하는 조직입니다. 재난과 사고는 예고 없이 찾아오는 만큼, 24시간 365일 시민 곁을 지키며 언제 어디서나 신속하게 대응할 수 있는 체계를 운영하고 있는데요.

이를 위해 본부와 소방서, 종합방재센터(상황실), 현장 대응 인력이 유기적으로 협력하고 있으며, 드론과 인공지능(AI) 등 첨단 기술을 활용한 재난안전 체계 구축과 재난대응 역량 강화에 힘쓰고 있습니다.

Q. 네이버웍스 도입 전, 현장 소통은 어떻게 이루어졌나요?

박철현 반장:

도입 이전에는 무전기를 기본 교신 수단으로 사용하면서, 현장 사진이나 영상·텍스트 공유가 필요할 때는 카카오톡 단체방을 활용했습니다. 긴급 상황에서는 전화 통화를 병행하기도 해 사실상 무전·카카오톡·전화 세 가지 채널을 동시에 운용하는 구조였습니다.

현장 대응에서 가장 중요한 것은 정확하고 신속한 상황 전파입니다. 하지만 개인 메신저를 사용할 때는 전파 대상자 모두에게 정보를 한 번에 전달하기 어려웠고, 여러 단계를 거치는 과정에서 누락이나 지연이 발생하는 경우도 있었습니다.

Q. 카카오톡 등 개인 메신저를 업무에 활용하면서 어떤 불편함이나 우려가 있었나요?

박철현 반장:

몇 가지 불편 사항이 있었습니다.

첫째는 업무와 사생활의 경계가 불분명하다는 점이었습니다. 개인 메신저를 업무에 활용하다 보니 가족이나 친구와 소통하는 공간에서 업무 대화가 함께 이루어졌고, 이로 인해 일과 일상이 명확히 분리되지 않는 어려움이 있었습니다.

둘째는 보안에 대한 우려였습니다. 재난 현장 사진, 위치 정보, 상황 보고 등 민감한 업무 자료가 개인 메신저를 통해 공유되고 개인 기기에 저장될 수 있어 정보 관리와 보안 통제에 어려움이 있었습니다. 공공기관 특성상 정보보호가 중요한 만큼 부담도 컸습니다.

셋째는 조직 관리 측면의 한계였습니다. 조직도와 연계되지 않다 보니 단체방 운영에 많은 관리가 필요했고, 인사이동이나 퇴직 시 업무 자료와 대화 이력을 체계적으로 관리하거나 인수인계하는 데도 어려움이 있었습니다.

Q. 네이버웍스를 최종 선택한 결정적인 이유는 무엇이었나요?

문충렬 조정관:

재난 대응 업무는 일반적인 사무 업무와 달리 민감한 정보가 실시간으로 공유되기 때문에 높은 수준의 보안 충족이 필수입니다. 네이버웍스는 SaaS 보안인증(CSAP)을 획득한 서비스로 공공기관이 요구하는 보안성과 안정성을 갖추고 있었고, 조직도 기반의 사용자 관리와 권한 통제가 가능했습니다.

동시에 아무리 좋은 시스템이라도 현장에서 쉽게 사용할 수 없다면 의미가 없습니다. 특히 소방 조직은 긴급 상황에서 빠른 소통이 중요한 만큼 편리한 사용성 역시 중요한 검토 요소였습니다. 네이버웍스는 기존 메신저와 유사한 사용자 경험을 제공해 구성원들이 큰 부담 없이 적응할 수 있고, 실제 현장에서도 빠르게 활용 가능하다고 판단했습니다.

Q. 도입을 결정하기까지 내부 설득 과정은 어떠했나요?

문충렬 조정관:

솔직히 말씀드리면 쉽지 않았습니다. (웃음)

클라우드 전환을 검토하던 과정에서 네이버웍스를 알게 됐고, 관리자 그룹에도 도입 필요성을 설명하는 자리를 마련했습니다. 개인 메신저 기반 업무 환경의 보안 리스크와 관리 문제를 해결할 수 있다는 점, 향후 다양한 업무 시스템과 연계할 수 있는 플랫폼이라는 점을 중점적으로 설명하여 공감대를 얻었습니다.

다만 예산 부서에서는 “이미 사용 중인 메신저를 굳이 바꿔야 하느냐”는 의견도 있었는데요. 이에 업무 전용 플랫폼이 소방조직에 왜 필요한지에 대한 공감대를 넓히고 예산 투입의 필요성을 설득하는 한편, 서울시 정보보안 담당 부서에 직접 찾아가 도입 배경과 필요성을 설명하며 보안 관련 협조를 이끌어냈습니다.

Q. 처음 도입할 때 구성원들의 반응은 어땠나요? 적응 과정에서 어떤 노력을 하셨나요?

문충렬 조정관:

처음 도입 당시에는 새로운 도구에 대해 다소 낯설다는 반응이 있었습니다.

이를 극복하기 위해 처음부터 모든 기능을 한꺼번에 사용하기보다 재난 상황 공유, 공지 전달, 사진·자료 공유 등 현장에서 바로 필요한 기능부터 단계적으로 활용하도록 했습니다. 또한 각 소방서별 담당자를 지정해 네이버웍스 공식 파트너사 (주)진인프라와 함께 교육을 진행하고, 관리자 핫라인 운영을 통해 현장 문의나 불편 사항을 신속하게 해결하며 자연스럽게 사용 경험을 쌓을 수 있도록 지원했습니다.

도입한 지 약 2년이 지난 현재, 서울소방재난본부를 비롯해 산하 소방서, 특수구조단, 소방학교 등 전 직원이 8,200여 개 라이선스를 활용하며 네이버웍스를 주요 업무 소통 채널로 사용하고 있습니다.

Q. 재난 현장 소통 체계에는 어떤 변화가 생겼나요?

박철현 반장:

소방 업무에서 중요한 ‘상황 전파 시스템’을 네이버웍스 Bot과 연계해 운영하고 있습니다.

방재센터에서 전달된 출동 정보가 네이버웍스를 통해 현장 대원과 관리자에게 자동 공유되는 구조인데요.

과거 문자(SMS) 시스템을 활용할 때는 비용 문제로 일부 인원에게만 정보를 전달했지만, 지금은 필요한 구성원 모두가 동시에 상황을 확인하고 있습니다.

그 결과 정보 전달의 속도와 범위가 크게 향상됐고, 조직 전반의 재난 대응 역량도 한층 강화됐다고 생각합니다.

Q. 구성원 간 협업 방식에도 변화가 있었나요?

박철현 반장:

팀 간 협업과 팀 내 업무 연속성, 두 가지 측면에서 모두 변화가 있었습니다.

먼저 팀 간에는 네이버웍스가 자연스럽게 메인 소통 창구로 자리잡았습니다. 캘린더나 설문조사 같은 편의 기능을 플랫폼 안에서 바로 활용할 수 있다 보니, 다른 부서와의 업무 협조나 의견 수렴이 이전보다 훨씬 수월해졌고 협업 빈도도 자연스럽게 늘었습니다.

그리고 팀 내 업무 연속성 측면에서도 달라진 점이 큽니다. ‘이전 대화 공개’ 기능을 통해 기존 대화 이력을 새 담당자에게 그대로 이어줄 수 있어, 인수인계 과정이 훨씬 매끄러워졌습니다. 또한 조직도 기반으로 담당자의 소속과 연락처를 바로 확인할 수 있어, 신규 직원도 필요한 사람을 빠르게 찾아 업무를 이어갈 수 있습니다.

Q. 보안 측면에서 가장 달라진 점은 무엇인가요?

박철현 반장:

가장 큰 변화는 정보가 개인이 아닌 조직 중심으로 관리되기 시작했다는 점입니다. 과거에는 인사 이동 이후에도 전임자가 단체방에 남아 있거나, 권한 관리가 제대로 이뤄지지 않는 경우가 있었습니다. 동명이인에게 자료를 잘못 전달하는 실수도 있었고요.

네이버웍스는 인사시스템과 연동되어 조직 변경 사항이 자동으로 반영됩니다. 덕분에 필요한 사람에게만 정보가 공유되고, 인적 실수로 인한 오발송 리스크도 크게 줄었습니다. 워터마크와 관리자 모니터링 기능도 민감 정보를 보호하는 데 중요한 역할을 하고 있습니다.

도입 이후 정보 유출 사례가 발생하지 않았다는 사실이, 재난 정보 관리가 그만큼 안전해졌다는 것을 잘 보여준다고 생각합니다.

Q. 앞으로 네이버웍스를 어떻게 더 활용할 계획이신가요?

문충렬 조정관:

현재는 화상회의 기능 도입을 검토하고 있습니다. 대형 화재나 복합 재난이 발생했을 때 본부와 소방서, 현장 지휘부가 같은 화면을 보면서 상황을 공유하고 의사결정을 내리는 방식으로 활용하는 것을 구상하고 있는데요.

현장 영상과 자료를 실시간으로 함께 보면서 대응 방향을 논의할 수 있다 보니, 상황 판단도 더 빠르고 정확해질 수 있을 것으로 기대하고 있습니다. 또한 현장 대응 인력이 여러 곳에 흩어져 움직이는 조직 특성상 한자리에 모이기 어려운 경우가 많은데, 이런 공간적인 제약을 줄여주는 데에도 도움이 될 것으로 보고 있습니다.

더 큰 그림은 네이버웍스 를 중심으로 한 ‘통합 재난 대응 플랫폼’ 구축입니다. 지금도 소방 전용 AI 챗봇, 스마트 기동단 시스템 등을 네이버웍스와 연동해 운영하고 있는데, 앞으로 새로운 업무 시스템이 생기면 그 인터페이스를 네이버웍스 안에서 구현하는 방향으로 발전시켜 나갈 계획입니다.

Q. 비슷한 고민을 가진 다른 공공기관에 전하고 싶은 말씀이 있다면?

문충렬 조정관:

공공기관은 민감한 정보를 많이 다루는 만큼, 편의성뿐 아니라 보안과 관리 체계도 함께 고려해야 합니다. 특히 인사시스템과 연동된 조직도 기반의 대화방 관리나 기관 맞춤형 보안 정책은 개인용 메신저로는 구현하기 어려운 영역입니다.

저희도 처음에는 새로운 플랫폼에 적응하는 과정이 필요했지만, 실제로 사용해 보니 안정성과 편의성을 자연스럽게 체감할 수 있었습니다. 무엇보다 한번 안착하고 나면 단순한 메신저를 넘어 상황 전파, 협업, 업무 시스템 연계까지 활용 범위가 빠르게 확장됩니다.

비슷한 고민을 가진 기관이라면 단기적인 변화보다 장기적인 업무 체계 관점에서 네이버웍스 도입을 검토해 보시기를 권합니다.

서울소방재난본부처럼 네이버웍스를 사용하고 싶다면

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* 서울소방재난본부는 공공 네이버웍스를 사용하고 있습니다.

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스타 법무법인 도입사례 요약

• 직관적인 UI 구성과 다양한 사용자 가이드 → 도입시간 단축 및 사용법의 빠른 습득

• 프로필 상태 설정 기능과 캘린더 자동 동기화 기능 → 일정 공유를 통한 업무 혼선 감소
• 정산, 휴가 등 업무의 디지털화·자동화 → 업무 시간 감소 및 정확도 증가

“모든 기능을 개별적으로 사용하고 있는 분들이라면, 네이버웍스를 통해 기능을 통합하여 효율을 높이시는 것을 강력하게 추천해 드립니다.”

Q. 스타 법무법인에 대해 소개해 주세요.

장새롬 대리님

저희 스타 법무법인은 대구 중심가 반월당역에 위치한 대구 주사무소를 시작으로, 부산 분사무소(부산 서면역 부근)와 대전 분사무소(대전 시청역 부근)를 두고 있는 법무법인입니다. 많은 고객분들의 사랑 덕분에 꾸준한 성장을 이뤄왔고, 전문가그룹, 법률사무본부, 영업관리본부, 전략기획본부, 경영지원본부, 각종 자문단 및 협력사와 함께 사업을 확장해 나가고 있습니다. 또한 정부 기관을 비롯해 민간 기관들과도 협력을 맺고 있습니다.

저희는 회생·파산을 비롯하여 분야별 상담 시스템을 갖추고 있으며, 이를 토대로 개인 맞춤형 법률 서비스를 제공합니다. 그 덕분에 감사하게도 상담 고객 만족도도 높은 편입니다.

 스타 법무법인 상담실

Q.스타 법무법인은 고객 만족도 만큼이나
임직원들의 만족도도 중요시한다고 들었습니다.
어떤 노력 또는 활동을 하고 계신가요?

장새롬 대리님

기존에는 회사의 성장에 중심을 두었다면, 최근에는 직원 만족도를 중요시하는 방향으로 전환하여 직원 간 유대관계와 공감에 힘쓰고 있습니다. 법무법인 필드에서 흔치 않은 ‘젊은 기업 마인드’라고도 할 수 있는데요. 효율적인 업무 환경을 만들고, 스타 법무법인만의 복지제도인 ‘스타로운 2.0 제도’를 시행했습니다.

대표적 예시로 스스로 업무 일정을 계획하고 진행할 수 있는 근무 자율성과 그에 대한 책임감을 높이는 유연근무제를 도입했고, 지역별 거점 근무제와 재택근무도 운영하여 출퇴근 부담을 줄였습니다. 또한 근무 시간으로 인정되는 개인만의 여가 시간 ‘브레이크데이’도 분기별로 운영 중이고, 시간제 연차 운영을 통해 은행·병원 등 개인 용무도 부담 없이 볼 수 있도록 지원하고 있습니다.

이정현 주임님

이색적인 명절 행사도 운영하고 있습니다. 설에는 ‘설프라이즈’라는 행사를 진행하는데, ‘니돈내산’이라는 컨셉으로 전 임직원이 갖고 싶은 선물을 선정해서 행사 당일 뽑기를 통해 선물을 받습니다. 10만 원에서 100만 원까지 다양한 선물들이 준비되어 있고 올해의 1등 상품은 스탠바이미였습니다.

그리고 추석에는 임직원의 부모님에게 감사의 마음을 담아 대표님의 연하장과 함께 한우 세트를 보내드리고 있습니다. 또 ‘K-밥스타’라고 하여, 점심 식사 시간을 2시간으로 늘려 맛집 탐방을 하며 소통하는 시간도 갖습니다.

Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇인가요?

장새롬 대리님

네이버웍스 도입 전에는 메신저, 캘린더, 메일이 분리되어 있었고, 결재도 서면으로 진행했습니다. 구성원 규모가 커지면서 개인 도구를 업무용으로 사용하는 데 부담이 되기 시작했고, 무엇보다 각자 다른 서비스이기 때문에 이를 통합하고자 하는 니즈가 생겼습니다.

라인과 비슷한 느낌의 업무용 메신저로 네이버웍스를 찾았는데 여러 기능을 맞물려 사용할 수 있는 점이 좋았습니다. 가령 그룹 메시지 방을 만들면 그룹 메일 주소도 자동으로 생성되니 한 그룹 안에서 메신저와 메일을 함께 사용할 수 있는 식이죠. 캘린더로 회의 일정 만들고 변동 사항이 생겼을 때, 일정에서 바로 메일이나 메시지를 열어서 전파할 수 있는 것도 같은 맥락이고요. 그래서 네이버웍스를 도입하게 됐습니다.

Q. 워크플레이스 도입 계기는 무엇인가요?

장새롬 대리님

워크플레이스는 네이버웍스를 먼저 사용하고 나서 도입했어요. 근무 형태 관리 기능이 필요했는데, 기존에 사용하던 전자결재 시스템은 해당 부분이 지원되지 않아서 매번 지문 인증 방식으로 했었습니다. 외근을 하거나, 지문 인식기가 없는 층에서 근무하는 직원이 매번 지문 찍기에 번거로움이 많았는데요. 마침 유연근무제 등 다양한 근무 형태 설정이 가능한 워크플레이스를 찾았습니다. 기존에 사용하던 네이버웍스와 연동성도 뛰어나니 다른 프로그램은 크게 고려 대상이 아니었어요.

Q. 도입 과정에서 어려움은 없으셨나요?

이정현 주임님

네이버웍스는 기존에 쓰던 라인 메신저와 구성이나 느낌이 워낙 비슷해서 빠르게 적응할 수 있었습니다. 네이버웍스에 비해 워크플레이스는 경영지원과 HR에 특화된 도구이니 처음엔 조금 낯설기도 했지만, 직관적인 UI 구성과 설명 문구, 사용자 가이드 모두 친절하게 잘 구성되어 있어서 빠르게 익힐 수 있었어요. 저희 경영지원본부뿐만 아니라 다른 직원분들도 말씀 주시는 장점이라 생각합니다. 그리고 스스로 해결하기 어려운 이슈도 네이버클라우드 팀에 문의를 드리면 빠르게 해결해 주셔서 많은 도움을 받고 있습니다. 모든 직원분이 진심으로 좋은 서비스를 제공하려는 노력과 열정을 느껴서 늘 감사하게 생각하고 있습니다.

Q. 업무와 소통에 네이버웍스, 워크플레이스를
어떻게 활용하고 계신가요?

장새롬 대리님

네이버웍스의 설비 예약 기능을 많이 활용하고 있습니다. 회의실, 상담실, 공용 차량 등 예약이 필요한 자산들을 설비로 등록해서 사용하고 있습니다. 이전에는 회의실, 상담실 예약 현황이 자동으로 공유되지 않아서 업무 담당자 간 혼선이 많았는데, 예약 기능을 활용한 후로는 이런 어려움이 해소되었습니다.

또한, 유연근무제를 시행하면서 다양한 장소와 시간에 근무하고 있는데, 프로필 상태를 통해 일정 공유가 되고 자동 동기화가 되어 업무에 혼선을 줄일 수 있었습니다.

그리고 게시판 기능도 정말 잘 사용하고 있습니다. 앞서 말씀드린 K-밥스타, 명절 행사, 캐주얼 데이 등 사내 행사 사진 등을 공유하는데, 댓글이나 이모지로 자유롭게 소통하며 유연한 회사 분위기를 만드는 데 큰 도움이 됩니다.

 게시판 기능 활용 장면

이정현 주임님

저는 워크플레이스 근태 형태 관리 기능을 잘 활용하고 있습니다. 저희는 기본적으로 유연근무제를 운영하지만, 일부 고정 근로제로 출근하는 직원분들도 있습니다. 워크플레이스에서는 이렇게 다른 근무 형태를 개별적으로 적용할 수 있으면서도, 근무 형태별 출퇴근 현황 등을 한눈에 확인할 수 있어서 경영지원본부 업무에 큰 도움이 됩니다.

연차 관리도 효율적으로 하고 있습니다. 기존에는 연차 현황을 엑셀 파일로 수기 관리했다면, 지금은 연차 신청 결재를 올리면 자동으로 잔여 일수에서 차감되고, 잔여 연차도 근속 연수에 맞게 매년 업데이트되어 경영지원본부와 직원분들 모두 일관된 기준으로 연차 제도를 바라볼 수 있게 됐습니다.

마지막으로 비용 정산 기능도 잘 쓰고 있어요. 기존에는 비용 정산을 하기 위해서 모든 영수증을 모으고, 스캔하는 등 번거로움이 있었는데, 지금은 전자 결재로 상신만 하면 되기 때문에 수고로운 업무를 크게 줄이게 됐습니다.

Q.네이버웍스와 워크플레이스 도입 후 어떤 점이 좋아지셨나요?

장새롬 대리님

업무 효율성이 정말 높아졌습니다. 워크플레이스로 인해 정산을 위한 모든 과정이 매끄러워졌고, 경조 휴가, 경조금 지급 등도 자동으로 되기 때문에 수기로 관리하던 업무 시간이 대폭 줄었어요.

또한, 임직원 스스로 급여 명세서와 실시간 잔여 연차 확인이 가능해져 업무가 편리해졌습니다.

이정현 주임님

그룹 메시지방을 사용하면서 커뮤니케이션이 정말 수월해졌습니다. 여러 명이 함께 있는 방에서 간단히 메시지를 남길 수 있으니, 나중에 찾기도 편하고, 말이 휘발성으로 인해 생길 수 있는 오해도 크게 줄었어요. 이해가 어려운 내용은 특정 메시지 박스를 콕 집어 답장 형태로 메시지를 이어 쓸 수 있고, 물어볼 대상을 멘션 해서 알림을 보낼 수 있어서 빠르고 정확한 소통에 많은 도움이 됩니다.

Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.

장새롬 대리님

네이버웍스와 워크플레이스의 연동을 통해 업무 효율이 정말 좋아진 것 같습니다. 과거의 저희처럼 모든 기능을 개별적으로 사용하고 있는 분들이라면, 네이버웍스를 통해 통합하여 효율을 높이시는 것을 강력하게 추천해 드립니다. 문의 사항이 있을 때마다 항상 빠르고 친절하게 대응해 주시는 것도 정말 감사하게 생각하고 있습니다.

이정현 주임님

법률 관련 고민이 있으신 고객님들, 앞으로가 더 기대되는 저희 스타 법무법인을 편하게 찾아주세요. 전문성을 바탕으로 고객 여러분의 고민을 해결해 드릴 수 있도록 최선을 다하겠습니다!

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아이디헤어 도입사례 포인트 :

•  아이디헤어는 매장과의 소통과 업무 효율성 향상을 위해 네이버웍스를 도입
•  네이버웍스 메신저, 메일 사용으로 소통 일원화 및 캘린더로 일정 관리 용이
•  네이버웍스 설문 기능을 통해, 매장 발주 업무를 간소화, 업무 누락 이슈 해결
•  커스터마이징 옵션을 통해, 프랜차이즈나 스타트업 등에서 높은 활용도 예상

“굳이 그룹웨어까지 생각하지 않더라도, 네이버웍스처럼 잘 만든 협업툴 하나만 제대로 써도 웬만한 업무 체계는 만들 수 있습니다.”

“안녕하세요! 아이디헤어 본사 홍보팀 박세은 팀장입니다.”

‘아이디뷰티’ 는 36년의 역사를 가진 브랜드 ‘아이디헤어’ 의 프랜차이즈 본사입니다. ‘아이디헤어’ 는 1988년, 경기도 고양시에서 2명의 스타일리스트로 시작한 아주 작은 규모의 미용실이에요. 규모는 작았지만, 당시부터 차별화된 고품질 서비스로 지역 상권의 고객들에게 많은 사랑을 받았고, 점차 헤어 업계 내 체계적인 전문 교육을 중시해오며 지속 성장을 이루어낼 수 있었습니다.

“행복을 드리는 아이디헤어를 추구합니다.”

아이디뷰티에서 일하며 다른 뷰티 브랜드와 확실히 다르다고 생각하는 점들이 몇 가지 있습니다. 가장 먼저 ‘아이디 스타일워크 (id STYLE WORK)’ 라는 교육 프로그램이 있습니다. 매년 업데이트 되는 수준 높은 커리큘럼의 교육을 통해 인재를 양성하고 있는데요. 본사에서는 이러한 기술 교육뿐 아니라 전 직원이 ‘행복을 드리는 아이디헤어’를 목표로 마인드 교육도 진행하고, 다양한 봉사 활동을 통해 ‘나눔의 가치’를 실현하는 과정에서 직원들도 함께 행복감을 느끼고 있습니다.

그래서인지 ‘아이디 해피 스타일리스트 (id HAPPY STYLIST)’를 경험한 고객분들께 ‘아이디헤어’ 를 선택하신 이유를 물었을 때, 한결같이 말씀해주시는 대답 중 하나가 ‘아이디헤어는 따뜻하고, 편안하다’ 더라고요.

“해외 뷰티 업계 전문가도 아는 아이디헤어로 성장했어요.”

2013년도에는 아시아 최초로 약 1,000평의 최대 규모 ‘뷰티 클러스터’를 오픈하며 미용 시장의 발전과 혁신을 선도하게 되었습니다. ‘아이디 뷰티클러스터 (id BEAUTY CLUSTER)’는 헤어 뿐만 아니라, 메이크업, 스킨케어, 네일아트, 브런치 카페 등 뷰티, 휴게, 쇼핑을 경험할 기회를 제공하는 공간입니다. 이외에도 다양한 교육, 헤어쇼, 이벤트 등이 이 공간에서 개최되며 이슈가 되었고, 글로벌 뷰티 업계 전문가 사이에서 국내 미용 브랜드가 회자되고 경쟁력을 키울 수 있었던 기회가 되었습니다.

2023년 현재 국내 90개 매장과 약 1,500명 이상의 직원이 함께하는 대규모 창작실로 거듭났으며, 글로벌 브랜드에 대한 목표를 가지고, 더 많은 이들과 함께 성공하기 위하여 더 큰 꿈을 꾸고 있습니다.

“매장이 늘수록 소통에 대한 고민이 생겼어요.”

사업 성장은 너무나 감사한 일이지만, 매장 수가 점점 늘어가기 시작하면서 본사 직원 입장에서 1,000명 넘는 매장 분들과 소통하는 일이 어려워지기 시작했어요. 카카오톡과 휴대폰으로 모든 업무 소통을 했는데, 모르는 연락처로 하루에도 수십 통 전화가 걸려왔습니다. 또 헤어샵은 평일보다 주말 고객이 훨씬 많다 보니 매장에서 발생하는 긴급한 업무 소통 때문에 본사 직원도 어쩔 수 없이 주말 근무를 해야 하는 상황에 놓이기 일쑤였어요. 당연하게도 업무와 일상이 분리되지 못하는 근무 환경에 놓일 수밖에 없었죠.

“네이버웍스로 고민 해결의 실마리를 찾았어요.”

개인 메신저와 개인 메일로는 갈수록 분산되는 소통량을 막기 어려웠어요. 본사와 매장을 연결하는 사내 업무 도구가 꼭 필요하다고 판단했고, 여러 협업툴 중 가장 직관적이고 쉬운 네이버웍스를 선택했습니다. 아마 국민 대부분이 인터넷 브라우저의 첫 화면을 초록 창으로 설정해두지 않았을까요?

이미 저희는 네이버웍스를 도입하기 이전부터 매장과 소통하는 또 다른 창구로 ‘네이버 카페’를 이용해왔고, 직원 대부분이 네이버 이메일을 사용했던 터라 화면 UI와 구동되는 플로우가 익숙한 네이버웍스를 자연스럽게 선택하게 되었습니다.

“파트너 지원 덕분에 아이디헤어만의 네이버웍스 체계를 만들었습니다.”

네이버웍스와 함께 한지 이제 막 3개월이 넘었네요. 새로운 도구를 도입한다면 담당자부터 활용법을 잘 알아야 전사적으로 활용도도 높아질 거라 생각해서, 네이버웍스 도입 이전부터 네이버클라우드에서 제공하는 오프라인 교육도 참석하고, 가이드 책자, 유튜브 등 자료를 보며 스터디를 했습니다.

그리고 네이버웍스 도입을 도와주신 파트너사 (주)아이비컴텍 담당자분께도 질문을 많이 했어요. 셀프 스터디로 기능별 동작 원리를 익혔다면, 파트너사엔 그 기능들을 우리의 업무 방식에 어떻게 녹일 수 있을지 많이 여쭤봤어요. 메신저와 메일 모두 필요한 본사에서는 네이버웍스 Basic을 사용하고, 메신저만 있어도 충분한 매장에서는 네이버웍스 Lite를 사용하되 두 네이버웍스를 그룹사로 묶어주는 저희만의 사용 방식도 파트너사에서 제안해 주셨습니다. 하나의 본사와 다수의 매장으로 구성된 프랜차이즈에게 활용도 면과 비용 면에서 모두 최적의 구성인 셈이죠.

이외 사소한 질문에도 거의 아이폰 ‘시리’ 급으로 신속하게 응답해 주시면서 빠르게 해결을 도와주시더라구요. 정말 감사했습니다. 그룹웨어나 협업툴을 사용해보지 못한 담당자들이 네이버웍스를 처음 사용하게 되더라도 이러한 파트너사의 서비스가 있어 걱정 없이 도입해도 좋을 것 같아요.

“캘린더로 아낀 소통 시간. 더 중요한 업무에 사용하고 있습니다.”

처음에는 본사와 매장 간 업무용 메신저가 가장 필요하다 생각해서 도입하게 되었는데요. 도입하고 보니 메신저뿐 아니라 전체적인 업무 효율을 올려주었다고 생각되는 기능들이 많아요. 우선 ‘캘린더’ 기능을 꼽고 싶습니다. 회사 전체 일정은 물론, 팀이나 그룹별로 캘린더를 함께 쓰며 프로젝트 상황을 한눈에 확인할 수 있어 너무 편해졌습니다.

그리고 예전에는 다른 부서에 비어 있는 미팅 룸 일정을 일일이 연락해 물어봤어야 했는데, 캘린더의 ‘설비 예약’ 기능으로 불필요한 소통을 줄일 수 있게 되니 더 큰 성과를 낼 수 있는 업무에 이전보다 더 많은 시간을 사용할 수 있게 되었습니다.

“목적별로 그룹을 자유롭게 만들 수 있어서 너무 편해요.”

조금 전 보여드린 그룹 캘린더는 본사 근태 관리용 그룹 메신저 방 예시였어요. 그 안에서 노트와 템플릿을 이용해 인사 기록을 남기고 있습니다. 이렇게 목적별로 그룹을 만들면 그 안에서 캘린더, 노트, 드라이브, 할 일 기능을 함께 쓰고 별도의 그룹 메일 주소도 생성할 수 있는데요. 덕분에 그룹의 활용도는 정말 무궁무진하게 확장됩니다.

예를 들어 현장 업무 보고 템플릿을 미리 만들어 두고 그룹 노트에서 쓰면 보고 일시, 유형, 내용만 입력하면 보고가 끝납니다. 기록한 내용들은 채팅처럼 밀려 올라가지 않고 시간순으로 쌓이는데요. 메신저와 게시판의 장점을 하나의 그룹 안에서 동시에 누릴 수 있어서 매우 편리해요.

“매장과 함께 사용하던 네이버 카페, 곧 문 닫습니다.”

매장별, 디자이너별 CI 이미지는 게시판에 올려두고, 매장별 이미지 컷은 드라이브에 올려두고 있어요. 매장에서 필요한 자료가 있을 때 본사 담당자에게 연락하지 않고도 바로 찾고 다운로드 받을 수 있는 구조를 만들어 두었습니다.

기존에는 별도의 네이버 카페를 운영했는데 매장 직원 분들도 네이버웍스에 빠르게 적응해 주셔서 카페는 곧 문을 닫고 이제 네이버웍스만 쓰려고 합니다. 카페에서는 개인 네이버 계정을 쓰는 거라 중요 자료 노출 위험도 늘 있었는데, 네이버웍스에선 보안 리스크도 줄일 수 있어서 좋아요.

“매장 발주 업무에 설문을 잘 쓰고 있습니다.”

설문은 보통 투표나 의견 취합용으로 많이 사용하죠. 저희는 그보다 훨씬 더 큰 용도로 쓰고 있어요. 저희는 ‘설문’보단 ‘양식’ 내지 ‘응답’ 기능이라고 더 많이 부르는 것 같은데요. 매장에서 본사 자재팀에 염모제나 컷트보 등 미용 관련 물품을 구매하기 위해 발주를 요청하는 용도로 설문을 사용합니다.

네이버웍스를 사용하기 전에는 바쁜 현장직 매장 관리자들이 보다 간편하고 쉽게, 다양한 물품을 발주할 수 있는 쇼핑몰 개념의 임직원 사이트 개발 계획을 세우고 있었습니다. 그러던 어느 날 네이버웍스 설문 기능을 활용해서 주문 내용을 받으면, 쇼핑몰 주문 방식과 비슷하게 매장과 소통할 수 있겠다는 아이디어가 나왔습니다. 물품이나 디자인 작업물 주문을 설문으로 받고, 엑셀 시트로 재고 내역을 정리하는 방식이죠. 덕분에 웹사이트 개발 공수를 크게 아끼면서도, 기존에 전화나 카톡으로 발주 받고 수기로 관리하던 방식에 비해 무척 편해졌습니다. 수기 관리로 인해 생기던 발주 누락 이슈도 해결되었구요.

“앞으로 계속 업데이트될 네이버웍스를 기대합니다.”

저희처럼 설문 기능을 자주 활용하는 조직을 위해서 지금보다 더 다양한 옵션들이 추가되면 좋겠습니다. 예를 들면 응답자의 답변 내용에 따라 다른 질문으로 이동하는 ‘분기’ 기능이나, 텍스트뿐 아니라 이미지도 응답 내용으로 올릴 수 있는 옵션이 있으면 활용도가 높아질 것 같습니다. 또 게시판에서 익명, 비밀 댓글을 달 수 있는 기능도 생기면 일부 민감 정보는 관리자에게만 보이게끔 정말 잘 쓰지 않을까 생각해요.

“잘 만든 협업툴, 제대로 쓰면 웬만한 업무 체계는 만들 수 있습니다.”

사내 메신저나 그룹웨어를 아직 도입하지 않은 회사 중 많은 가맹점과 소통하는 프랜차이즈 기업의 본사를 추천하고 싶어요. 네이버웍스라는 협업툴은 생각보다 더 다양한 옵션들을 섬세하게 제공하고, 직접 커스터마이징이 가능한데 게다가 큰 비용과 구축 시간을 들이지 않고도 쉽게 적응하여 사용이 가능하기 때문이죠.

또 구성원이 얼마나 확장될지 모르는 상태에서 초기에 모든 체계를 세팅해야하는 스타트업 기업에도 무조건적으로 추천합니다. 굳이 그룹웨어까지 생각하지 않더라도, 네이버웍스처럼 잘 만든 협업툴 하나만 제대로 써도 웬만한 업무 체계는 만들 수 있습니다.

다음 도입사례 보기

의료・간호・제약 – 뉴대성병원

네이버웍스 블로그 도입사례 보기

아이디헤어

The post 아이디헤어 – 전국 미용실과 본사의 수작업을 체계적으로 바꿔준 네이버웍스 appeared first on 공공용 네이버웍스.

 프릳츠커피컴퍼니 도입사례 포인트 :

 

–  기존에는 스타트업에서 배포한 메신저 사용, 회사 규모 증가로 네이버웍스 도입

– 네이버웍스에서 메일과 메신저가 같이 제공되어 기능 연동이 원활하여 만족

– 네이버웍스 그룹, 드라이브, 게시판, 설문 등의 기능을 통해 업무 생산성 향상

– 네이버웍스를 통해 업무용 어플을 하나로 통일하여 비용 절감에 도움

팀으로 일하는 곳이라면 어디든 추천하고 싶어요. 네이버웍스는 우리 회사만의 일하는 방식을 만들어 줄 수 있는 도구라고 생각하거든요. 팀으로 함께 일하는 문화를 만들거나, 새롭게 바꿔보고 싶을 때 네이버웍스라는 도구가 중요한 출발점이 되지 않을까 생각해 봅니다.

프릳츠커피컴퍼니는 훌륭한 커피, 빵은 물론 다양한 제품을 통해 우리의 일상에 머물며 즐거움과 위안이 되어 줍니다. 브랜드의 시작부터 현재까지 ‘코리안 빈티지’ 콘셉트를 통해 브랜드 로고, 심벌, 매장 인테리어, 굿즈까지 한국적인 레트로 감성을 전달하고 있습니다.

 

Q. 회사 소개 부탁드립니다.

기술자 집단으로 소개하고 싶습니다. 맛있는 빵을 만들기도 하고, 훌륭한 커피 한 잔을 내어드리기도, 다양한 제품을 만들어서 일상을 조금이라도 새롭게 느끼실 수 있게 노력하기도 합니다.

 

2014년 브랜드의 초기부터, 커피 농장의 농부들과 다이렉트 트레이드를 통해 생두를 직접 건네받아 직접 로스팅도 하고요. 프릳츠가 생활에 작은 기쁨이 되고, 프릳츠와 함께하며 일상을 새롭게 느끼실 수 있으면 좋겠어요.

 

Q. 프릳츠도 벌써 9년 차를 맞았네요. 성장을 느낀 순간은 언제였나요?

도화, 원서, 양재, 하이브 프릳츠에 이어 곧, 다섯 번째 제주 매장이 오픈합니다.

 

오랜만에 오픈하는 매장이라는 점도 그렇지만, 공간이라는 것은 다른 일들보다 좀 더 ‘와닿는 성장’을 느끼게 하는 것 같아요. 만나 뵐 수 있는 곳이 많아질수록 프릳츠를 더 많은 분이 경험할 수 있으니 좋은 일이죠.

 

프릳츠 원두로 커피를 내리는 공간이 많아지고, 마켓컬리와 같은 온라인 판매 채널이 늘어나는 것도 중요한 성장 지표라 생각합니다. 그럴수록 저희는 더 좋은 원두를 산지에서 다양하게 가져와 소개할 수 있고, 이를 손님들이 찾아주시면, 저희는 기술자의 삶을 영위할 수 있게 되는 선순환 구조를 만들 수 있어요.

 

Q. 함께 일하는 모든 분이 성장의 즐거움을 함께 느껴왔을 것 같아요. 조직 문화 차원에서 정량적인 성장 목표를 중요하게 여기시는 편인가요?

대표적인 정량적 지표는 매출이 되겠지만, 성장을 위해 팀마다 가지는 다양한 주요 지표와 목표가 있어요. 하지만 전체적으로는 구성원들이 오랜 시간 동안 같이 일할 수 있으면 좋겠다는 생각을 늘 가지고 있습니다.

 

동기부여가 잘 된 구성원들이 모여야 서로 좋은 영향을 주고받을 수 있고, 성장도 기대할 수 있게 된다고 생각해요.

 

Q. 커피, 베이커리 브랜드가 정말 많은 요즘. 프릳츠만의 차별점은 무엇인가요?

일단 훌륭한 빵과 커피는 기본일 것이고, 저희를 다시 찾게 하는 가장 중요한 요소는 ‘브랜드를 꾸준히 매만지는 것’에도 있다고 생각해요.

로고의 ‘물개’만으로도 프릳츠를 다르게 여겨주시는 것 같아요. 물개의 활동 범위가 확장될수록 저희가 움직일 수 있는 보폭도 같이 넓어져요. 간혹 ‘물개를 활용해서 이런 걸 해보자’는 식의 재미있는 아이디어도 제안해 주시는 분들이 계시는 걸 보면 확실히 강한 브랜딩 요소로 자리 잡은 것 같습니다.

Q. 네이버웍스 도입 전에는 어떻게 소통하셨나요? 네이버웍스를 도입하신 이유도 궁금합니다.

국내 스타트업에서 만든 메신저를 사용하다가, 회사 규모가 점점 커지며 네이버웍스로 넘어왔어요. 이전 메신저 서비스를 쓸 땐 메일을 따로 썼어야 했는데, 네이버웍스에선 메일과 메신저가 같이 제공되니 기능 연동도 잘 되고 훨씬 효율적이더라고요. 클라우드 기능도 있고요.

 

이전에 다니던 회사에서는 자체 그룹웨어, Gmail, Slack 등을 썼었는데요. 자체 그룹웨어는 기능 업데이트가 어렵다 보니 옛 모습 그대로 많이 경직되어 있었고, 해외 툴을 따로 썼을 때는 기능별 서비스를 각각 조합해 써야 하니, 고정비가 컸던 것 같아요. 그리고 해외 툴은 새로운 구성원이 적응하기까지 낯설어하는 경우가 많았어요. 반대로 네이버웍스는 오래전부터 써오던 네이버 스타일로 화면이나 기능이 만들어져 있어서 매뉴얼 없이도 쉽게 적응하시는 것 같아요.

 

Q. 네이버웍스의 어떤 기능을 주로 활용하시나요?

그룹은 꼭 3명 이상이 모여야만 쓸 수 있는 건 아니고 1:1 상황에서도 일종의 ‘워크스페이스’처럼 만들 수 있어요.

 

예를 들어 인사 담당자분과의 업무 이야기는 별도로 만든 그룹에서 하고, 개인적인 이야기는 일반 메신저 방에서 합니다. 대화 상대는 같지만, 대화 목적별로 대화방을 분리할 수 있어서 좋아요.

 

 

 

 

그리고 벌써 9년 차 브랜드가 되다 보니 다양하게 많은 자료가 쌓이게 되었는데요. 네이버웍스 드라이브에 저장해둔 덕분에 모바일로도 지난 자료들을 쉽게 찾을 수 있어요. 포토그래퍼 동료분이 찍어주시는 매장과 제품 사진도 공유 드라이브에 저장해두고 필요할 때마다 바로바로 활용합니다.

 

Q. 또 잘 활용하시는 기능이 있다면?

‘게시판’도 잘 쓰고 있어요. 네이버웍스를 쓸수록 ‘이 기능은 더 잘 활용하면 좋겠다’ 라는 생각을 많이 하게 되는데, 대표적인 예시가 게시판이에요.

 

게시판은 제품 출시 소식 등 회사의 주요 소식들을 공지하는 데 사용하고, 팀 간 업무 요청도 게시판에 올리고 있어요. 요청받은 사람은 댓글로 확인 여부를 남기며 일종의 결재 기능처럼 유용하게 쓰고 있습니다. 메일로 주고받는 것보다 훨씬 편하고 아카이빙 되니 관련 내용을 다시 찾기도 쉬워요.

 

 

동료들끼리 서로 칭찬하는 ‘칭찬해’ 프로그램도 게시판을 활용하고 있어요. 서로 나누는 칭찬 중 몇 가지를 뽑아 게시판에 공유하는 방식으로 진행되는데요. 여기 ‘읽음’ 표시 보이시죠? 게시물 중 가장 구독률이 높은 것 같더라고요. (웃음)

 

Q. 칭찬해 프로그램은 저희도 따라 해 봐야겠는걸요. 브랜드디렉팅팀에서 특히 잘 쓰는 기능도 있나요?

 

‘설문’ 기능이요. 저희 팀에서는 프로젝트가 끝나면 익명 설문으로 소감과 평가를 남기고, 회의 시간에 함께 회고하는 시간을 가지는데요. 처음엔 ‘익명인데 괜찮을까?’ 하는 우려도 조금 있었는데 모두가 만족했어요.

 

프로젝트 리뷰를 하고 싶은데 어떻게 해야 할까… 생각하다가 익숙한 기능으로 해야 부담 없이 참여할 수 있을 것 같아 설문 기능을 사용했거든요. 만드는 사람도 부담스럽지 않아서 아주 잘 쓰고 있어요. (웃음) 한 팀에서 어떤 기능을 잘 쓰면 다른 팀으로 전파되는 경우도 많은데, 곧 다른 팀에서도 설문으로 회고하면 좋겠네요!

Q. 네이버웍스를 사용하고 나서 어떤 점들이 좋아졌나요?

 

물리적 거리가 떨어져 있어도 커뮤니케이션이 쉬워졌어요. 사무실, 매장, 공장 어디에 있더라도 네이버웍스에 모여 있으니 소통이 빠르고, 여러 가지 업무용 앱을 따로 안 써도 되니 비용 절감에도 도움이 됩니다.

Q. 네이버웍스를 더 잘 활용하기 위해, 개선되었으면 하는 점은 무엇일까요? 

메시지 방에서 쓰는 리액션 캐릭터를 게시판에서도 쓸 수 있으면 좋겠어요. 지금은 게시판에서 댓글로만 텍스트나 이모티콘을 남길 수 있게 되어있는데, 리액션 마크를 남길 수 있다면 따로 댓글을 달지 않고도 더 간단히 반응하면서도 내용을 확인했다는 걸 보여줄 수 있어서 편리할 것 같습니다.

Q. 네이버웍스, 이런 기업에 추천합니다!

 

 

팀으로 일하는 곳이라면 어디든 추천하고 싶어요. 네이버웍스는 우리 회사만의 일하는 방식을 만들어 줄 수 있는 도구라고 생각하거든요. 팀으로 함께 일하는 문화를 만들거나, 새롭게 바꿔보고 싶을 때 네이버웍스라는 도구가 중요한 출발점이 되지 않을까 생각해 봅니다.

 

그리고 회사 규모가 커질수록 커뮤니케이션 비용 관리도 중요해집니다. 특히 현장에서 일하는 직업이라면 소통 자체를 둘러싼 감정적 비용도 많을 텐데, 사실 생각해 보면 즉각적인 피드백이 꼭 필요한 일은 그렇게 많지는 않아요. 각자 최적의 시간과 환경에서 ‘비동기 커뮤니케이션’ 방식으로 소통할수록 스트레스와 비용 모두 줄어드는데, 네이버웍스에 익숙해질수록 그 편리함을 느끼실 거라 생각합니다.

 

 

 

Q. 네이버웍스를 한 마디로 표현한다면? 

“낱낱이 디깅하고 싶은 친구”입니다.

 

아직 저희가 활용하지 않고 있는 좋은 기능들이 많다고 느꼈어요. 혼자가 아닌, 같이 일하는 데 도움을 주는 실용적인 기능들을 더 알아가고 싶습니다. 특히 워크플레이스 기능도 사용해보고 싶어요. 미처 인지하지 못하고 진행해오던 일들을 효율적으로 바꿔줄 것 같아 궁금합니다.

다음 도입사례 보기

미디어・광고 – 하이브랩

네이버웍스 블로그 도입사례 보기

프릳츠커피컴퍼니

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별온누리약국 도입사례 포인트 :

• 네이버웍스의 게시판 기능으로 직원 간 정보 공유 및 효율적인 약품 재고 관리
• 네이버웍스의 팀/그룹 캘린더 기능을 활용, 직원들의 근무 일정을 공유
• 스마트플레이스 네이버웍스 가입을 통해 직원관리 카테고리 적극 활용
• 네이버웍스와 워크플레이스를 연동하여 체계적으로 약국 운영할 계획

별온누리약국 회사 소개 부탁 드립니다.

인천 연수구 송도1동 송도타임스페이스에 위치한 별온누리약국은 연수구에서 첫 공공 심야약국으로 전문 약사를 포함해 총 30여명의 직원이 근무하고 있으며, 365일 연중무휴 오전 8시 30분부터 새벽 1시 늦은 밤까지 주민들에게 복약 지도와 상담, 약 처방을 제공하고 있습니다.

아무래도 주민들이 쉽게 약국 위치 및 운영 시간을 확인하고 온라인에서 의약품 상담 시간을 예약할 수 있도록 별온누리약국을 네이버 스마트플레이스에 등록했는데요. 확실히 네이버 스마트플레이스에 노출된 정보를 확인하고 방문 또는 문의 주시는 주민분들이 많으시더라고요. 별도의 비용 없이 우리 약국을 알릴 수 있는 가장 효과적인 온라인 광고 채널이기에, 네이버 스마트플레이스가 제공하는 다양한 기능들을 알아보고 적용하고 있습니다.

네이버 스마트플레이스에서 알게 된 네이버웍스, 게시판 기능 때문에 선택했어요.

올해 초 네이버 스마트플레이스 웹페이지에서 네이버웍스 서비스를 처음 알게 되었어요.

기존에 근처 병원 직원 분들과 소통 용도로 쓰던 별도의 업무용 메신저가 있어서 네이버웍스와 비교해 보았는데요. 저희 약국 직원들 간에는 네이버웍스를 사용하기로 결정했습니다. 그 결정적인 이유는 네이버웍스의 게시판 기능 때문이에요.

별온누리약국은 심야약국 특성상 오전·오후·저녁 근무제로 나뉘어 6-7여명의 직원들이 함께 근무하고 있고, 하루 총 200-300여건 정도의 약을 처방하고 있습니다. 아무래도 의약품을 다루는 업종이기 때문에, 약국 직원들 간 반드시 공유해야 하는 정보들이 있습니다. 코로나19 확진 환자에게 처방해야 할 약품 입고 및 수량, 처방·일반 약의 부작용 등과 같이요. 메모지에 적어서 자리에 놓고 가는 정보 공유 방식도 한계가 있음을 느꼈습니다.

약국을 운영하는 입장에서 직원 규모가 점차 늘어나고 3교대로 근무하는 직원들에게 어떻게 하면 가장 효과적으로 효율적으로 정보를 공유할 수 있을까, 서로 다른 시간대에 근무하는 직원들 간에 인수인계 해야하는 정보를 어떻게 하면 정확하고 명확하게 전달할 수 있을까 고민하게 되더라고요.

네이버웍스 최고의 장점은 게시판을 활용해 정보를 쉽고 편리하게 공유할 수 있다는 점이에요.

저는 네이버웍스 게시판 기능을 사용하면서 이러한 고민을 해결할 수 있었습니다.

공지사항, 전산/업무 매뉴얼, 일반약 전달사항, 처방약 전달사항, 자료공유 등의 이름으로 게시판 카테고리를 생성하고 게시글을 공유하고 있어요. 메신저로 공유했던 때와는 달리, 텍스트뿐만 아니라 사진, 동영상, 첨부파일 등이 포함된 정보를 작성해서 공유하고, 직원들이 게시판만 접근하면 쉽게 정보를 확인할 수 있다는 점이 큰 장점이더라고요. 메시지로 전달사항을 공유했을 때는 대화 메시지에 섞여서 작성자인 저도 한눈에 찾기 어려웠거든요. 가장 대표적으로 코로나19 처방·일반 약의 수량과 같이 직원 모두가 읽어야 하는 중요한 게시글은 게시판 첫 페이지 최상단에 노출될 수 있도록 필독 게시글로 설정하고 있습니다.

단지 정보를 기록 및 저장하는 데 그치지 않고 게시판에 새로운 글이 등록되면 실시간으로 푸시 또는 팝업 알림이 발송되어 직원들이 바로 인지할 수 있다는 점도 게시판을 지속적으로 사용하게 만드는 점이기도 합니다. 누군가 댓글을 등록할 때도 모바일 알림이 와서 바로 확인할 수 있고요. 게시판 알림이 어찌 보면 매우 단순해보이는 기능이지만, 알림이 없다면 직원들 모두 업무 중 수시로 네이버웍스 게시판에 접속해 새로운 게시글이 올라왔는지, 어떠한 댓글 등록되었는지 일일이 확인해야 했을 거예요.

게시판의 게시글별로 읽은 멤버 수를 바로 확인할 수 있는데요. 게시글 작성자의 경우 읽은 멤버와 안 읽은 멤버의 명단까지 확인할 수 있어, 게시글을 읽지 못한 직원에게 따로 안내해줄 수 있다는 장점이 있더라고요.

어찌 보면 게시판 기능이 매우 단순해 보일 수 있지만, 직원들 간 정보 전달에 있어 가장 효과적이고 사용 전과 후를 비교해보면 업무 효율성이 크게 달라졌음을 모두 체감하고 있습니다. 네이버웍스 사용 이유를 따지자면 90%가 게시판이라고 애기할 수 있을 정도예요.

네이버웍스 캘린더가 화이트보드 달력 그 이상 입니다.

게시판만큼 잘 사용하는 기능으로는 팀/그룹 캘린더를 꼽을 수 있습니다.

저희 약국은 총 30여명의 직원이 교대 근무제로 일하고 있고, 파트 근무 직원의 경우는 근무 요일과 시간이 정해져 있지 않고 유동적으로 근무를 하고 있어요. 직원 수가 많아지다보니 화이트보드 월중행사 및 계획표 달력을 벽에 설치하고 직원별 근무하는 일정과 시간대를 수기로 적어서 공유했는데요. 저를 포함해서 직원들이 약국에 와야만 확인 가능하고 변동사항을 바로 알 수 없다는 단점이 있었습니다.

지금은 네이버웍스 팀/그룹 캘린더를 활용해 근무일정을 공유하고 있어요. 약사, 직원, 파트타임, 심야 등 직무와 근무시간을 구분해서 공유 캘린더를 만들고, 직원들이 직접 근무하는 시간을 등록할 수 있게 하였습니다. 물론 휴가 일정도 공유캘린더에 직접 등록하고 있어요.

이렇게 네이버웍스 캘린더를 활용하다 보니, 첫째 직원들에게 구두로 묻지 않고도 캘린더만 보면 전 직원의 근무일정을 한눈에 확인할 수 있고, 둘째 약국에 물리적으로 가지 않고도 누구나 네이버웍스 모바일 앱만 열면 바로 확인할 수 있다는 점, 셋째 일정 시간 전에 푸시 알림으로 미리 알림을 받을 수 있어, 휴가와 같은 직원들의 부재 상황을 기억에 의존하지 않고 알 수 있다는 점입니다.

게시판과 캘린더가 네이버웍스 사용을 이끄는 시작이 되었다면 앞으로 그룹 메시지방을 적극 활용할 예정이예요. 약국 직원들은 의약품을 다루다 보니 공부를 많이 합니다. 직무별로 직원들끼리 서로 공부한 것을 공유하는 스터디 그룹이 만들면 좋겠다는 생각을 하고 있는데요, 그룹 메시지방의 노트와 폴더가 정보 공유에 큰 역할을 할 수 있을 것 같아요.

스마트플레이스에서 네이버웍스 직원 초대를 바로 할 수 있어요.

스마트플레이스에서 네이버웍스를 가입하니 스마트플레이스 홈페이지에 직원관리 카테고리가 자동으로 생기더라고요. 직원관리에서 네이버웍스를 함께 사용하고 있는 직원 수와 정보를 바로 알 수 있고, 네이버웍스 어드민 페이지에 가지 않고도 스마트플레이스에서 네이버웍스 사용 직원을 휴대번호 입력만으로 초대할 수 있어서 관리자 입장에서 편리하게 사용하고 있습니다. 읽지 않은 메시지 수와 게시판의 새로운 게시글 수도 바로 알 수 있고요.

스마트플레이스에 등록하신 사업주이시라면 스마트플레이스에서 네이버웍스 가입과 직원 초대를 적극 추천합니다.

보다 체계적으로 약국을 운영하기 위해 워크플레이스를 알아보고 있습니다.

아무래도 직원 수와 판매하는 약품 수가 증가하다 보니 어떻게 하면 보다 체계적으로 약국을 운영할 수 있을까 고민하게 되면서, 우선적으로 근태관리와 전자결재 전문 서비스를 찾아보게 되었습니다. 그러면서 네이버웍스와 결합하여 사용할 수 있는 기업 정보 시스템 워크플레이스를 알게 되었어요. 네이버웍스를 사용하는 입장에서 두 서비스가 연동된다는 점이 큰 강점이더라고요.

앞으로 네이버웍스와 워크플레이스를 활용해 별온누리약국 직원들의 업무 효율성이 높이고자 합니다. 약국의 업무 효율을 높이면 본연의 업무 외에 투입되는 노동력이 줄어들기 때문에 결국 환자에게 더 집중할 수 있는 장점이 생기거든요.

다음 도입사례 보기

물류・유통∙소기업 – 맥파이 브루잉 컴퍼니

네이버웍스 블로그 도입사례 보기

별온누리약국

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 법무법인 바른 도입사례 포인트 :

 – 네이버웍스와 워크플레이스를 도입하여 5개월 간 사용

 – 네이버웍스 도입에 따른 메일 용량 부족 문제 해결

– 모바일 앱 및 전자결재 시스템 활용을 통해 업무 효율성 향상

– ‘할 일’ 기능을 활용하여 관련 담당자들이 업무 진행 관련 사항을 공유할 계획

Q. 법무법인 바른 소개 부탁 드립니다.

법무법인(유한) 바른은 1998년 창립된 이래 눈부신 속도로 성장하여 현재는 자타가 공인하는 ‘송무강자’라는 명성은 물론, ‘전문분야 기업자문역량 확대’라는 세평으로 한국을 대표하는 대형 로펌입니다.

 

형사, 인사노무, IP, 건설부동산, 금융, 자산관리, 상사/기업송무, 행정, 조세, 공정거래, 기업법무 등 11개 그룹 산하 50여 개 전문 팀으로 구성되어 전문화된 서비스를 원하는 의뢰인들의 요구에 최상의 법률 서비스를 제공하고 있습니다. 국내외 변호사 250명, 공인회계사, 변리사, 세무사, 노무사 등 고문/전문위원을 포함하여 440여명 규모입니다.

 

Q. 법무법인 바른의 조직 문화는 어떤가요?

‘인화와 협업이 잘되는 조직은 구성원 개인 능력의 총합을 월등히 초과하는 능력을 갖게 된다’는 경영 철학을 바탕으로, 구성원 사이 끈끈한 유대관계를 넘어 유기적이고 효율적으로 협업하는 내부 문화 구축에 힘쓰고 있으며, 수평적 의사 결정을 지향합니다.

 

Q. 네이버웍스와 워크플레이스를 사용 하신지는 얼마나 되었나요?

올해 (2022년) 초 도입 후 5개월 정도가 흘렀네요. 440명 규모 전사 임직원이 네이버웍스와 워크플레이스에서 메시저, 메일, 게시판, 출퇴근 관리, 전자결재 등 주요 기능을 활용하고 있습니다.

Q. 네이버웍스를 알게 된 계기는 무엇이었나요?

병원 정보보안 부서에 근무하는 지인의 추천으로 알게 되었습니다. 업무 시스템 교체를 검토하던 중에 네이버웍스가 괜찮다고 테스트 해보라며 권유해 주셨습니다.

Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇인가요?

기존 사용하던 그룹웨어의 노후화로 불편함이 컸습니다. 가장 큰 불편함은 메일이었는데, 개인 당 제공 용량이 1~3GB 정도로 매우 제한적이었습니다. 하루에 기본적으로 메일 50~100통은 받다 보니, 조금만 시간이 지나면 메일함이 막혀 꼭 필요한 법무 상담 자료 등 메일을 받지 못하는 경우도 많았습니다.

 

메신저도 있었지만 모바일에서는 지원되지 않았습니다. 재판이나 회의 등 외부 일정이 있으면 각자 다른 개인 메신저를 이용할 수 밖에 없었지요. 쪽지 기능도 마찬가지로 책상 모니터를 벗어나면 확인이 불가능해 실시간 커뮤니케이션으로서 기능하기엔 한계가 뚜렷했습니다.

 

Q. 다른 서비스도 함께 검토 하셨나요?

G사, D사 제품을 함께 검토했습니다. 가장 불편함이 컸던 메일 용량, 전반적인 안정성, 가격 등을 종합 검토했습니다.

Q. 다른 서비스가 아닌 네이버웍스/워크플레이스를 결정하신 포인트는 무엇이었나요?

콕 찝어 어떤 점이 좋았다 라기보단 종합적으로 경쟁력이 있었습니다. 네이버라는 이름이 주는 신뢰와 안정성이 있고, 네이버가 만든 제품이라면 믿고 쓸 수 있겠다는 생각이 들었습니다. 

 

특히 로펌은 고객 자산에 해당하는 정보를 많이 다루는데, 그런 정보가 갑자기 사라지는 등의 이슈가 생길 때의 리스크는 너무나 큽니다. 따라서 안정성을 최우선에 두고 검토할 수 밖에 없었는데요. 네이버웍스는 글로벌 수준의 보안 인증과 절차를 보유하고 있어 믿음이 갔습니다. 마지막은 비용인데, 연간 결제와 파트너사 제공 혜택을 더하니 단가 경쟁력도 더해졌습니다.

Q. 도입 후 좋아진 점을 조금 더 구체적으로 설명해 주실 수 있을까요?

크게 여섯 가지를 꼽고 싶습니다.

 

(1) 재판 업무로 외근하는 경우도 많고, 팬데믹 이후로 외부에서 일을 하는 경우가 더욱 많아졌는데, 네이버웍스로 모바일앱을 적극 활용하게 되면서 어디서든 자유롭게 일할 수 있어 편리합니다.

 

(2) 메일 용량이 크게 늘어나 매번 중요 메일을 제외하고 삭제하던 업무 스트레스가 해소되었습니다.

 

(3) (아웃룩이 익숙한 직원을 위해) 아웃룩으로 주고받는 메일도 IMAP 설정으로 언제 어디서든 네이버웍스에서 확인하고 대응할 수 있어 편리합니다.

 

(4) 네이버웍스 드라이브로 자료를 공유함에 따라 종이 출력량이 감소하고 업무 효율성이 높아졌습니다.

 

(5) 전자결재 시스템에서 송금 요청, 각종 비용 결재 요청이 간편해졌습니다. 어느 분까지 결재 되었는지 진행상황 확인도 쉽고, 송금 후 납부확인증까지 회계팀에서 워크플레이스에 업로드 해주니 별도 요청을 하던 업무 단계가 생략되어 업무 효율이 높아졌습니다.

 

(6) 많은 기능이 제공되는 네이버웍스/워크플레이스에 대하여 네이버클라우드 파트너사인 패스트파이브라는 파트너 채널을 통해 빠르고 정확하게 안내 받아 신규 그룹웨어 운용 효율이 높아졌습니다.

 

Q. 이외 잘 활용하는 기능이 있다면 무엇인가요?

전문 분야별 지식을 모으는 창구로 ‘게시판’ 기능을 잘 활용하고 있습니다. 물론 아직 활용할 방법을 더 찾긴 해야하지만, 중요한 자료들이 한 곳에 모이고 나중에 찾아가기 쉽게 하는 데 좋습니다. 

 

같은 팀이 아닌 사람들끼리도 메신저 방과 별도의 메일 주소를 가질 수 있는 ‘그룹’ 기능도 활용 중인데, 처음에는 자유롭게 그룹 생성을 오픈했다가 관리에 어려움이 있어서 현재는 관리자 승인을 거쳐 생성하게끔 되어 있습니다. 이렇게 개별 직원들에겐 편의를 제공하되, 조직의 상황에 맞게 관리자 단에서 설정할 수 있는 점이 좋더라고요.

 

Q. ‘일하는 방식’ 차원에서의 고민도 있었나요?

당연히 있었습니다. IT 역량 강화의 핵심을 ‘업무의 전자화’에 두고 많은 투자를 하고 있습니다. 대표적인 예가 전사적으로 강하게 추진 중인 paperless 문화에요. 법무 자료 작성부터 법원에 서면 자료 제출까지 업무의 대부분이 글 쓰는 일이고 종이가 필요했습니다. 하지만 자료가 쌓일수록 관리도 안 되고, 변호사의 수많은 정보와 전문 지식이 원활하게 공유 되기도 어려워요.

 

그래서 최근 변호사님들께 태블릿, PC 등 신규 전자기기를 지급하기도 했는데요, 전자화 된 자료를 약속된 장소에 업로드하고 축적하게 되어 정보 공유도 활성화 되고 출력 비용도 획기적으로 줄이게 되었습니다. 네이버웍스와 워크플레이스 도입도 이런 전사적 방향성과 잘 맞아 떨어지는 결정이었죠.

 

Q. 도입 시 어려웠던 점은 무엇이었나요? 극복 방법도 궁금합니다.

전산팀에서 네이버웍스와 워크플레이스 도입과 초기 설정을 담당했는데요, 설정 자체가 직관적으로 되어있어 초기 설정에 큰 어려움은 없었고, 직원들도 별도의 교육이나 매뉴얼 없이도 바로 업무에 적용하는 모습이었습니다. 기존 직원 뿐만 아니라 신규 입사한 직원도 대부분 동일했고요.

 

네이버 서비스 (메일, 카페, 밴드, 라인 등)에 대한 익숙함과 직관적 UI 덕분이라고 생각합니다. 인사, 노무쪽 전문 지식이 필요한 근태 관리 시스템 셋업 같은 경우, 저희 파트너사인 패스트파이브의 기술 지원을 통하여 빠른 시간내에 편리한 시스템을 구축 할 수 있었습니다. 다른 기업에서도 변화관리에 참고하실 수 있도록 한 가지 공유드리고 싶어요. 

 

보통 기존 서비스의 기능을 새로운 시스템 (네이버웍스, 워크플레이스) 에 대입해서 사용하려는 경우가 많은데요. 대부분의 기능은 있지만 일부 없는 경우도 있습니다. 그럴 때 네이버웍스와 워크플레이스에 숨은 기능을 활용해서 오히려 더 나은 형태로 사용해 보시길 권장합니다.

 

조금만 시간을 내서 헬프센터와 가이드문서를 보면 자칫 모르고 넘어갈 수 있는 모든 기능이 상세하게 안내되어 있고, 패스트파이브 전문 컨설팅팀의 도움을 많이 받았습니다. 예를 들어 담당 업무가 많은 변호사 님에겐 겸직 기능을 적용해서 여러 부서에 속하도록 설정할 수 있는데요, 이전 시스템엔 없던 기능이라 조직원 관리가 매우 편리해 졌습니다.

Q. 이전 시스템과 비교 시 비용은 어떤가요?

기존 시스템 재계약 단가와 네이버웍스/워크플레이스를 비교하니 새로운 시스템이 약 20% 저렴했습니다. 하지만 단지 비용 만으로 440명 이상이 사용하는 전사 업무 도구를 바꾸기란 쉬운 일은 아닙니다. 조금 불편해도 기존 시스템을 유지하는 게 편할 수 있죠. 

 

그럼에도 불구하고, 스마트워크 도구의 도입이야말로 가장 쉽고 빠르게 디지털 전환을 구현할 수 있는 방법이었기 때문에 자신감을 가지고 추진했습니다.

Q. 구성원 반응은 어떤가요?

만족도가 높은 편이에요. 네이버웍스를 전사 도입해서 쓴지는 이제 4개월 정도 지났고요. 처음엔 익숙하지 않은 면도 있었지만, 현재는 상당히 적응해서 잘 사용하고 있습니다. 네이버웍스가 자리 잡은 이후 개인톡으로 업무 이야기 하는 일은 사라졌습니다. 

 

이렇듯 적응은 어느정도 마무리 되었으니, 활용도를 높이기 위한 고민을 열심히 하고 있습니다. 기존에 시도하지 않았던 새로운 방식으로 게시판을 활용해 본다거나, 리포트 파일을 전달할 때 드라이브를 활용해서 오고가는 메일 수를 줄이는 등의 고민이죠.

Q. 워크플레이스로 좁혀서, 사용 기능과 만족도는 어떤지 궁금합니다.

전자결재와 근태관리 기능을 주로 사용합니다. 처음에는 눈에 빠르게 익지 않는 요소들도 있었지만, 네이버웍스와 함께 사용하면 메시지로 출퇴근 관리나 전자결재 주요 알림을 받아보기 때문에 매우 편리합니다. 그래서 초창기보단 많이 익숙해진 편이에요.

 

Q. 추후 네이버웍스/워크플레이스를 어떻게 활용할 계획이신가요?

로펌 업무 특성 상 전문가와 스텝 간의 협업이 차지하는 비중이 높은 편입니다. 또한 하나의 사건에 관여하는 구성원이 다수인데, 메신저로 업무 당사자끼리만 소통하는 경우 관련된 관여자들이 업무 진행 상황을 체크하긴 쉽지 않습니다. 

 

메일로 소통하면 업무 진행 상황은 공유가 되지만, 하루에도 수십통 메일이 쏟아지는 와중에 관여자들 모두가 참조된 메일이 여러 건 오고가면서, 정작 중요한 메일을 놓칠 수도 있는데요. 이 때 ‘할 일’ 기능을 활용하면 관련자들이 모두 중요한 기일과 서면 제출 여부 등 업무 진행 상황을 공유할 수 있어 업무 효율이 증가할 것으로 기대됩니다.

Q. 마지막으로 네이버웍스/워크플레이스에 바라는 점이 있다면 무엇인가요?

출퇴근 ON/OFF 상태가 메신저 상에 자동으로 나타나도록 상태표시 기능이 보다 강화되었으면 합니다. 워크플레이스에는 전사적 업무관리시스템을 표방한다면 ‘인사평가 기능’도 추가 되면 더할나위 없이 좋겠습니다.

 

다음 도입사례 보기

의료・간호・제약 – 별온누리약국

네이버웍스 블로그 도입사례 보기

법무법인 바른

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유밥 도입사례 포인트 :

• 유밥은 스마트러닝 교육 기업으로, 기업 교육 전반에 필요한 토탈 러닝 서비스 제공
• 네이버웍스와 워크플레이스를 통한 업무 효율성 향상 및 신속한 의사결정 가능
• 워크플레이스 기능 중, 잔여 연차 확인, 온라인 결재, 근무 시간 관리 등을 유용하게 활용
• 100% 디지털 전환으로 결재 문서 출력을 대체하여 비용 절감 효과 도출

유밥 회사 소개 부탁 드립니다.

강금만 부사장 님

유밥은 이러닝 및 모바일 러닝과 차별화된 스마트러닝 기업 교육 서비스를 국내 최초로 출시한 기업으로, 법정 필수 교육, 산업안전교육, 직무역량교육 (MBA, 리더십 교육, 비즈니스 소프트웨어 스킬 등) 등 기업 교육 전반에 필요한 토탈 러닝 서비스를 제공하고 있습니다. 유밥은 지난 10여 년간 에듀테크 전문 기업으로 인공지능 (AI), 블록체인, 클라우드, 데이터에 기반한 혁신적인 학습 플랫폼을 제공하는데 최선의 노력을 다하고 있으며, 스마트러닝 외에 기업 교육 컨설팅, 맞춤형 솔루션 구축, 콘텐츠 기획 및 제작 등 기업 교육과 관련된 사업을 확대해 나가고 있습니다.

유밥은 100여 명의 임직원들의 직무 능력 성장과 자기 계발을 응원하고 균형 잡힌 워라밸 문화를 지향합니다.

굳이 다른 서비스를 검토할 필요가 없었어요.

박신영 과장 님

사내 구축형 인트라넷과 직무 또는 부서별로 각기 다른 개인용 메신저를 업무에 사용하고 있었는데요. 회사 규모가 100여 명 이상으로 증가함에 따라 클라우드 기반의 기업 정보 시스템과 업무용 메신저의 필요성을 절실히 느끼게 되었습니다.

마침 네이버클라우드의 네이버웍스와 워크플레이스 결합 서비스를 소개하는 자리에 참석하게 되었고, 초기 도입 비용 없이 월 단위로 서비스를 이용하는 직원 수만큼 이용 요금이 과금되는 방식, 간단한 설정만으로 전사에 바로 도입할 수 있다는 점, 전 연령대 모두 쉽게 사용할 수 있는 서비스라는 점에 네이버웍스와 워크플레이스 도입을 결정했습니다. 굳이 다른 서비스와 비교 검토할 필요가 없었더라고요.

직원들로부터 사용하기 불편하다는 얘기는 아직 들어본 적 없어요.

유영은 사원 님

네이버웍스와 워크플레이스를 초기 도입 시 경영지원팀에서 전 직원에게 서비스 매뉴얼을 공유했고, 신규 입사자에게는 입사 안내 시 매뉴얼을 전달하며 사용을 독려하고 있습니다. 물론 서비스 매뉴얼은 네이버웍스 게시판에 상시 게시하여 누구나 손쉽게 궁금한 기능의 사용법을 확인할 수 있게 하였고요.

인사 담당자인 제가 도입 초기부터 현재까지 네이버웍스와 워크플레이스의 사내 관리자 역할을 담당하고 있는데요. 네이버웍스와 워크플레이스에서 제공하는 공식 웹 가이드 문서를 보면서 기능을 익혔다 라기 보다는, 직접 서비스의 메뉴와 버튼들을 눌러가면서 초기 설정을 끝냈다 고 해도 과언이 아닙니다. IT 전공자도 아니고 기존에 이런 서비스를 사내 도입해 본 경험이 전무했던 제가 혼자 설정하는 데 어려움이 없을 정도로 Admin 페이지의 UI/UX가 직관적이었어요.

직원들의 피드백과 사용성이 무엇보다도 중요한데요. 도입 후부터 1년 여년이 지난 지금까지 직원들로부터 네이버웍스와 워크플레이스를 사용하기 불편하다는 얘기를 아직 들어본 적 없습니다.

업무 소통은 네이버웍스에서, 업무에 더욱 집중할 수 있습니다.

박신영 과장 님

가장 큰 변화는 직무 또는 부서·팀별로 편의에 따라 각기 다른 개인용 메신저로 업무에 사용했던 것과 달리 이제는 전사적으로 회사의 공식 메신저인 네이버웍스에서 업무 대화를 하고 있는 점이에요.

그 당시에는 직원들과 소통하기 위해 여러 종류의 개인용 메신저 앱을 설치해야 했고, 개인의 사적인 프로필을 공유하고 저장해야 하는 불편함이 컸어요. 물론 직원들 간에 사적인 공간을 공유하고 싶지 않은 마음도 컸을 것이라 생각됩니다.

지금은 네이버웍스 앱 하나로 해결되었어요. 직원들과의 업무 대화는 90% 이상 네이버웍스 메시지에서 이루어진다고 해도 과장이 아닙니다. 업무용 메신저의 사용이 사적 메시지와 완벽히 구분되어 업무 대화에만 집중할 수 있게 되는 효과가 있더라고요.

메시지는 업무 대화뿐만 아니라 중요한 정보를 공유하는 데도 유용하게 활용되고 있습니다. 팀원 모두가 읽어야 하는 중요한 내용은 노트 공지로 설정하여 메시지 알림으로 알려주고 메시지방 최상단에 노출되어 굳이 미팅을 잡고 구두로 얘기하지 않아도 빠르게 효율적으로 전달되더라고요.

개인별 잔여 연차에 대한 문의가 확실히 줄어들었어요.

유영은 사원 님

인사담당자에게 100여 명이 되는 직원들이 개인별로 올해 잔여 연차가 얼마나 되는지 확인해달라는 문의가 잦았습니다. 워크플레이스의 근태 기능을 활용하면서 개개인이 서비스에 접속하기만 하면 잔여 연차를 상시 확인할 수 있어서 인사담당자에게 따로 문의할 일이 없어졌어요. 인사담당자에게 따로 문의할 일이 없어졌어요. 인사담당자인 저 또한 직원들의 연차 사용 현황을 엑셀로 관리한 것에서 벗어나 서비스 화면에서 한눈에 파악할 수 있게 되었어요. 저도 그렇지만 직원들도 수기로 연차를 기록하고 인사담당자와 재차 확인했던 과거로 돌아가고 싶지 않을 거예요.

워크플레이스 근태 기능을 사용하면서 겪은 또 다른 변화는 고용노동부의 모성보호 정책으로 단축 근무를 하는 직원에게 출/퇴근 시간을 체크하게 함으로써 온라인상에 기록된 근무 시간을 기반으로 고용센터에서 지원하는 지원금을 수령할 수 있게 된 점이에요.

100% 디지털 전환으로 결재 문서 출력이 사라졌습니다.

박신영 과장 님

기존에는 별도의 전자결재 서비스를 사용하지 않았어요. 그러다 보니 결재 문서를 일일이 인쇄해 수기로 작성하고 대면 또는 메일 보고를 통해 결재받았습니다. 결재를 올리는 직원이나 승인하는 팀장/임원 모두 출장, 휴가, 재택근무 중인 상황에서 결재 문서를 처리하기에는 현실적으로 어려웠죠. 워크플레이스 도입 후에 결재 관련 업무 처리에 전사적으로 많은 변화가 생겼습니다.

우선 대면 결재에서 PC, 모바일 디바이스를 이용한 온라인 결재로 변화되면서 결재 문서를 처리하는 데 시간과 장소의 제약이 완전히 없어졌습니다. 기안자는 다양한 서식을 이용해 결재 문서를 작성 및 상신하고, 결재자별 승인 현황과 진행 중인 결재 문서의 단계를 한눈에 확인할 수 있게 되었어요. 결재자 입장에서는 처리해야 하는 결재 문서를 네이버웍스 메일과 모바일 알림으로 신속하게 확인하고, 워크플레이스에 로그인하지 않고도 동의, 거절, 위임 지정 버튼을 바로 클릭하여 처리할 수 있게 되었습니다. 결과적으로 회사의 업무 효율이 높아지고 의사 결정이 빠르고 정확해졌다고 말씀드릴 수 있어요.

전자결재를 통해 공식적으로 승인을 받는 체계가 생기다 보니, 결재자와 결재자의 업무가 보다 명확하고 신중하게 되더라고요. 특히, 매입 및 매출 관련 내부 통제가 가능하게 되어 투명하고 신뢰성 있는 기업 프로세스를 구축할 수 있게 되었습니다.

비용 절감 요소도 빠질 수 없죠. 결재와 관련된 종이 출력물이 90% 이상 감소하였고, 출력한 결재 문서를 보관하는 캐비닛이 필요하지 않게 되면서 사무 가구 구매 비용이 절감되고 사무실 공간을 보다 여유롭게 활용할 수 있게 되었어요. 또한, 결재 문서 보관 측면에서도 캐비닛보다는 클라우드 상에 안전하게 보관되어 중요한 결재 문서 유출의 우려도 사라졌습니다.

다양한 기능을 적극 활용할수록 업무가 편리해집니다.

유영은 사원 님

네이버웍스의 메시지뿐만 아니라 캘린더, 게시판, 할 일, 노트 기능을 업무 전반에 사용하고 있어요.

전사적으로 네이버웍스 캘린더를 유용하게 사용하고 있습니다. 단순히 나의 일정을 기록하는 것 외에 일정에 함께 할 참석자를 초대하고 초대한 참석자의 수락 여부를 일일이 묻지 않고 메시지 알림으로 확인할 수 있는 점 때문이에요. 캘린더의 설비 예약을 사용하기 전에는 사내 회의실 예약 시스템이 오류가 잦아 중복 예약되는 경우가 많았고 법인 차량의 경우는 사용 현황을 수기로 작성해서 번거로웠는데, 지금은 회의실부터 법인 차량 등 공용 설비의 예약 현황을 한눈에 확인하고 빈 일정에 바로 예약할 수 있어서 활용도가 더욱 높은 것 같습니다.

네이버웍스 게시판은 회사 생활과 업무에 중요한 정보와 소식 (사내 규정 및 규칙, 공지사항, 안내사항 등)을 직원들에게 공유하는 공간이 되었습니다.

워크플레이스는 결재, 근태, 구성원 기능 중심으로 잘 사용하고 있는데요, 비록 지금 당장 사용하지 않더라도 워크플레이스가 제공하는 기능들은 최대한 활용해 사용성을 높이려고 합니다. 최근에 영업 기능에 관심을 갖게 되었고 유관 부서와 경영 관리 측면에서 어떻게 활용하면 좋을지 적극적으로 검토하고 있습니다.

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로펌∙사업・컨설팅 – 법무법인 바른

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유밥

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에듀윌 도입사례 포인트 :

•  전사적으로 통일된 메신저를 사용해 업무 효율 향상 및 업무 이력 검색 용이
•  담당자 추가 및 변경 시에도 업무 연속성 유지 가능, 업무 관리 및 추적 편의
•  개인 메신저에 업무 내용이 잔존하는 등의 보안 위협 해소
•  네이버웍스 도입으로 기존 외산 메일 솔루션, 구축형 메신저 대비 약 47% 비용 절감
•  챗봇 기능을 활용한 ‘에듀위키’ 개발로 인사 관련 문의에 대한 대응 신속

“네이버웍스 도입은 단순히 IT 시스템을 구축하는 것이 아니라, 궁극적으로 구성원의 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 과정이었다고 생각합니다.”

에듀윌 IT 플랫폼본부 박성규 실장님

Q. “공인중개사는 에듀윌!” 이라는 CM송이 생각나네요. 에듀윌 회사 소개 부탁 드립니다.

지난 30년간 447만 고객이 꿈을 이룰 수 있도록 진심을 다해 돕는 성인 대상 교육 기업입니다. 주요 사업 영역은 온라인 교육, 직영학원, 종합출판, 학점은행제 등 교육 서비스입니다. 광고를 통해 공무원 시험과 공인중개사에 대해 많이 들어오셨죠? 그 외에도 다양한 기술 자격증 과정과 입시, 어학, 취업 관련 교육 서비스도 폭넓게 제공하고 있습니다.

Q. 기업의 조직 구성, 그리고 규모가 궁금합니다.

경영지원, IT, 마케팅, 콘텐츠 등 부서 구성은 일반 교육 기업과 비슷합니다. 영상 제작 업무가 중요하다 보니 영상 콘텐츠 기획, 촬영, 제작을 전담으로 하는 부서가 별도로 있다는 점이 특이하다고 할 수 있겠네요. 사업별로 살펴보면 온라인, 학원, 출판, B2B, 평생교육 등으로 나뉩니다. 규모 면에서는 어느덧 약 9백 명 가까운 임직원이 함께하는 기업으로 성장했네요.

Q. 네이버웍스 도입을 고민하게 된 계기는 무엇인가요?

회사가 급속도로 성장하면서 겪는 성장통이 진행되고 있다고 생각했어요. 조직별로 다른 소통 도구 사용과, 그로 인해 협업이 원활하게 진행되지 않는 사일로(silo)가 대표적 현상이었습니다.

소통 도구에 관해 구체적으로 설명해 드리면, 전사적으로 통일된 메신저가 없었습니다. 구축형 메신저를 사용했으나, 기능 면에서 부족함이 많아 구글챗, 카카오톡, 밴드 등을 업무용으로 사용하는 경우가 많았습니다. 부서별로 업무 성격과 호흡이 달라서, 각자 선호하는 소통 도구를 사용한 거죠. 당연히 업무 효율이 떨어지고, 업무 이력 검색이 어렵고, 담당자가 추가되거나 변경되는 경우 업무 연속성이 떨어졌습니다. 조직 차원의 관리와 추적이 어려운 개인 메신저에 업무 내용이 남는 보안 위협도 있었고요.

Q. 네이버웍스를 도입한 이유는 무엇인가요?

앞서 언급한 pain points 극복이 목표였습니다. 기존 분산된 도구들을 얼마나 효율적으로 통합하여 업무 방식과 문화에 혁신을 가져올 수 있을 지에 초점을 맞추었는데요. 네이버웍스를 포함하여 메일, 메신저, 드라이브 등 기능을 가진 협업툴 3개를 비교 검토하여 네이버웍스를 선택했습니다.

Q. 네이버웍스 선택 시 ‘통합’ 외에 다른 고려사항도 있었나요?

단일 협업툴과 자체 그룹웨어. 이렇게 딱 두 개만 쓰자는 것을 목표로 했습니다. 따라서 두 시스템이 API 방식으로 잘 연동되는지 살펴보았는데요. 예를 들어 그룹웨어 결재 알림이 메신저로 오거나, 그룹웨어에 입력한 휴가 일정이 네이버웍스 캘린더에 나타나는 등의 방식인데, 네이버웍스 Developer 사이트가 잘 구축되어 있고 기술 지원 또한 빨라서 그룹웨어를 원활하게 연동할 수 있었습니다.

그리고 기본 기능 외 생산성을 올려줄 수 있는 기능들을 살펴보았어요. 가령 챗봇을 예로 들 수 있는데, 네이버웍스에서 제공하는 Bot 기능을 활용한 ‘에듀위키’‘라는 챗봇 개발로, 자주 묻는 인사 관련 문의 대응에 활용하고 있습니다. 잔여 연차 일수, 상조 프로세스, 육아휴직 신청 문서 등 문의 빈도가 높은 것들을 키워드만 넣으면 유사 사례나 규정이 나오도록 하는 방식이에요.

마지막으로 가격입니다. 네이버웍스 도입으로 기존 외산 메일 솔루션과 구축형 메신저를 사용할 때에 비해 약 47% 비용을 절감하고 있습니다. 이렇게 양질의 기능과 가치를 제공하면서 가격까지 만족스러운 도구. 역시 네이버웍스가 아닐까 합니다.

Q. 특히 만족하는 기능은 어떤 것이 있나요?

그리고 메시지 방에서는 새롭게 들어온 사람이 이전 기록을 확인할 수 있도록 선택할 수 있는 점이 편리합니다. 새롭게 들어온 사람도 히스토리 파악이 쉽고, 기존에 있던 사람도 이전 대화 내용을 따로 요약해 주지 않아도 되어서 편리합니다. 그룹 메시지 방에서 이용할 수 있는 ‘폴더’가 곧 드라이브라서, 업무 진행에 필요한 파일들이 분산되지 않고 한 곳에 모여 이력 확인이 쉽습니다.

Q. 도입 과정에서 어려움은 없었나요?

경영진을 설득하는 일은 “왜 바꿔야 해?” 라는 질문에 대한 답에서 출발합니다. 저희는 현재의 문제점이 무엇이고, 우리의 핵심가치와 어떤 점에서 맞지 않으며, 이를 해결할 때 어떤 기대효과가 있을 지 철저하게 로드맵으로 그렸습니다. 그리고 검토 대상 모든 제품을 4개월 간 테스트 (POC) 하며 기대효과를 잘 거둘 수 있을지 분석했습니다.

그 다음은 새로운 툴을 사용하게 될 임직원을 설득하는 일이었습니다. 어쩌면 경영진 설득보다 더 어려울 수 있는 ‘변화관리’ 단계입니다. 저희는 사용자의 ‘마음을 얻는 것’이 가장 중요하다고 생각하여 우수한 기능이나 사용 Tip을 지속해서 홍보하고, 고충 해결 게시판을 오픈하여 문의사항에 즉각 대응하였습니다. 그 덕분에 900명 가까운 임직원이 빠르게 적응한 모습입니다.

Q. 마지막으로 네이버웍스 도입을 통해 느낀 점을 말씀해 주신다면?

이번 네이버웍스 도입은 단순히 IT 시스템을 구축하는 것이 아니라, 궁극적으로 구성원의 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 과정이었다고 생각합니다. 앞으로도 더 나은 네이버웍스 활용 방법을 꾸준히 연구하고 내부에 적극 공유해서, 모든 구성원들이 Wow! 할 수 있는 서비스를 제공하겠습니다.

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넵튠 도입사례 포인트 :

 

•  네이버웍스 메일 템플릿 기능을 활용해 반복 업무 관련 효율 향상
•  공유 드라이브를 통해 보안 안전성 강화 및 부서 간 업무 협업 가능
•  워크플레이스 기능을 통해 연차 기준 설정 및 근태 관리 용이
•  VoC 피드백과 빠른 개선을 통한 사용자 만족도 증대
•  법인카드 연동과 AI OCR로 비용 정산 업무 간소화

넵튠은 캐주얼 게임을 시작으로 소셜 카지노, MOBA, 퍼즐 등 여러 장르의 게임을 개발하였으며, 현재는 e스포츠, MCN, 블록체인, 메타버스까지 장르를 확장하여 다양한 분야에 도전하고 있습니다. 넵튠은 님블뉴런, 마그넷, 에이치앤씨게임즈, 맘모식스, 프리티비지, 플레이하드, 트리플라 등 게임 개발 자회사를 보유하고 있습니다.

새로운 즐거움을 만들어 세상을 더욱 행복하게 만드는 것이 넵튠의 Life Mission입니다.

Life Mission을 이루어내기 위해 끊임없이 도전하고, 실패를 하더라도 실패를 통해 성공 가능성을 조금씩 높여가며, 반드시 성공할 것이라고 믿습니다. 또, 자율과 책임이라는 가치를 기반으로 동료와 정한 약속의 틀 안에서 스스로 일하는 방식과 역할을 결정합니다.

메일 템플릿을 사용하고 1시간 걸리는 업무가 5분 내로 줄었어요.

2018년부터 네이버웍스를 전사 도입해 사용하기 시작하였습니다. 네이버웍스 ‘메일’은 네이버 메일에 익숙하다 보니 전 직원 모두 잘 사용하고 있어요. 네이버웍스 ‘메일’에서 제공하는 ‘템플릿’ 기능은 업무 효율을 높이는 최고 기능으로 손꼽고 싶을 정도입니다. 개인적으로 채용 직무상 반복적인 업무가 많습니다. 예를 들어 임직원에게 매월 반복적으로 발송하는 건강검진 신청 안내, 면접 대상자 대상 결과 안내, 신규 입사자 대상 회사 정보 안내와 같이요. 대다수 메일로 안내하는 형태인데요.

이렇게 자주 반복적으로 작성하는 메일 내용을 템플릿에 저장해서 필요할 때마다 템플릿을 불러와 간편하게 메일을 발송할 수 있어, 메일 작성하는데 30분에서 1시간 이상 걸렸는데 지금은 템플릿 사용으로 5분도 안 걸릴 정도로 확연히 줄었습니다. 메일 템플릿을 최대 50개까지 추가할 수 있고, 템플릿에 수신인, 제목, 첨부파일까지 저장할 수 있어 업무에 매우 잘 활용하고 있습니다.

팀 동료들에게도 메일 템플릿 기능을 전파할 정도인데요. 이러한 네이버웍스의 꿀 기능들을 많이 소개해 주시면 좋을 것 같아요.

팀·부서 간 업무 협업이 편리해지고 보안 우려로부터 자유로워졌습니다.

작년 초에 ‘할 일’ 기능이 ‘캘린더’ 화면에 노출되면서 ‘할 일’ 기능을 사용하기 시작했는데요.. 각자 해야 하는 업무를 작성하거나 팀원이나 동료들에게 업무 요청이 편리해졌어요. ‘할 일’이 캘린더와 연동되어 해야 할 업무와 일정을 한눈에 확인할 수 있다는 점이 이 기능의 장점이라 많은 분들께서 사용하고 계세요.

개인/팀 별로 자료를 공유하고 저장하기 위해서 네이버웍스의 ‘드라이브’ 기능을 사용하고 있어요. 특히 공유 드라이브 덕분에 협업하는 부서 또는 팀원끼리 PC뿐만 아니라 모바일에서도 업무 자료를 공유하고 관리하는 것이 편리해졌습니다. 작년에 비해 드라이브 사용률이 10배 증가했고, 바이러스 감염이나 악성코드로 인해 업무 파일이 손상되거나 삭제되는 우려로부터 자유로워졌습니다.

마지막으로 ‘게시판’ 기능도 잘 사용하고 있습니다. 메신저 화면에선 자칫 휘발되기 쉬운 정보들을 게시판에 기록해 두면 차곡차곡 아카이빙 되어 쉽게 찾을 수 있고, 게시글을 누가 읽었는지 실시간으로 확인할 수 있어 편리합니다.

주 52시간 근무제, 근태관리 서비스를 찾게 되었습니다.

네이버웍스와 함께 구글 계정만 있으면 무료로 이용할 수 있는 전자결재 서비스를 사용하고 ​있었습니다. 두 서비스 간 연동이 가능하지 않고 근태관리 기능이 없어서 인사 담당자나 직원들 모두 사용이 불편했습니다.

마침 주 52시간 근무제 시행으로 직원들의 근무 시간을 보다 효율적으로 관리하기 위해서 인사/총무지원팀에서 근태관리 기능이 포함된 서비스 도입을 검토하게 되었어요. 기존 불편했던 전자결재 서비스도 함께 바꾸고자 했는데요, 사용이 편리하고 공유가 잘 되는 국내 서비스 위주로 살펴보았습니다. 아무래도 출퇴근 시간을 매일 직접 입력해야 하는 직원들이 불편함을 느끼지 않아야 한다는 점과 근무 일자/시간 외에도 휴가 신청과 결재 현황, 부재 일정 등이 실시간으로 공유되어야 한다는 점에 우선순위를 두었습니다.

무엇보다도 네이버웍스와의 연동이 결정적이었습니다.

워크플레이스는 앞서 말씀드린 2가지 고려 사항을 모두 충족한 것 외에 네이버웍스와의 연동이 가장 결정적인 도입 사유였습니다. 출퇴근 관리 등 워크플레이스에서의 활동이 네이버웍스 메신저로 자동으로 오니 무척 편했습니다.

또한 정기·비정기 업데이트를 통해 서비스가 지속적으로 개선되고, AI OCR 영수증 등 부가 서비스와 급여, 서약서 등 특화 서비스가 계속 추가되고 있다는 점이 마음에 들었어요. 조직 규모가 증가하는 상황에서 기존에 엑셀로 정산 작업을 하고 메일로 커뮤니케이션했던 업무들이 간소화되고 자동화될 수 있을 것이라는 기대감이 생기더라고요.

현재 넵튠뿐만 아니라 현재 같은 공간에서 근무하고 있는 넥스포츠, 마그넷, 님블뉴런을 포함해 총 4개의 법인이 네이버웍스와 워크플레이스를 사용하고 있습니다.

직원들의 연차 사용률과 만족도가 높아졌어요.

회사 근무 제도 중에 직원들이 가장 만족하는 제도가 월요일 오후 2시 출근제와 시차 제도입니다. 시차 제도란 시간 단위 연차제도를 의미하는데요, 1일 단위가 아닌 1시간 단위로 직원들이 원하는 시간만큼 선택해서 연차를 사용할 수 있습니다.

사실 시차 제도는 워크플레이스 도입 후에 생겨난 제도입니다. 이전에는 다른 회사들과 동일하게 반차라고 불리는 4시간 (0.5일)과 1일 연차 단위만 허용했습니다. 워크플레이스의 기능을 살펴보니 회사 근무 제도에 맞게 연차 기준을 설정할 수 있고, 휴가 신청서와 같이 전자결재 서식에 신청한 휴가 정보가 ‘근태’와 ‘급여’에 자동 적용되더라고요.

직원들 입장에서는 원하는 시간만큼 워크플레이스에서 직접 연차를 신청할 수 있고 사용 내역과 잔여 연차를 실시간으로 한눈에 확인할 수 있게 되어, 연차 사용률과 만족도가 높아졌어요.

직원들의 부재 상태를 쉽게 공유하고 확인할 수 있는 점도 워크플레이스의 또 다른 매력입니다. 네이버웍스와 워크플레이스에서 임직원을 검색하면 부재 일정이 표시되어, 부재중인 직원에게 연락하는 상황이 줄어들었습니다. 인사 담당자 입장에서 전 직원의 부재 일정을 조회하는 메뉴도 잘 이용하고 있습니다.

법인카드 연동과 AI OCR로 비용 정산 업무를 오전 내로 끝낼 수 있게 되었어요.

메일 템플릿과 유사하게 업무 시간을 줄여주는 기능으로 워크플레이스의 ‘법인카드 연동’과 ‘AI OCR’ 영수증을 빼놓을 수 없습니다. 이전에는 직원들이 법인카드 결제 내역을 엑셀로 수기 입력해서 회계 담당자에게 메일로 공유했어요. 개인카드 결제의 경우 직원마다 종이 영수증을 모아서 스캔해서 회계 담당자에게 전달하면, 회계 담당자는 영수증 스캔본을 일일이 확인하고 처리하는 방식이었습니다.

워크플레이스의 ‘법인카드 연동’과 ‘AI OCR’ 영수증 기능을 사용하고부터 이전 업무 처리 방식이 비효율적이라는 것을 알게 될 정도로, 업무 처리가 상당히 편해졌습니다. 법인 카드 내역과 개인 카드를 사용한 영수증 정보가 워크플레이스에 자동으로 입력되고 정산 시 사용 항목과 지출 목적 등을 손쉽게 선택해 상신하게 되면서, 회계 담당자가 매월 직원들의 경비를 정산하는 데 하루 이상 소요된 것에 반해 지금은 2시간 정도로 오전 근무 시간 내로 다 처리할 수 있다고 해요.

VoC 피드백이 너무 빨라서 사랑할 수밖에 없습니다.

업무 전반에 네이버웍스와 워크플레이스 활용도가 높은 만큼 기능적으로 아쉬운 부분도 생깁니다. 개선 또는 추가되었으면 하는 기능들을 정리해서 공유드리곤 하는데 피드백이 빨라서 네이버웍스와 워크플레이스를 더 사랑하는 것일 수도 있어요.

일례로, 처음에 워크플레이스의 ‘근태’에 잔여 연차가 소수점으로 표기되어 한눈에 이해하기 어렵더라고요. 사실 별게 아닐 수 있어도 사용자 입장에서는 이러한 작은 요소들이 큰 불편함으로 느껴지기 마련인데, 워크플레이스 담당자분께 개선 요청드린지 얼마 되지 않아 일·시간 단위로 변경해 주셨어요. 이러한 경험들이 쌓이다 보니 직원들이 네이버웍스와 워크플레이스 사용에 많이 만족해하고 있습니다.

현재 네이버웍스와 워크플레이스의 API 연동이나 챗봇 기능을 활용하고 있지 않지만 업무 효율과 자동화 측면에서 관심이 높습니다. 임직원분들이 네이버웍스와 워크플레이스 중심으로 더 편리하게 정보를 접근하고 빠르게 업무를 처리할 수 있도록 다른 서비스와 연계를 적용해 보려고 합니다.

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바디프랜드 도입사례 포인트 :

• 네이버웍스 도입으로 업무 소통 도구를 하나로 통합하여 비효율 감소
• 네이버웍스 협업 기능을 활용해 사내 문화 조성에도 도움이 됨
• 화상회의 기능은 회의뿐만 아니라 내부 교육용으로도 적극 활용
• 해외 사업 추진 시 네이버웍스의 AI 통번역 기능을 활용할 계획

“네이버웍스 브랜드에 대한 신뢰, 탄탄하고 편리한 기능, 그리고 압도적 찬성표가 나왔던 임직원 설문 결과에 따라 네이버웍스 도입을 결정했습니다.”

Q. 바디프랜드 기업 소개 부탁드립니다.

바디프랜드는 ‘고객의 건강을 디자인하는’ No.1 헬스케어 그룹으로, 2007년 3월 창립 후 올해로 15년 차를 맞았습니다. 기술과 디자인, 품질, 서비스, 고객만족 등 5가지 분야에서 경쟁사가 추격할 수 없을 정도의 격차를 만든다는 ‘오감 초격차(超格差)’ 경영을 펼치며 글로벌 헬스케어 기업의 입지를 다지고 있습니다.

특히 바디프랜드는 각 분야 전문의와 의료 전문 인력으로 구성된 ‘메디컬 R&D센터’와 기술연구소, 디자인연구소까지 융합 연구조직을 통해 진보적인 기술 연구에 박차를 가하며 안마의자가 마사지 제공에서 더 나아가 건강 증진에도 기여할 수 있도록 인체에 미치는 의학적 효능을 입증하는데 주력하고 있습니다.

현재 메디컬 R&D 센터 전문 인력들은 안마의자가 집안에서 쉽고 편하게 온몸을 밀착할 수 있는 플랫폼이라는 것을 간파하고, 세상에 없던 마사지 기술과 IoT, AI 등의 기술과 융복합을 통해 ‘메디컬 체어’, 더 나아가 ‘헬스케어 로봇’을 만들기 위해 연구개발과 기술 혁신을 거듭하고 있습니다. 과거 우리나라가 전자공학, 반도체 같은 분야에서 부단히 땀 흘려 오늘의 IT, 반도체 강국을 만든 것처럼, 바디프랜드는 메디컬 R&D센터가 중심이 된 융∙복합 R&D로 안마의자와 헬스케어를 대한민국을 먹여 살리는 미래 먹거리로 만들어 나가고자 합니다.

Q. 다른 브랜드가 아닌 바디프랜드를 찾는 이유. 인기 비결이 무엇인가요?

집에서 편하게 경험할 수 있는 ‘헬스케어 기기’ 역할에 충실하면서도 예쁜 디자인이 한몫한다고 생각합니다. 바디프랜드 특유의 럭셔리한 느낌과 집을 꾸며주는 인테리어 효과를 고객들이 좋아합니다. 창립 초기부터 R&D뿐만 아니라 디자인에도 많은 신경을 기울인 결과물입니다. 옛날 대중목욕탕에 흔히 있던 까맣고 딱딱한 안마의자 기억하시죠? 그래서 다들 안방 깊숙이 안마의자를 들여놓았다면 인테리어와 잘 어울리는 다양한 디자인을 가진 바디프랜드 제품을 시작으로 거실로 안마의자가 나오기 시작했습니다.

Q. 바디프랜드 조직 구성이 궁금합니다.

바디프랜드 도곡 본사와 전국 129개 직영 전시장, 주요 도시 백화점 매장, 지역 거점 창고를 기반으로 근무하고 있고, 크게 R&D, 영업지원, 고객 관리 등의 내근직 직원들과 판매, 배송, A/S 등의 외근직 직원들도 나누어져 있으며 내근직 직원 중 약 10%는 ‘직원을 위한 직원’들로 헤어숍, 사내식당 등 직원 복지시설에서 임직원들을 위해 근무하고 있습니다.

Q. 일하는 형태와 소통 방식은 어떤가요?

내근과 외근이 혼재되어 있는데요. 네이버웍스가 전국 1,400여 명 임직원 소통의 중심에 있습니다. 고정석에서 보는 업무가 많은 내근직은 대부분 네이버웍스 PC 앱을, 외근직은 모바일 앱을 활용합니다. ‘메시지’ 기능을 이용해서 사내 직원 간 소통뿐만 아니라, 외부 거래처 LINE 계정이나 네이버웍스 계정을 초대하여 함께 대화할 수 있어서 매우 편리합니다. 화상회의 기능도 유용하게 사용하고 있으며, 모든 기능의 PC와 모바일 앱 이용이 편리하고 실시간으로 동기화되어 편합니다.

Q. 네이버웍스는 어떻게 도입하게 되셨나요?

자체 그룹웨어 메신저도 있었지만, 그 외 2~3개의 개인용 메신저들이 혼용되고 있었습니다. 개인 톡은 업무와 일상 구분이 안 되는 점이 스트레스였고, 여타의 개인 메신저는 중요한 업무 내용이 보호되지 못하는 점이 문제였습니다. 무엇보다 서로 사용하는 메신저가 달라 업무 혼선이 잦았습니다. 이러한 문제를 해결을 위해 전 직원이 쉽고, 유용하게 쓸 수 있는 협업툴 네이버웍스를 도입했습니다.

Q. 다른 협업툴이 아닌 네이버웍스를 선택한 이유는 무엇인가요?

네이버웍스 브랜드에 대한 신뢰, 탄탄하고 편리한 기능, 그리고 임직원 설문 결과입니다.

협업툴 도입 검토 초기엔 여러 브랜드의 다양한 상품을 비교해 보았는데요. 브랜드 신뢰도와 요구 기능의 완성도 및 편리성을 검토한 결과, 선택지는 빠르게 ‘네이버웍스’로 좁혀졌습니다. 이후 직원들을 대상으로 네이버웍스 사용 희망 여부와 기대 사항 등을 묻는 설문을 진행했고, 압도적인 찬성 표와 긍정적 의견을 확인하여 네이버웍스 도입을 최종 결정하게 되었습니다.

Q. 네이버웍스의 여러가지 기능 중, 어떤 기능이 특히 좋나요?

도입 후 6개월 동안 잘 사용하고 있습니다. 앞서 말씀드렸듯 ‘메시지’와 ‘화상회의’ 기능을 가장 메인으로 활용하고 있고, ‘캘린더’와 ‘설문’도 활용도가 높습니다. 우선 메시지로 채팅뿐만 아니라 파일 공유도 쉽고 빨라서, 기존에 파일 하나를 주고받더라도 메일을 쓰던 번거로움이 크게 해소됐습니다.

화상회의 기능은 회의뿐만 아니라 내부 교육용으로도 잘 활용하고 있습니다. 예를 들어 영업 교육을 진행할 때, 매장에 있는 영업사원은 굳이 본사로 이동하거나, 별도 교육용 사이트에 접속하는 번거로움 없이 네이버웍스 모바일 앱으로 화상회의만 켜면 바로 교육을 들을 수 있습니다. 캘린더에 원격회의 접속 링크가 바로 보이고, 서로 묻지 않아도 일정을 바로 확인할 수 있어서 편리합니다.

설문 기능도 알짜 기능인데요. 저희 패션팀에서는 매년 계절별로 직원들이 실용적으로 입을 수 있는 유니폼을 제작해서 직원들이 사이즈 및 색상 등 취향대로 선택해서 구매할 수 있도록 하고 있습니다. 네이버웍스 설문 기능을 활용해서 수월하게 전사 수량을 취합하였습니다. 네이버웍스 안에서 설문을 작성하고, 메시지로 알리고, 미 응답 직원을 선택해서 리마인드 메시지를 보내는 것까지 한 번에 할 수 있어서 쉽고 빠르게 결괏값을 얻을 수 있었습니다.

Q. 네이버웍스 도입 후 어떤 점이 좋아졌나요?

업무 소통 도구가 네이버웍스 하나로 통합된 점이 가장 만족스럽습니다. 기존엔 팀, 매장, 개인 단위로 각자 다른 외부 개인용 메신저를 활용해서 비효율이 컸습니다. 그로 인한 착오도 많았는데, 네이버웍스 도입 후 zero에 가까워졌습니다.

부드럽고 수평적인 사내 문화 조성에도 도움이 됩니다. 네이버웍스에선 다양한 이모티콘을 사용할 수 있는데요. ‘네, 알겠습니다’ 같은 자칫 딱딱할 수 있는 대답도 이모티콘으로 대신할 수 있으니, 네이버웍스가 시니어와 주니어 세대를 자연스럽게 연결하는 매개체 역할을 하게 됐습니다. 세대별로 자주 쓰는 이모티콘 종류가 다른 점도 흥미로워요.(웃음)

Q. 관리자로서 네이버웍스를 평가한다면?

관리자의 업무 효율성을 높여줍니다. 6개월 전 도입 당시부터 지금의 관리 단계까지 별다른 어려움이 없었는데요. 관리자 메뉴에서 팀 구성, 구성원 추가 등 초기 세팅에 필요한 작업들을 쉽게 진행할 수 있었고, 매뉴얼에 정리도 잘 되어있었습니다. 암호 분실 등 직원 문의가 들어올 때에도, 암호 초기화 설정도 쉽고 대부분 케이스에 대한 답이 네이버웍스 헬프센터에 있어서 링크만 제공하면 되어 편리합니다. 연령에 관계없이 쉽게 쓸 수 있는 제품이다 보니 관리자인 저도 편한 것 같습니다.

Q. 추후 네이버웍스를 어떻게 활용할 계획이신가요?

세계적으로 코로나 상황 진정 후 해외 사업을 더욱 적극적으로 추진 예정입니다. 미국, 유럽 등 해외 주요 시장에서 영어, 스페인어 등 다국어 활용 빈도가 높아질 텐데, 네이버웍스의 AI 통번역 기능을 적극적으로 활용해 보고 싶습니다. 마치 바로 옆에 통역사가 있는 것처럼 실시간 번역이 되니, 현지 언어를 잘 모르더라도 기본적인 비즈니스 소통은 충분히 웍스로 가능할 것 같습니다.

Q. 역량 있는 인재 영입을 위해 기업 문화 측면에서 바디프랜드만의 차별점 소개 부탁드립니다.

다양성과 전문성, 도전적인 분위기, 사람 중심의 복지입니다.

라이브 커머스팀에선 개그맨 출신 직원이 라이브 커머스 등 다양한 활동을 하고, Art Lab에는 미술관 큐레이터 출신 직원이 있어서 예술과 안마의자를 접목하는 전시를 펼치며 공간을 다채롭게 꾸미고 있습니다. 다양성과 전문성을 조직문화에 반영하려는 노력입니다.

또 하나는 도전인데요. 어떤 일을 할 때 실패에 대한 두려움이 없습니다. 실패에 대한 질책보단 배움을 통해 더 좋은 결과를 낼 수 있도록 도와주는 문화 덕이라고 생각합니다.

마지막으로 복지입니다. 바디프랜드 본사에는 직원을 위한 카페와 베이커리, 헤어 살롱 등 멋진 시설들이 있는데요. 최고의 실력을 가진 F&B, 미용 전문가분들이 정직원으로 함께 일하고 있습니다. 트렌디한 헤어컷, 단돈 2,000원이면 됩니다.(웃음)

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