스타 법무법인 도입사례 요약

• 직관적인 UI 구성과 다양한 사용자 가이드 → 도입시간 단축 및 사용법의 빠른 습득

• 프로필 상태 설정 기능과 캘린더 자동 동기화 기능 → 일정 공유를 통한 업무 혼선 감소
• 정산, 휴가 등 업무의 디지털화·자동화 → 업무 시간 감소 및 정확도 증가

“모든 기능을 개별적으로 사용하고 있는 분들이라면, 네이버웍스를 통해 기능을 통합하여 효율을 높이시는 것을 강력하게 추천해 드립니다.”

Q. 스타 법무법인에 대해 소개해 주세요.

장새롬 대리님

저희 스타 법무법인은 대구 중심가 반월당역에 위치한 대구 주사무소를 시작으로, 부산 분사무소(부산 서면역 부근)와 대전 분사무소(대전 시청역 부근)를 두고 있는 법무법인입니다. 많은 고객분들의 사랑 덕분에 꾸준한 성장을 이뤄왔고, 전문가그룹, 법률사무본부, 영업관리본부, 전략기획본부, 경영지원본부, 각종 자문단 및 협력사와 함께 사업을 확장해 나가고 있습니다. 또한 정부 기관을 비롯해 민간 기관들과도 협력을 맺고 있습니다.

저희는 회생·파산을 비롯하여 분야별 상담 시스템을 갖추고 있으며, 이를 토대로 개인 맞춤형 법률 서비스를 제공합니다. 그 덕분에 감사하게도 상담 고객 만족도도 높은 편입니다.

 스타 법무법인 상담실

Q.스타 법무법인은 고객 만족도 만큼이나
임직원들의 만족도도 중요시한다고 들었습니다.
어떤 노력 또는 활동을 하고 계신가요?

장새롬 대리님

기존에는 회사의 성장에 중심을 두었다면, 최근에는 직원 만족도를 중요시하는 방향으로 전환하여 직원 간 유대관계와 공감에 힘쓰고 있습니다. 법무법인 필드에서 흔치 않은 ‘젊은 기업 마인드’라고도 할 수 있는데요. 효율적인 업무 환경을 만들고, 스타 법무법인만의 복지제도인 ‘스타로운 2.0 제도’를 시행했습니다.

대표적 예시로 스스로 업무 일정을 계획하고 진행할 수 있는 근무 자율성과 그에 대한 책임감을 높이는 유연근무제를 도입했고, 지역별 거점 근무제와 재택근무도 운영하여 출퇴근 부담을 줄였습니다. 또한 근무 시간으로 인정되는 개인만의 여가 시간 ‘브레이크데이’도 분기별로 운영 중이고, 시간제 연차 운영을 통해 은행·병원 등 개인 용무도 부담 없이 볼 수 있도록 지원하고 있습니다.

이정현 주임님

이색적인 명절 행사도 운영하고 있습니다. 설에는 ‘설프라이즈’라는 행사를 진행하는데, ‘니돈내산’이라는 컨셉으로 전 임직원이 갖고 싶은 선물을 선정해서 행사 당일 뽑기를 통해 선물을 받습니다. 10만 원에서 100만 원까지 다양한 선물들이 준비되어 있고 올해의 1등 상품은 스탠바이미였습니다.

그리고 추석에는 임직원의 부모님에게 감사의 마음을 담아 대표님의 연하장과 함께 한우 세트를 보내드리고 있습니다. 또 ‘K-밥스타’라고 하여, 점심 식사 시간을 2시간으로 늘려 맛집 탐방을 하며 소통하는 시간도 갖습니다.

Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇인가요?

장새롬 대리님

네이버웍스 도입 전에는 메신저, 캘린더, 메일이 분리되어 있었고, 결재도 서면으로 진행했습니다. 구성원 규모가 커지면서 개인 도구를 업무용으로 사용하는 데 부담이 되기 시작했고, 무엇보다 각자 다른 서비스이기 때문에 이를 통합하고자 하는 니즈가 생겼습니다.

라인과 비슷한 느낌의 업무용 메신저로 네이버웍스를 찾았는데 여러 기능을 맞물려 사용할 수 있는 점이 좋았습니다. 가령 그룹 메시지 방을 만들면 그룹 메일 주소도 자동으로 생성되니 한 그룹 안에서 메신저와 메일을 함께 사용할 수 있는 식이죠. 캘린더로 회의 일정 만들고 변동 사항이 생겼을 때, 일정에서 바로 메일이나 메시지를 열어서 전파할 수 있는 것도 같은 맥락이고요. 그래서 네이버웍스를 도입하게 됐습니다.

Q. 워크플레이스 도입 계기는 무엇인가요?

장새롬 대리님

워크플레이스는 네이버웍스를 먼저 사용하고 나서 도입했어요. 근무 형태 관리 기능이 필요했는데, 기존에 사용하던 전자결재 시스템은 해당 부분이 지원되지 않아서 매번 지문 인증 방식으로 했었습니다. 외근을 하거나, 지문 인식기가 없는 층에서 근무하는 직원이 매번 지문 찍기에 번거로움이 많았는데요. 마침 유연근무제 등 다양한 근무 형태 설정이 가능한 워크플레이스를 찾았습니다. 기존에 사용하던 네이버웍스와 연동성도 뛰어나니 다른 프로그램은 크게 고려 대상이 아니었어요.

Q. 도입 과정에서 어려움은 없으셨나요?

이정현 주임님

네이버웍스는 기존에 쓰던 라인 메신저와 구성이나 느낌이 워낙 비슷해서 빠르게 적응할 수 있었습니다. 네이버웍스에 비해 워크플레이스는 경영지원과 HR에 특화된 도구이니 처음엔 조금 낯설기도 했지만, 직관적인 UI 구성과 설명 문구, 사용자 가이드 모두 친절하게 잘 구성되어 있어서 빠르게 익힐 수 있었어요. 저희 경영지원본부뿐만 아니라 다른 직원분들도 말씀 주시는 장점이라 생각합니다. 그리고 스스로 해결하기 어려운 이슈도 네이버클라우드 팀에 문의를 드리면 빠르게 해결해 주셔서 많은 도움을 받고 있습니다. 모든 직원분이 진심으로 좋은 서비스를 제공하려는 노력과 열정을 느껴서 늘 감사하게 생각하고 있습니다.

Q. 업무와 소통에 네이버웍스, 워크플레이스를
어떻게 활용하고 계신가요?

장새롬 대리님

네이버웍스의 설비 예약 기능을 많이 활용하고 있습니다. 회의실, 상담실, 공용 차량 등 예약이 필요한 자산들을 설비로 등록해서 사용하고 있습니다. 이전에는 회의실, 상담실 예약 현황이 자동으로 공유되지 않아서 업무 담당자 간 혼선이 많았는데, 예약 기능을 활용한 후로는 이런 어려움이 해소되었습니다.

또한, 유연근무제를 시행하면서 다양한 장소와 시간에 근무하고 있는데, 프로필 상태를 통해 일정 공유가 되고 자동 동기화가 되어 업무에 혼선을 줄일 수 있었습니다.

그리고 게시판 기능도 정말 잘 사용하고 있습니다. 앞서 말씀드린 K-밥스타, 명절 행사, 캐주얼 데이 등 사내 행사 사진 등을 공유하는데, 댓글이나 이모지로 자유롭게 소통하며 유연한 회사 분위기를 만드는 데 큰 도움이 됩니다.

 게시판 기능 활용 장면

이정현 주임님

저는 워크플레이스 근태 형태 관리 기능을 잘 활용하고 있습니다. 저희는 기본적으로 유연근무제를 운영하지만, 일부 고정 근로제로 출근하는 직원분들도 있습니다. 워크플레이스에서는 이렇게 다른 근무 형태를 개별적으로 적용할 수 있으면서도, 근무 형태별 출퇴근 현황 등을 한눈에 확인할 수 있어서 경영지원본부 업무에 큰 도움이 됩니다.

연차 관리도 효율적으로 하고 있습니다. 기존에는 연차 현황을 엑셀 파일로 수기 관리했다면, 지금은 연차 신청 결재를 올리면 자동으로 잔여 일수에서 차감되고, 잔여 연차도 근속 연수에 맞게 매년 업데이트되어 경영지원본부와 직원분들 모두 일관된 기준으로 연차 제도를 바라볼 수 있게 됐습니다.

마지막으로 비용 정산 기능도 잘 쓰고 있어요. 기존에는 비용 정산을 하기 위해서 모든 영수증을 모으고, 스캔하는 등 번거로움이 있었는데, 지금은 전자 결재로 상신만 하면 되기 때문에 수고로운 업무를 크게 줄이게 됐습니다.

Q.네이버웍스와 워크플레이스 도입 후 어떤 점이 좋아지셨나요?

장새롬 대리님

업무 효율성이 정말 높아졌습니다. 워크플레이스로 인해 정산을 위한 모든 과정이 매끄러워졌고, 경조 휴가, 경조금 지급 등도 자동으로 되기 때문에 수기로 관리하던 업무 시간이 대폭 줄었어요.

또한, 임직원 스스로 급여 명세서와 실시간 잔여 연차 확인이 가능해져 업무가 편리해졌습니다.

이정현 주임님

그룹 메시지방을 사용하면서 커뮤니케이션이 정말 수월해졌습니다. 여러 명이 함께 있는 방에서 간단히 메시지를 남길 수 있으니, 나중에 찾기도 편하고, 말이 휘발성으로 인해 생길 수 있는 오해도 크게 줄었어요. 이해가 어려운 내용은 특정 메시지 박스를 콕 집어 답장 형태로 메시지를 이어 쓸 수 있고, 물어볼 대상을 멘션 해서 알림을 보낼 수 있어서 빠르고 정확한 소통에 많은 도움이 됩니다.

Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.

장새롬 대리님

네이버웍스와 워크플레이스의 연동을 통해 업무 효율이 정말 좋아진 것 같습니다. 과거의 저희처럼 모든 기능을 개별적으로 사용하고 있는 분들이라면, 네이버웍스를 통해 통합하여 효율을 높이시는 것을 강력하게 추천해 드립니다. 문의 사항이 있을 때마다 항상 빠르고 친절하게 대응해 주시는 것도 정말 감사하게 생각하고 있습니다.

이정현 주임님

법률 관련 고민이 있으신 고객님들, 앞으로가 더 기대되는 저희 스타 법무법인을 편하게 찾아주세요. 전문성을 바탕으로 고객 여러분의 고민을 해결해 드릴 수 있도록 최선을 다하겠습니다!

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마더케이 도입사례 요약

• 보안에 취약한 개인용 메신저 대신 네이버웍스 사용 → 해킹과 같은 문제에 대한 걱정 감소

• 모바일에서 사용하기 편한 UI, 다양한 가이드 영상 → 낮은 진입장벽으로 빠르게 적응
• 네이버웍스 설문 기능과 게시판 이용 → 팀원 간 커뮤니케이션 증가

“네이버웍스의 메시지 방만으로도, 이전 대비 업무 능률이 올라간다는 느낌을 완연히 느낄 수 있습니다.”

Q. 마더케이에 대해 소개해 주세요.

노아나 과장님

마더케이는 2010년부터 지금까지 ‘엄마가 우선 행복해야 한다’라는 생각으로 처음 해보는 육아가 어렵지 않도록 편안하고 안심하며 쓸 수 있는 육아용품을 만드는 브랜드입니다. 아무래도 대표님이 엄마의 입장에서 아기를 키우면서 ‘이런 제품이 있으면 좋겠다’라는 니즈에서 출발했기 때문에 실제 엄마들과 교감이 되었고, 지금의 마더케이로 성장할 수 있었다고 생각합니다. 현재도 육아를 하는 임직원들의 니즈를 참고하여, 엄마들에게 필요한 제품을 기획·개발하고 있습니다.

 마더케이 사무실 전경

김의영 과장님

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마더케이는 엄마들에게 국민 지퍼백으로 불린다는 ‘항균 아기 지퍼백’을 국내 최초로 개발, 제조한 업체입니다. 현재는 엄마들의 출산부터 회복까지 모든 시기를 책임지기 위한 브랜드로 확장하고 있습니다. 이를 위해, 마더케이 외에도 마더케이 라이프, 케이맘, 솔루티오까지 총 4개의 브랜드를 만들어 아기 물티슈, 아기 세제, 라이프스타일 제품 등 여러 가지 제품을 제조, 유통하고 있습니다. 또한, 중국, 대만, 호주, 싱가포르, 말레이시아 등 해외 시장으로의 진출도 꾸준히 하고 있으며, 좋은 반응을 얻고 있습니다.

Q. 마더케이는 사회공헌활동을 많이 한다고 들었는데,
대표적으로 어떤 것이 있나요?

김의영 과장님

저희의 대표적인 사회 공헌활동에는 이른둥이 캠페인 ‘모유 FOR YOU’라는 것이 있습니다. 이른둥이는 출생 시 몸무게가 2.5kg 이하 또는 37주 미만에 출생하는 아기를 의미하는데요. 완전히 성장이 이루어지지 않은 채 태어났기 때문에, 인큐베이터에서 조금 더 자란 뒤에 퇴원하게 되죠. 이른둥이의 빠르고 건강한 성장을 위해서는 엄마의 모유가 필요한데, 인큐베이터에서 생활하는 아기에게 직접 모유 수유가 어려운 경우가 많아요. 그래서 마더케이는 이른둥이 가정을 대상으로 모유 전달에 꼭 필요한 초유 저장팩을 지원하고 있어요. 현재(24년 2월 기준)까지 약 1,620명의 이른둥이에게 60만 장 정도의 저장팩을 지원했고, 앞으로도 쭉 캠페인을 이어나갈 예정이에요. 지원이 필요하신 분들은 저희 마더케이몰에서 신청해 주시면 돼요. 그 외에도 취약 계층을 위한 여러 활동들도 지속해서 진행할 예정이고요.

마더케이 이른둥이 캠페인 ‘모유, FOR YOU’

Q. 네이버웍스, 워크플레이스 도입 계기는 무엇인가요?

노아나 과장님

네이버웍스, 워크플레이스 도입 이전에는 국내 개인용 메신저, 별개의 이메일을 이용해 소통했고, 별도의 ERP 프로그램을 사용했습니다. 보안에 취약한 개인용 메신저를 업무용으로 사용하다 보니, 해킹과 같은 문제를 겪기도 했습니다. 실제로 옆자리에 있는 직원의 계정이 해킹당해, 돈을 빌려달라는 일도 있었고, 송금 직전까지 갔던 직원도 있었던 웃지 못할 해프닝도 있었습니다. 그리고 ERP의 경우에는 회사 전사적으로 사용하기엔 괜찮아도, 실질적으로 업무에 필요한 소통·협업 기능에 많은 부족함을 많이 느끼기도 했습니다.

​

이러한 이유로 업무용 메신저와 그룹웨어의 도입을 고민하고 있었는데, 지원 사업 업무를 하던 중 국가에서 하는 비대면 서비스 바우처 지원 사업 공고를 보게 되었습니다. 여러 업무용 서비스들이 리스트로 있었으나, 네이버가 주는 신뢰성과 트렌디한 이미지 때문에 네이버웍스와 워크플레이스를 함께 도입하게 되었습니다. 또한, 메신저와 메일, 그룹웨어를 별도로 운영하는 불편함을 덜어내고 두 서비스 간 연동이 되는 것도 중요하게 생각하고 있었기 때문에, 도입하게 된 또 다른 계기라고 할 수 있겠네요.

Q. 초기 교육에서 어려움은 없으셨나요?

김의영 과장님

저희는 경영 지원 업무를 하므로, 먼저 네이버웍스와 워크플레이스를 익히고, 사용법에 대해 직원들에게 안내를 했는데요. 네이버웍스 유튜브 채널에 사용법에 관한 가이드 영상들이 많아서 큰 도움이 되었어요. 또, UI나 기능들이 워낙 직관적으로 구성되어 있다 보니, 직원들도 처음 사용할 때 큰 어려움이 없었다고 해요.

노아나 과장님

가장 많이 사용하는 네이버웍스의 메일과 메시지 기능도 모바일에서 사용하기 편한 UI로 구성되어 있어 흔히 쓰는 개인용 메신저처럼 편리하게 사용하고 있어요.

Q. 업무와 소통에 네이버웍스, 워크플레이스를 어떻게 활용하고 계신가요?

김의영 과장님

저희 경영지원팀에서는 사내 직원들 대상으로 다양한 이벤트를 진행하는데요. 네이버웍스의 설문 기능을 많이 활용하고 있어요. 한 달에 한 번 전체 직원이 점심을 먹는 저희만의 문화가 있는데, 이런 점심 회식 때 좋아하는 인물, MBTI, 취미 등의 내용을 설문을 통해 받고, 그걸 바탕으로 자리 배치 및 그루핑을 하곤 해요. 또, 우수 사원을 선정하는 때에도 설문을 사용하기도 하고요.

​

그리고 저희 회사 분위기 자체가 일할 때는 일하고, 놀 때는 또 재미있게 노는 분위기인데요. 그래서 가정의 날, 문화의 날, 송년회, 창립기념일 행사 등등 이런 모든 것들을 네이버웍스 게시판에 공지하고, 그곳에 사진이나 댓글들을 올리며 서로 소통하는 공간으로도 사용하고 있어요. 전사 공지, 사내 공모전 또한 게시판에 올리고 있고요.

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업무용 메신저를 사용할 때는 메시지에 공지했던 것이 전부였는데, 네이버웍스 게시판을 활용하다 보니 직원들이 이전 보다 더 으쌰 으쌰해졌다고 할까요?

노아나 과장님

네이버웍스의 설비 예약 기능을 많이 활용하고 있어요. 기본적인 회의실부터 업무용 차량, 노트북, 스튜디오, 촬영 장비까지 모든 설비를 캘린더에 등록해 누구나 쉽게 예약할 수 있도록 했어요. 이전에는 시스템이 없다 보니, 중복으로 예약되는 등의 곤란한 상황들이 있었는데, 이제는 그런 일이 발생하지 않아 모두 만족하면서 사용하고 있어요.

​

또, 워크플레이스의 연차 촉진 기능을 정말 잘 사용하고 있어요. 이전에는 서면으로 연차 계획서를 직원들에게 일일이 받아야 했는데, 지금은 개개인이 미리 계획서를 작성해서 제출하면 자동으로 접수가 되고, 시스템에 기록이 되니 불필요한 과정들도 줄고, 업무가 한결 간편해졌어요.

Q. 네이버웍스와 워크플레이스 도입 후 어떤 점이 좋아지셨나요?

노아나 과장님

앞선 이야기의 연장선일 수 있는데, 무엇보다 직원들 간의 소통이 훨씬 좋아진 것 같아요. 게시판에 올라오는 사진이나 글에 서로 이모티콘 등을 활용하며 댓글을 활발하게 다는 모습도 그렇고, 메시지방을 통해서 더 편하고 자유롭게 소통하는 것들도 그렇고요.

​

또 업무적으로는 메시지방에 이전 나눈 대화와 노트에 기록해둔 내용들이 남아있기 때문에, 인수인계를 받는 담당자가 이전 히스토리도 파악할 수 있다는 점도 좋아요. 메시지방 만으로도, 이전 대비 업무 능률이 올라간다는 느낌을 완연히 느낄 수 있습니다.

김의영 과장님

저는 모바일에서도 결재 기능을 많이 사용하고 있는데요. 빠르게 상신해야 하거나, 승인해야 되는 기안들이 있을 때, 꼭 PC 앞에 있지 않아도 된다는 점이 너무 좋더라고요. 확실히 업무 속도도 빨라지고, 효율성 측면에서도 개선이 된 것 같아요.

Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.

김의영 과장님

네이버웍스와 워크플레이스를 함께 사용하면서 소통과 효율 모두를 잘 챙기고 있는 것 같습니다. 구성원 모두 근무하는 시간 내내 네이버웍스를 만족하면서 사용하고 있어요. 마더케이를 담당하시는 파트너사 맥플러스와 네이버웍스 메시지방에서 문의사항을 여쭙고 있는데요, 항상 빠르고 친절하게 대응해 주시는 것도 너무 감사하게 생각하고 있습니다.

노아나 과장님

앞으로도 지금처럼 엄마와 아기의 행복을 위한 브랜드로서 더욱 성장할 마더케이 많은 관심과 응원 부탁드립니다!

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비모뉴먼트 (달바) 도입사례 요약

• 네이버웍스 메일 템플릿 사용 → 반복 업무의 자동화

• 사내 공지, 아이디어 제안에 게시판 활용 → 아이디어 공유 및 피드백 활성화
• 업무 단위 별로 나누어 활용하는 드라이브 → 자료 공유 및 아카이빙 효율성 증가

“프리미엄 비건 뷰티 브랜드 달바(d’Alba)를 운영 중인 (주)비모뉴먼트는 네이버웍스와 워크플레이스를 도입하여 아날로그적 업무 방식을 디지털화했습니다.”

Q. 비모뉴먼트에 대해 소개해 주세요.

유명한 이사 님

비모뉴먼트는 프리미엄 비건 스킨케어 ‘달바(d’Alba)’ 브랜드를 런칭하고 운영 중인 뷰티 전문 기업입니다.

달바는 이탈리아의 최고급 비건 원료인 ‘화이트 트러플’과 한국의 가장 선진화된 스킨케어 기술을 결합하여 탄생한 스킨케어 브랜드입니다.

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대표 제품인 미스트 세럼뿐 아니라 에센스 선크림, 톤업선크림, 더블크림 등을 연속으로 히트시키며

연 매출 1,000억 이상의 기업으로 성장하면서도, 평균 연령 30세 초반의 젊은 기업으로 스타트업 특유의 수평적인 문화와 분위기를 이어나가고 있습니다.

대표 상품 ‘화이트 트러플 퍼스트 스프레이 세럼’

Q. 네이버웍스, 워크플레이스 도입 계기는 무엇인가요?

유명한 이사 님

기존에는 국내 업무용 메신저를 사용하고 있었습니다. 그러나 회사가 성장하고 인원이 늘어나며 메신저뿐 아니라 드라이브, 문서 결재 등 여러 가지 기능이 제공되는 그룹웨어의 필요성을 느끼게 되었는데요. 저희가 필요했던 기능을 갖고, 전통적인 그룹웨어 스타일과 다르게 젊은 느낌의 UI를 제공하는 네이버웍스와 워크플레이스를 선택했어요.

장종원 매니저님

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경영지원팀 인사총무 담당자로서 아날로그적인 업무 방식을 디지털화하고 싶었습니다. 예를 들어 법인 인감 날인 신청서처럼 자주 쓰는 문서 양식도 매번 저희가 출력하고 동료분들이 직접 작성해야 하는 번거로움이 있었어요. 사업이 커질수록 계약서 날인할 일도 많이 생겼는데, 법인 인감 날인 신청부터 아날로그 방식으로 하나씩 해야 하니 효율적이지 않았어요. 반면 워크플레이스에서는 모든 신청 업무를 전자 결재로 처리하고, 네이버웍스와 연동하면 메신저나 메일로 결재 알림도 편리하게 받을 수 있어 두 서비스 도입을 결정했습니다.

Q. 초기 교육에서 어려움은 없으셨나요?

하연수 매니저님

물론 새로운 협업 툴을 도입하면서 변화에 대한 부담은 있었지만, 직관적인 네이버웍스 덕분에 교육을 담당하는 경영지원팀과 사용하는 직원들 모두 어렵다고 느낀 경우는 거의 없었던 것 같습니다. 매뉴얼 없이도 자연스럽게 ‘이런 기능과 메뉴들이 있구나‘ 파악하기 쉬웠기 때문이에요. 가장 많이 쓰는 네이버웍스의 메일과 메시지 기능도 모바일에서 사용하기 편한 UI로 구성되어 있어 흔히 쓰는 개인용 메신저처럼 편리하게 사용하고 있습니다.

네이버웍스 모바일 앱으로 소통하는 모습

Q. 네이버웍스와 워크플레이스 도입 후 어떤 점이 좋아지셨나요?

장종원 매니저님

이전에는 재직 증명서나 경력 증명서와 같은 서류들을 일일이 작성해서 드려야 했다면, 워크플레이스에서는 클릭 한 번으로 쉽게 증명서 발급이 가능하기 때문에 단순 업무에 리소스를 할애하지 않아도 된다는 점이 편리합니다.

​

그리고 네이버웍스 메일 템플릿을 활용하여 반복적으로 안내하는 내용을 상당 부분 자동화할 수 있고, 메일도 보낸 사람이나 제목, 내용을 기준으로 분류할 수 있어 좋아요. 저는 보낸 사람(발신자)을 분류 기준으로 자주 사용하고 있습니다.

하연수 매니저님

네이버웍스의 게시판도 사내 공지, 아이디어 제안 등 다양한 목적으로 활용 중입니다. 공지사항을 누가 읽었는지 확인할 수 있어서 안내하는 인사총무 담당자 입장에서 정말 편리하고, 아이디어에 대해 댓글이나 리액션 아이콘으로 피드백을 쉽게 할 수 있어서 꾸준히 많은 아이디어가 올라오게 하는 비결이라 생각합니다.

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네이버웍스 드라이브를 전사 단위나 프로젝트/팀 단위로 나누어 활용할 수 있는 점도 좋아요. 저희는 기본적으로 모든 업무 자료를 전사 공유 드라이브에 올려 자산화하는데, 디테일한 업무 과정은 전사 단위보다는 프로젝트 그룹에 속한 분들과 공유하는 것이 더 효율적입니다. 이럴 때 네이버웍스 그룹 메시지 방만 만들면 그 안에 공유 드라이브가 자동으로 생성되니 프로젝트나 팀 단위로 자료를 공유하고 아카이빙 하기 효율적입니다.

아이디어 제안 창구로 활용되는 게시판과 메시지방 폴더

Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.

유명한 이사 님

지금도 네이버웍스와 워크플레이스의 연동되는 기능들을 잘 활용하고 있지만, 개인적으로는 개별 앱이 아닌 하나의 앱에서 활용할 수 있으면 더 좋을 것 같습니다. 그렇게 되면 직원들의 업무 편의성도 더 늘어날 것으로 기대가 됩니다.

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그리고 저희가 이번에 ‘비건 퍼플 선크림’을 출시했는데, 보색 효과를 통해 칙칙하고 노란 피부를 화사한 피부로 보정해 주는 보랏빛 톤업 선크림이에요. 워터풀 톤업 선크림 라인업의 신상품이니 많은 관심 부탁드립니다!

달바 비건 퍼플 톤업 선크림

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뉴대성병원 도입사례 포인트 :

•  과거, 개인 메신저 사용으로 업무와 개인 사생활 분리 문제와 보안 문제 등의 문제 존재
•  메일, 메신저, 게시판을 통해 사내 소통 일원화, 워크플레이스 결재 연동으로 업무 효율 향상
•  네이버웍스 도입 후, 개인 메일 도메인 통일로 병원 홍보 효과 얻음
•  문서 출력 대신 전자결재 기능 활용, 문서 작성에 대한 피로도 감소

“네이버웍스를 도입했으니 꼭 쓰세요”라고 안내하는 것보다 ‘네이버웍스를 꼭 써야 하는 이유’를 잘 만들어주는 게 중요합니다.

Q. 자기 소개 부탁드립니다.

안녕하세요, 재단법인 대성재단 뉴대성병원 정지민 사무국장입니다. 인사기획팀 팀장으로서 병원의 인사, 소통과 관련된 업무도 함께 담당하여 네이버웍스 도입을 이끌기도 했습니다.

Q. 뉴대성병원 소개 부탁드립니다.

1983년 개원 후 40년이 됐습니다. 당시 이름은 ‘대성병원’이었는데요. 최근 병원 리모델링과 함께 ‘환자 중심’, ‘시민의 병원’으로 다시 태어난다는 대성재단의 다짐을 담아 ‘뉴대성병원’이라는 새로운 이름으로 환자분들과 함께 만나고 있습니다. 부천 지역 내 종합병원 중 역사도 가장 길고 규모도 커서 부천에 계신 분들 중 ‘대성병원’ 모르는 분은 아마 안 계시지 않을까 싶어요.

Q. 다른 병원과 차별화 되는 뉴대성병원만의 특징은 무엇인가요?

뉴대성병원은 일반 검진과 암 검진은 물론, 종합 건강검진까지 폭넓은 검진 서비스를 원스톱으로 제공합니다. 스포츠 재활 센터도 갖추고 있어서 재활 환자분들의 만족도도 높은 편이고요. 최신 장비도 잘 갖추어져 있고, 대학병원 출신 교수님도 많이 계셔서 수준 높은 의료 서비스를 받으실 수 있습니다. 마지막으로 협진 면에서 뉴대성병원을 따라올 만한 종합병원은 없다고 자부할 정도로 협진이 정말 잘 되고 있다는 점도 특징입니다.

Q. 네이버웍스는 어떻게 알게 되셨나요?

올해 초 IT 업계에 종사하는 지인 소개로 알게 되었습니다. IT 비전공자 입장에서 일반인이 사용하기 좋은 협업툴이 무엇인지 물었어요. 가장 먼저 나왔던 답이 ‘네이버웍스’ 였습니다. 바로 30일 무료체험 시작하고 이것저것 눌러보며 사용해 봤는데, 다른 협업툴은 기능을 익히고 익숙해지는 데 시간과 노력이 필요한 반면 네이버웍스는 모든 게 쉽고 직관적이었어요. 네이버가 그렇듯 모든 기능들이 한국 사람의 니즈에 맞게 잘 설계되어 있다는 느낌을 받았습니다.

Q. 네이버웍스 도입 전에는 사내 소통을 어떻게 하셨나요?

카카오톡을 주로 썼습니다. 워낙 많은 사람들이 쓰는 메신저라는 점에선 편했지만, 업무와 개인 사생활이 분리되지 않는 문제나, 병원 업무 정보가 그대로 남는 보안 문제 등 단점이 훨씬 컸어요. 개인용 메신저를 업무용으로 쓰기엔 무리가 있었죠.

Q. 기존 방식을 바꾸는 게 쉽진 않으셨을텐데요.

의료진부터 행정 직원까지 인원도 적지 않은데 업무용 소통을 한 곳으로 모아주는 도구가 없다 보니 여기저기서 불만이 많았어요. 인사 담당으로서 직원분들의 불만을 줄이고, 소통 효율과 만족도를 높이는 게 급선무였습니다. 200명 가까운 직원을 대상으로 새로운 도구를 도입하는 게 쉬운 일은 아니었지만, 그래도 한 번 잘 도입하면 이후 얻게 될 이익이 훨씬 클 것이라 생각했습니다.

Q. 다른 협업툴이 아닌 네이버웍스를 도입하신 이유는 무엇인가요?

메신저, 메일 기능과 (워크플레이스) 전자결재 기능을 함께 쓸 수 있다는 점이 크게 작용했습니다. 네이버웍스와 워크플레이스를 결합해서 사용하면 메일이나 메신저로 결재 알림을 받고, 바로 검토한 다음 승인할 수 있더라고요. 기존 수기 결재는 특정 단계에 걸려서 업무 진행이 늦어지는 경우가 많아서, 이를 전자 결재로 변경하고 담당자에게 진행 현황을 즉각적으로 알려줄 필요가 있었는데요. 네이버웍스 소통 기능과 워크플레이스 결재 기능 연동으로 고민을 해결할 수 있었습니다.

없던 비용이 생기는 거라 고민이 있었지만, 앞으로 얻을 편리함을 생각하면 그리 크지 않다는 생각이 들었어요. ‘어쩌면 한 사람이 하는 일보다 더 많은 일을 하게 될 텐데…’ 싶었죠. 다행히 설득력이 있었는지 네이버웍스와 워크플레이스 도입 의사결정도 수월하게 진행됐습니다.

Q. 도입 과정에 어려움은 없으셨나요?

그럼에도 변화란 쉽지 않은지, 새 협업툴 도입에도 여전히 카카오톡을 사용하는 분들이 많았습니다. 새로운 것에 대한 부담이 어쩌면 당연하죠. 와중에 네이버웍스 게시판을 활용해서 공지를 하기 시작했는데, 그때부터 네이버웍스를 쓰는 비중이 확 올라가더라고요. 네이버웍스를 도입한지 네 달 조금 넘었는데, 요즘엔 “병원에서 누가 카톡에서 업무해요.”라는 말이 나올 정도로 대부분 네이버웍스를 쓰고 있어요.

담당자로서 한 가지 팁을 드리자면 단순히 “네이버웍스를 도입했으니 꼭 쓰세요”라고 안내하는 것보다 네이버웍스를 꼭 써야 하는 이유를 잘 만들어주는 게 중요한 것 같습니다.

Q. 이 과정들을 혼자 담당하셨나요?

네이버웍스 파트너 아이비컴텍의 도움을 많이 받았습니다. 처음에는 혼자 이것저것 살펴보다가 본격적인 검토 단계로 들어가면서 파트너와 함께하게 되었는데요. 네이버웍스와 워크플레이스의 꼭 필요한 기능 위주로 사용할 수 있도록 컨설팅을 해주셨어요.

가령 워크플레이스는 전자결재뿐 아니라 근태 관리나 회계 기능까지도 써볼까 생각했었는데, 오히려 꼭 필요한 전자결재 중심의 Lite 버전을 먼저 쓰면서 적응하고, 이후에 Basic 버전으로 업그레이드할 것을 권해 주셨어요. 진심으로 저희에게 필요한 계획을 만들어 주신다는 인상을 받았고, 단단한 신뢰도 생겼습니다. ​

Q. 업무에 네이버웍스를 어떻게 활용하고 계신가요?

메일은 외부 소통 목적으로 주로 활용합니다. 이전에는 직원 개인 소유의 네이버, Gmail 등 메일을 사용하다가 지금은 네이버웍스 기업 메일을 사용하고 있습니다. 사내에서는 워크플레이스 결재를 연동해서 알림을 받아보고 있는데요. 급여명세서가 네이버웍스 메일 계정으로 발송되도록 설정한 이후로 회사 메일 사용률이 확 늘었습니다. (웃음) 결재 서식도 병원에 맞는 형태로 수정해서 활용할 수 있어서 편리해요.

메신저와 게시판은 사내 소통과 공지 목적으로 활용합니다. 그중 ‘메시지 회수 기능’은 특히 유용하게 잘 쓰고 있어요. 카카오톡에서는 어떤 상황에서 삭제가 되고 안 되는지도 알기 어렵고, 조금만 시간이 지나면 삭제가 되지 않아 불편했는데 네이버웍스에서는 필요에 따라 1시간이나 24시간으로 기한을 넉넉하게 두고 읽은 메시지까지 회수할 수 있어서 편리합니다. 게시판은 공지사항 업로드 목적으로 가장 많이 활용하는데, 자유게시판 등 목적별 게시판을 늘린다면 더 풍성한 내용들이 병원 내에서 유통되고 공유되게 하는 데 도움이 될 거라 생각합니다.

Q. 도입 후 어떤 점이 좋아졌나요?

기존 개인 메일을 쓸 때는 각자 다른 이메일 도메인이 찍혔는데, 지금은 @nds.or.kr로 통일된 도메인을 쓰니 이 자체로 병원 홍보가 되는 것 같아요. 그리고 문서 출력 대신 전자결재를 시작하며 문서 작성에 대한 피로도도 줄었고, 결재 누락이나 문서가 중복되는 경우도 거의 사라지며 편리해졌습니다. 모두에게 전자결재 진행 단계가 공유되니 ‘나 때문에 업무가 느려지면 안 된다’는 긍정적인 인식이 자연스럽게 생기더라고요.

Q. 앞으로의 기대가 있다면 말씀 부탁드립니다.

네이버웍스 도입 후 지금까지는 각 개인이 사용하던 업무 도구를 한 데 모아 통합해온 과정이었다고 생각합니다. 하지만 조금 더 깊이 있게 사용하기 위해선 아직 과제가 남아있다고 생각합니다. 예를 들어 개인 메시지는 다들 네이버웍스를 사용하는데, 그룹방을 만들어 협업하는 것은 아직 익숙하지 않은 분들이 계세요. 캘린더도 병원 장비나 회의실을 설비로 등록해서 예약할 수 있게 체계를 만들면 활용도가 높아지지 않을까 생각합니다.

저희처럼 네이버웍스를 더욱 잘 활용하고 싶은 욕심이 있는 병원이나 기업을 위해, 네이버웍스 팀에서도 정기적으로 사용 팁을 보내주시면 좋겠습니다. 파트너 담당자분께도 계속해서 자문을 구하며 많은 팁을 배우고 적용해 보겠습니다!

네이버웍스 블로그 도입사례 보기

뉴대성병원

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인생네컷 도입사례 포인트 : 

 

– 네이버웍스를 전사적으로 활용, 직원 간 효율적 소통 지원

– 네이버웍스 메일, 메신저 기능을 통해 근무 장소 관계없이 신속하게 소통

– 네이버웍스 도입 후, 개인 메신저 사용률 80% 이상 감소 및 개인 업무 효율 향상

– 업무 흐름 및 직원 간 소통 향상, 좋은 사내 문화 형성

 

“네이버웍스 전사 도입 후 개인 메신저 사용률이 80% 이상 줄었고 개인 업무 효율이 높아졌습니다. 뿐만 아니라, 기존에 종이로 보던 업무의 70% 가량이 감소하는 효과도 거두었습니다.”

안녕하세요! 기업 및 서비스 소개 부탁드립니다.

A. 이호익 대표 : 엘케이벤쳐스는 2017년 설립된 키오스크 제조 및 소프트웨어 개발 기업이자, 즉석사진 업계 최초로 ‘인생네컷’ 을 매장화하여 MZ 세대 놀이문화 플랫폼을 제공하는 문화 콘텐츠 기업입니다. 최근에는 나만의 모습을 셀럽 화보처럼 담는 하이엔드 셀프 사진관 ‘포토드링크(PHOTODRINK)’도 런칭하여 사업 범위를 넓히고 있습니다.

인생네컷 매장 이미지

전국 300개 이상의 매장을 보유한 인생네컷의 ‘성공 포인트’는 무엇인가요?

A. 이호익 대표 : 인생네컷의 성공 포인트는아날로그 속 트렌디함에 있습니다. 디지털 파일이 아닌 인화된 사진이 주는 아날로그 감성 그 자체에 대한 선호도가 높아요. DSLR 카메라를 도입해 인화된 사진 퀄리티도 높습니다. 매월 출시하는 인생네컷 오리지널 디자인 프레임을 비롯해서 넷플릭스, 코카콜라, 1theK 등 콘텐츠 브랜드나 디즈니, 잔망루피 등 트렌디한 캐릭터와 콜라보를 통해 제작한 MZ 세대 맞춤형 프레임도 반응이 좋아요.

동시에 디지털의 편리함과 흥미 요소도 함께 제공하기 위해 노력하는데요. 최근 출시한 인생네컷 모바일 APP과 QR 코드 사진 저장 기능, 타입랩스 영상 기능이 그 사례에요. 더불어, MZ 세대 취향 파악을 위해 유튜브, 인스타그램 등 다양한 공식 채널을 통해 고객 소통에 힘쓰고 있습니다.

팀 구성이 궁금합니다.

A. 이호익 대표 : 엘케이벤쳐스는 전략기획부(기획마케팅팀, 기획디자인팀), 영업부, 관리지원부, 기획개발부, 연구개발부, 경영지원부로 구성되어 있습니다.

먼저 기획마케팅팀에서 브랜딩/마케팅 전략을 짜고 콘텐츠를 기획하면, 기획디자인팀은 기획안을 바탕으로 콘텐츠를 디자인하고 제작해요. 영업부는 전국 300개 이상의 인생네컷, 포토드링크 매장 관리와 영업을 담당하고, 관리지원부는 셀프 사진 키오스크와 프로그램 설치를 지원합니다. 기획개발부와 연구개발부에서는 인생네컷과 포토드링크 프로그램 및 APP 개발, 서버 관리를 담당하며 경영지원부는 엘케이벤쳐스 경영 전반을 관리하고 지원합니다.

부서 별로 업무 환경과 방식이 많이 다른데, 차이를 어떻게 극복하시나요?

A. 진다희 과장 : 본사와 현장 업무의 유기적인 연결이 가장 큰 과제인데요. 네이버웍스를 전사적으로 사용하며 효율적으로 소통하고 있습니다. 특히 PC와 모바일 모두에서 메신저와 화상 통화 기능을 편리하게 사용할 수 있어서 외근이 잦은 영업부, 관리지원부, 연구개발부 업무에 큰 도움이 됩니다. 순환 재택근무 시에도 끊김 없이 업무를 이어나갈 수 있어요.

네이버웍스의 다양한 기능 중, 어떤 기능이 특히 유용한가요?

A. 진다희 과장 : 메일과 메신저를 활용해 근무 장소에 관계없이 신속하게 소통할 수 있다는 점이 좋아요. 그 외 게시판, 드라이브, 캘린더 기능을 아주 잘 활용하고 있습니다.

게시판은 부서별 결재 요청과 공지에 활용하고, 드라이브와 캘린더를 활용해서 파일과 일정을 공유합니다. 메신저 전송이 어려운 대용량 파일도 드라이브 링크로 편리하게 공유하고 있으며, 캘린더에서 설비(회의실) 예약과 회의 참석자에게 자동 리마인드를 보낼 수 있는 점도 편리합니다.

네이버웍스 도입 계기가 궁금합니다.

A. 이호익 대표 : 업무용 메신저와 메일 기능을 하나의 플랫폼에서 사용하고 싶은 니즈가 가장 컸습니다. 회사 규모가 커지며 문서화된 자료의 관리, 일정 관리, 임직원 개인의 사생활 보호가 중요해졌습니다. 개인톡이 아닌 업무용 메신저와 드라이브, 캘린더 기능이 필요했고, 이왕이면 메일 기능도 함께 사용할 수 있는 도구를 찾았습니다.

네이버웍스를 포함한 세 가지 제품을 테스트해 보았는데, 어떤 서비스는 메일 기능이 부재했고, 또 다른 서비스는 직원들이 익숙해지는 데 어려움이 많았어요. 반면에 네이버웍스는 네이버 메일 UI와 유사한 메일 기능과, 메신저, 화상 통화, 드라이브, 캘린더, 게시판 기능이 사용하기 쉽게 갖춰져 있어 만족도가 가장 높았습니다. 따라서 최종 도입 결정도 쉬웠고, 작년에 도입 후 1년 가까이 아주 잘 사용하고 있습니다.

가격에 대한 만족도는 어떤가요?

A. 이호익 대표 : 결론부터 말씀드리면 만족합니다. 회사의 관리자 입장에서 인원당 들어가는 비용으로 볼 수 있지만, 그보단 저희는 업무 생산성 향상을 위한 투자로 바라보고 있습니다. 네이버웍스 도입으로 향상된 개인 업무 효율과 협업 능률을 생각하면 충분히 가치 있는 투자라고 생각합니다.

특히 저희 회사는 하드웨어와 소프트웨어를 함께 다루고, 전국에 매장이 있다 보니 업무 스펙트럼이 굉장히 다양해요. 아직 업력도 그리 길진 않아서 회사 조직 문화도 계속 형성되는 과정이고요. 그만큼 업무 흐름이 매끄럽고 소통이 원활해야 계속해서 좋은 문화가 만들어질 텐데, 네이버웍스를 사용하며 많은 도움을 받고 있습니다.

네이버웍스 도입 후 어떤 점이 좋아졌나요?

A. 진다희 과장 : 개인 메신저 사용률이 80% 이상 줄었고 개인 업무 효율이 높아졌습니다. 예로 최근 ‘설비 예약’ 기능을 사용하기 시작했는데요. 회의실 사용을 별도 공지하지 않더라도 일정 중복 등 불상사를 방지할 수 있게 되었습니다. 일정을 공유할 수 있는 캘린더 기능도 마찬가지이고요. ‘할 일 ’ 관리 기능으로 업무 누락도 방지할 수 있게 되었고, 그룹 메신저 방의 ‘읽음 확인’ 기능 덕분에 개별 리마인드에 불필요하게 드는 시간도 크게 줄었습니다.

A. 이호익 대표 : 대표 입장에서도 좋은 점이 많은데요. 단적으로 종이로 보던 업무량이 약 70% 줄었습니다. 본사 사무실, 재택, 현장 어디에서든 네이버웍스 메일, 메신저, 게시판으로 업무 내용을 바로 확인하니 문서 인쇄량도 자연스럽게 줄어든 것인데요. 의사결정과 후속 업무 진행 속도도 당연히 빨라졌습니다. 게시판에 댓글을 남기면 담당자에게 즉시 알림이 가는 시스템이라, 저뿐만 아니라 개별 업무 담당자도 별도의 결재 완료 메시지를 보내는 등의 불필요한 커뮤니케이션을 크게 줄이고 있습니다.

도입은 어느 부서에서 담당하셨고, 어려움은 없으셨나요?

A. 이호익 대표 : 도입은 경영지원부에서 담당했습니다. 일반적인 직장인 수준의 IT 이해도를 가지고도 초기 세팅부터 전사 공지까지 큰 어려움 없이 진행했고, 직원들도 별다른 교육 없이도 대부분 하루 만에 적응을 마쳤습니다.

신규 입사자도 네이버웍스에 빠르게 적응하고 있고요. 네이버웍스 사이트에서 제공하는 관리자용, 사용자용 가이드가 큰 도움이 된 것 같습니다. 관리자 입장에서의 도입과, 직원 입장에서 적응 모두 쉽다는 점이 네이버웍스의 큰 장점이라 생각합니다.

추후 네이버웍스를 어떻게 활용할 계획이신가요?

A. 진다희 과장 : ‘설문’ 기능의 경우 현재 간단한 일정 투표 등에 활용하고 있으나, 내부 주요 프로젝트 설문에 활용할 예정입니다. 네이버 설문폼에 있는 ‘사진 첨부’ 등 상세 기능이 도입된다면 본사 단위를 넘어서 지사별 의견 수렴까지 가능해질 것 같습니다.

A. 이호익 대표 : 전국의 지사도 네이버웍스를 함께 쓰는 것을 검토하고 있습니다. 지사의 점주 분들은 아직 개인용 메신저를 활용하는 경우가 많은데, 네이버웍스의 ‘외부 연락처 연동’ 기능을 활용하면 점주 그룹의 네이버웍스 계정을 본사 네이버웍스로 초대해서 메신저를 주고받을 수 있더라고요. 회사 입장에서는 중요한 사내 정보가 네이버웍스 안에서 공유되도록 유도할 수 있고, 점주 입장에서도 업무와 사생활을 분리할 수 있어 장점이 클 것으로 기대됩니다.

다양한 사내 문화와 복지 중 널리 알리고 싶은 자랑 포인트는 무엇인가요?

A. 이호익 대표 : 사내 직원들에게 희망 중식 메뉴를 조사해, 매주 화요일마다 회사 앞 작은 카페와 함께 도시락 형식의 ‘엘케이벤쳐스 정찬’을 제공하고 있습니다. 친환경 포장재를 활용해 환경을 생각하고, 프랜차이즈가 아닌 동네 카페와 함께해 지역 경제에 힘을 실어드린다는 점까지 직원들에게 좋은 반응을 얻는 중입니다. 물론 맛도 아주 훌륭하고요~

동네 카페와 함께하는 ‘엘케이벤쳐스 정찬’

인생네컷의 향후 목표와 비전이 궁금합니다.

A. 이호익 대표 : 단순히 콘텐츠를 제공하거나 주입하는 것이 아닌, 고객이 즐길 수 있는 콘텐츠를 기획해 서비스하고 경험을 제공함으로써 다음이 궁금한 브랜드가 되는 것이 목표입니다. ‘즉석사진 브랜드’로 끝나지 않고 놀이 문화를 리드하는 ‘문화 콘텐츠 플랫폼’으로 자리 잡고자 합니다.

이를 목표로 인생네컷 브랜드 및 최근 출시한 모바일 애플리케이션, 신규 브랜드 ‘포토드링크’ 역시 지속적인 서비스 고도화를 통해 이용자 경험을 개선하고, 맞춤형 서비스를 제공하며 놀이문화를 선도해 나갈 예정입니다. 최근에는 소비자 참여형 NFT 콘텐츠를 구상하고 있는데요, 이를 시작으로 인생네컷이 또 다른 놀이 문화로 자리 잡을 수 있을 것으로 기대합니다.

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인생네컷

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은광 도입사례 포인트 :

 

–  네이버웍스 기능 활용, 매장 본사 및 각 구성원 간의 소통 효율 향상

–  HR 데이터 (인사 기록, 구성원 정보 등) 를 디지털로 관리 가능

–  일정 관리 및 비대면 협업 시 편리, 업무 공유 속도 향상

– 네이버 웍스 기능을 통해 직원들의 소속감 및 성취감 향상

“구성원 간 소통 효율을 높이고 인사 정보를 디지털화했어요.”

은광은 나이키 코리아의 공식 파트너사입니다. 1992년 창업 이래, 수도권 지역 23개 오프라인 매장 뿐만 아니라 온라인 나이키 리테일도 맡으면서 사업 영역을 넓혀가고 있습니다. 은광에는 본사 관리직 외에도 온라인 쇼핑몰 운영팀, 물류 전문팀, 매장 운영직 등 다양한 직군의 구성원이 근무하고 있습니다.

매장과 본사, 각 구성원 간의 소통 효율을 업그레이드하고 인사 기록과 구성원 정보 등 HR 데이터를 디지털로 관리하기 위해 네이버클라우드의 업무용 협업툴 ‘네이버웍스’와 맞춤형 기업정보시스템 ‘워크플레이스’를 함께 도입했습니다

“실질적인 생산성 향상을 위한 선택을 했습니다.”

스마트워크에 대해 이야기하는 협업툴은 많았지만 실질적인 생산성 향상을 이끌어 낼 수 있을지에 대해 고민했습니다. 예를 들어 UI가 불편하면 사용성이 떨어지게 되고, 유명무실한 기능만 있다면 협업에 도움이 되지 않기 때문입니다. 네이버웍스는 단순히 업무용 메일 계정과 메신저 기능을 제공하는 것이 아니라 협업 상황에 특화된 일정 관리/공유 기능, 자동 번역이나 OCR 명함 스캔 등과 같은 AI기반 서비스가 탑재되어 있어 실무적인 사용성이 매우 높을 것이라 판단하였습니다. ‘워크플레이스’와의 연동이 가능하다는 점, 지속적인 업데이트가 제공된다는 점에서도 꾸준하게 사용할 수 있을 것이라 판단했습니다.

 

‘네이버웍스’와 타 협업툴을 고민하고 계신다면 서비스 수준을 꼼꼼하게 살펴보시라는 조언을 드리고 싶은데요. 제공하는 기능의 범주가 비슷하더라도 서비스 완성도에 따라 사용성과 적용 효과가 크게 달라질 수 있기 때문입니다.

“일정 관리와 비대면 협업이 편리해졌어요.”

여러 명이 참석하는 회의를 잡을 때, 회의 주최자가 네이버웍스 캘린더에 일정과 장소, 참석자를 입력하면 참석 대상자에게 참석 가능 여부를 회신할 수 있는 알림이 자동으로 전송됩니다. 연락처를 확인하거나 직접 찾아가서 가능 여부를 확인하는 절차가 간소화된 셈인데요. 매장 관리 등으로 외근을 하는 경우에도 네이버웍스 캘린더에 일정을 등록해 두기만 하면 동료들이 저의 일정을 간편하게 확인할 수 있게 되었습니다. 업무에 집중하다 보면 회의 일정이나 약속을 놓치는 경우가 있는데요, 캘린더에 등록된 일정의 경우 일정 시작 10분 전에 발송되는 푸시 알림 기능만으로도 네이버웍스 캘린더를 더욱 활용하게 됩니다.

 

수시로 진행하는 상품 교육, 고객 대응 교육도 네이버웍스를 통해 화상으로 진행합니다. 처음에는 코로나19 예방 목적이 컸지만 실제로 운영해 보니 교육 내용도 잘 전달됐고 기존에 오프라인에서 50명씩 진행하던 교육을 온라인에서 150명~200명 규모로 진행할 수 있어 운영 효율이 무척 높아졌습니다. 코로나 확산세가 완화된 이후에도 직원 대상 교육은 네이버웍스 화상회의 기능을 활용해 온라인으로 진행할 예정입니다.

 

 

“본사와 매장 간 업무 공유 속도가 빨라졌어요”

매장과의 실시간 업무 공유에도 효과를 보고 있습니다. 예를 들면 은광은 매일 23개 매장의 매출 정보와 근태 현황을 본사 사무실의 직원들과 공유하고 있습니다. 과거에는 메일에 파일을 첨부하여 업무 공유 했기 때문에 메일로 주고 받은 파일 확인 및 관리에 소요되는 시간이 만만치 않았습니다. 현재는 각 지점마다 공유할 파일을 네이버웍스 그룹 대화방의 폴더 또는 드라이브에 간단히 저장만 하면 되기 때문에 업무 파일 공유 및 관리에 소요되는 시간이 50% 이상 감소되었습니다.

매장에서 노트북 없이 휴대폰만 있으면 네이버웍스 모바일 앱에서 파일 공유 및 확인이 가능해 매우 편리하고요. 매장에 새로운 직원이 입사하는 경우도 마찬가지예요. 이력서를 확인하고 주요 서류를 주고받는 과정들이 95% 이상 디지털로 전환되어 투입 시간과 분실 위험이 모두 개선되었습니다. 결과적으로 업무 처리에 소요됐던 시간을 본업인 고객 응대에 활용할 수 있게 되어 직원들의 만족도가 높습니다.

“직원 동기부여에도 큰 역할을 하고 있습니다.”

우선 첫날에만 임직원의 87%가 가입하고, 이튿날 전 직원이 가입을 완료할 정도로 반응이 뜨거웠습니다. 사실 회사에 본인의 메일, 메신저 계정이 있다는 것만으로도 직원들에게는 큰 의미가 될 수 있는데요. 은광은 업무용 메일과 메신저, 캘린더 외에도 게시판 기능을 직원 소통 창구로 적극 활용 중에 있습니다.

 

그 예로 매장에 방문한 고객이 담당 직원을 칭찬한 사례를 공유하는 ‘펄스 우수 칭찬 사례’를 네이버웍스 게시판에 공유하고 있는데요. 모든 임직원들이 해당 공지를 확인하고 서로 칭찬하는 문화가 형성되었으며 구성원들이 소속감과 성취감을 느끼는 계기가 되어주고 있습니다.

 

“사람, 디지털, 커뮤니티를 중요하게 생각합니다.”

은광은 사람을 중요시하는 기업을 만들어가고자 하고, 디지털 도구를 통해 소통과 협업을 강화하고자 합니다. 이는 나이키가 추구하는 ‘소비자 직접 가속 전략(Direct to Consumer channels)’과도 맥락을 같이합니다. 디지털을 성장의 발판으로 삼아 전체 시장의 성장을 목표로 하는 것인데요. 네이버웍스를 통한 직원 간 소통 창구 업그레이드, 워크플레이스를 통한 HR 부문의 디지털 전환 역시 고객 가치 및 소비자 접근성을 높이기 위한 전략이라 할 수 있습니다.

 

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은광

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쿨앤쿨 도입사례 포인트 :

 

• 쿨앤쿨은 온라인 마케팅, 세일즈 전문 그룹으로, 이천에 자체 물류센터를 보유
• 네이버웍스 도입 이유는 최신 UI/UX, 라인 연동, 테라급 용량이 합리적이라 판단
• 공유 캘린더로 마케팅 프로모션 일정을 한눈에 관리, 물류센터 직원 간 소통 시 업무 누락 방지
• 네이버웍스 도입으로 비대면 업무 환경 구축, 언제 어디서든 업무 가능

“쿨앤쿨은 20년간 온라인 비즈니스만을 연구한, ‘온라인 마케팅, 세일즈 전문 그룹’입니다.”

“네이버웍스는 ‘최신 UI/UX’, ‘LINE 연동’, ‘테라급 용량’이 매력적입니다.”

네이버웍스를 선택하게 된 이유는 우선, 최신 트렌드에 맞춰 UI/UX가 업데이트 된다는 점. 그리고, 외부 협업 시 ‘라인 연동’으로 업무가 가능하다는 점과 프리미엄 상품을 이용하면 테라급 용량이 제공된다는 점이 매력적이었기 때문입니다.

네이버웍스의 UI/UX는 지속적으로 업데이트 되어 사용성이 개선되고 있습니다.

“공유 캘린더로 온라인 마케팅 프로모션 일정을 한눈에 관리하고 있습니다.”

저는 물류 센터장으로 쿨앤쿨의 물류 센터를 총괄하고 있습니다.

 

쿨앤쿨에서는 하루에도 많게는 수십개의 온라인 마케팅 프로모션이 진행됩니다. 해당 프로모션들은 보통 본사에서 관리를 하기 때문에, 물류센터 직원들에게 별도로 안내를 해줘야 물류센터 직원들이 각 행사에 맞춰 인력을 배치하고, 배송 박스 등 부자재를 준비할 수 있는데요,

 

이런 행사들을 효과적으로 관리하고 공유하기 위해 ‘네이버웍스 공유 캘린더’ 기능을 적극적으로 활용중입니다. 캘린더로 본사와 물류센터 현장 직원들이 직접 커뮤니케이션이 되어 업무 전달 속도가 더욱 빨라졌습니다.

공유 캘린더로 온라인 프로모션의 진행 상황을 본사 직원부터 물류 센터 직원들까지 한번에 공유하고 있습니다.

물류센터 직원들이 직접 커뮤니케이션하여 업무 누락이 줄어들었어요.”

기존에 개인메신저로 일할 때에는 본사 직원들이 물류 센터 직원들의 개인 메신저 정보를 모두 알고 있지 않아서, 고객의 주문 취소 시, 본사에서 물류센터 사무실로 연락이 오고, 현장 직원에게 따로 연락하여 폐기를 요청하는 번거로움이 있었습니다.

하지만 지금은 업무와 유관한 직원들이 모두 포함된 대화방이 있어서 본사에서 쇼핑몰/구매자/송장번호만 대화방에 남기면 현장 직원이 바로 확인하여 업무 처리가 가능하게 되어 기존보다 훨씬 편리하고 업무의 누락도 줄어들게 되었습니다.

본사 직원과 물류센터 직원들이 상품 관련 대화방에서 직접 업무 커뮤니케이션을 하고 있습니다.

예전에는 본사에서 전화가 와서 업무 내용을 전달하면, 포스트잇에 모두 기록하곤 했습니다. 하지만 네이버웍스 이용을 시작 한 후에는, 포스트잇의 사용이 확 줄었습니다. 그 이유는 바로, 업무 관련 내용은 구두로 설명을 듣고 나서 ‘네이버웍스로 남겨주세요’ 라고 하고 있기 때문입니다.

 

네이버웍스에 메시지를 남기면, 누가, 언제, 어떤 내용으로 업무를 요청했는지 확실하게 남길 수 있고, PC, 모바일 어디에서든 간단히 검색만 하면 찾아 볼 수 있기 때문에 전화통화로 업무를 전달해도 네이버웍스에 남겨달라는 문화가 생겼습니다.

전화로 업무 요청을 받으면 포스트잇에 메모하는 것 대신에 “네이버웍스에 남겨주세요.”라고 하는 문화가 생겼습니다

“네이버웍스 도입으로 비대면 업무 환경이 갖춰졌습니다.”

저희는 네이버웍스를 도입한 시점부터 비대면 업무 환경이 갖춰졌다고 생각합니다.

 

코로나 확산 이전에도 필요에 따라 재택근무, 화상회의 등을 실시하고 있었는데, 코로나 확산으로 그 빈도가 더 잦아졌을 뿐, 직원들에게는 업무 적인 이질감이나 불편함이 없었습니다. 이를 통해 네이버웍스를 이용하면 언제 어디서든 업무가 가능하다는 점을 체감할 수 있었습니다.

코로나 확산 이전부터 화상회의를 업무에 활용하는 등 네이버웍스로 이미 비대면 업무에 익숙해져 있었습니다.

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정한기:

네이버웍스를 도입 하기 전에는 구축형 메일 시스템을 사용했었습니다. 사내에 인원이 늘어나고 메일 용량이 부족해져 용량 증설을 알아보니 서버를 교체해야 했어요. 서버 교체 비용이 너무 비쌌고, 이용하면서 서비스 장애가 종종 있었기 때문에 메일 서비스를 변경하기로 결정했습니다. 네이버에서 기업용 메일 서비스를 제공한다고 하여 다른 서비스는 검토하지 않고 네이버웍스를 도입했습니다. 네이버웍스는 네이버 메일과 동일하여 모든 사람들이 사용법을 알기 때문에 별도의 교육이 없어도 잘 쓸 수 있겠다고 생각했어요. 그리고 메일 용량도 넉넉하고 캘린더랑 드라이브도 사용할 수 있고요.

 

네이버웍스를 도입하고 아직까지 서비스에 장애가 난적이 없는데요. 장애를 신경 쓰지 않아도 되어 매우 편해졌어요. 용량도 충분해서 용량 걱정도 없고요. 기존에 사용하던 파일 서버도 이제는 네이버웍스 드라이브로 대체했습니다.이전에는 IT 지원팀에서 메일, 파일 서버를 운영했는데요. 네이버웍스 도입 후에는 네이버웍스 운영 관리를 인사총무팀에서 담당하고 있어요. 서비스 장애도 없고 쉽게 관리할 수 있어서 업무 담당자를 변경했습니다. 그리고 인사 담당자가 직접 인력 변동이나 정책을 관리자 페이지에 반영할 수 있어 인사총무팀, IT지원팀 모두 업무 효율성이 더욱 향상되었어요.

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