하이브랩 도입사례 포인트 :

• 창립 초기부터 10여 년 동안 네이버웍스를 공식 협업툴로 사용
• 메시지, 메일, 드라이브, 게시판, 설문 등 네이버웍스 기능을 전사적으로 활용
• 네이버웍스의 게시판 기능을 통해 사내 조직 문화 제도와 프로그램을 소개
• 코로나19 당시, 재택근무 시 네이버웍스 영상 통화, 통번역 기능이 업무 연속성에 도움
• 네이버웍스의 설문 기능으로 직원 의견 취합 및 참여 독려 알림 문자 기능 활발히 사용

네이버웍스는 회사의 손과 발, 입과 귀가 되어 모든 업무 순간에 함께하고 있습니다.

 하이브랩

2012년 설립한 하이브랩은 UX/UI 디자인, 게임, 웹/모바일 서비스, 브랜딩, 마케팅 분야까지 융합과 확장을 통해 고객과 사용자에게 차별화된 환경과 경험을 제공하고 디지털 생태계를 확장해나가는 종합 디지털 대행사입니다. 지난 12년간 삼성, 네이버, CJ, 넷마블, 크래프톤, eBay 등 230여 개의 글로벌 기업들과 탄탄한 협력관계를 구축해왔으며, 2017년부터 2020년까지 연평균 매출 성장률 24%를 기록하였습니다.

지난 2018년에는 베트남 현지 법인 하이브랩 비나 (HIVELAB VINA) 설립을 통해 글로벌 시장으로 비즈니스를 확대하고, 최근 디지털 커머스 전문 기업 링크스 (LINKS)와 시각 특수효화(VFX) 전문 기업 하이브랩스튜디오 (HIVELAB STUDIO) 설립을 통해 디지털 콘텐츠 사업 영역을 확장하고 있습니다.

(좌) 하이브랩이 참여한 ‘갤럭시 언팩 2023’ 행사 (우) 베트남 법인 하이브랩 비나에서 운영하는 공유 오피스 드림스테이션

230여개의 글로벌 고객사와 1,100여건의 프로젝트를 수행한 하이브랩만의 경쟁력

6명의 창립 멤버가 주축이 되어 시작한 하이브랩은 단계적 규모 성장을 통해 현재 한국 본사 및 자회사, 베트남 법인 등에 총 350여 명의 직원들이 근무하고 있습니다.

저희는 흔히 말하는 ‘스타 플레이어’가 없습니다. 대신 노력의 가치, 본인의 성장 가능성을 믿고 매 순간 집중하는 직원분들이 있지요. 경험과 역량을 갖춘 조직장이 프로젝트 과정과 결과를 원활히 이끌고, 구성원 개개인은 고객 중심으로 사고하고 결과물의 완성도를 높이겠다는 목표로 프라이드와 책임감을 갖고 업무에 임합니다. ‘이 정도면 됐어’, ‘왜 이렇게 열심히 해?’는 저희 조직에서 듣기 어렵지 않을까 싶은데요. 그 덕분에 넷마블, 제일기획 등 주요 고객들과 장기 계약을 맺을 뿐 아니라, 점차 협력 범위를 넓혀가면서 지금과 같이 다수의 고객과 프로젝트를 진행할 수 있었던 것 같습니다.

독립적이면서도 유기적으로 일하는 조직 문화

비교적 다른 기업에 비해 평균 연령 33세의 젊은 인력으로 구성되어 있고 조직장들에게 프로젝트와 필요한 인력을 선발 및 관리할 수 있는 권한을 광범위하게 부여하고 있습니다. 고객사의 상황에 따라 유동적으로 업무를 진행하기 때문에 팀 단위로 고유한 일하는 방식과 분위기를 갖고 있어요. 업무 스케줄도, 선호하는 방식도 모두 다르기 때문에 하나의 고정된 형식으로 맞춰가려고는 하지 않습니다. 평소에는 각 조직이 독립적으로 움직이다 가도, 대규모 프로젝트를 수행할 때는 여러 조직이 하나가 되어 유기적으로 협력하고 있어요.

경영지원본부는 이러한 조직 문화를 반영하여 어떤 하나의 가치와 이념을 표상하기 보다는 개개인의 활동을 공유하고 모두가 즐겁게 참여할 수 있는 사내 조직 문화 프로그램을 기획하고 운영하고 있습니다. 또한, 직원들이 자신의 일에 집중할 수 있는 환경, 공정한 보상과 복지, 워라밸을 위한 제도적 장치를 만들고 지속적으로 개선하고 있어요.

야근 업무가 생길 때가 있잖아요? 저희는 이미 3년 전부터 포괄 임금제를 폐지해 초과 업무에 대한 법정 수당을 지급해왔어요. 이러한 노력이 쌓여 2018년 동종 업계 최초로 Best HRD (인적자원개발 우수기관 인증제도) 인증과 경기도 일자리 우수기업, 청년친화 강소기업, 가족친화기업 등에 선정될 수 있었던 것 같습니다.

첫번째 줄 (좌) 판교 본사 사내 카페 (우) 직원 전용 휴게실, 두번째 줄 (좌) 파우더룸 (우) 모바일 테스트 디바이스

창립 초기부터 네이버웍스를 10년간 사용하고 있습니다.

 2014년 11월 28일 임직원 대상으로 네이버웍스 사용 가이드를 안내한 게시글이 아직도 남아있네요. 이날을 시작으로 약 10여 년의 기간 동안 네이버웍스를 하이브랩의 공식 협업툴로 사용하고 있습니다.

저희는 장기적인 사용 관점에서 PC에 별도 프로그램을 설치할 필요 없이 인터넷에 접속하면 바로 사용할 수 있는 SaaS (Software as a Service, 서비스형 소프트웨어) 기반의 서비스를 고려했어요. 당시에는 네이버웍스와 같이 SaaS 방식의 협업툴이 거의 없었고, 네이버웍스는 사용자당 서비스 이용 요금이 청구되는 방식이라 가격 경쟁력 면에서도 우위에 있어 도입하게 되었습니다.

2018년 조직 규모가 커지고 다양한 SaaS 기반의 서비스가 출시되어 협업툴을 재검토한 적이 있어요. 사용 편의성과 서비스 안정성, 간결하고 직관적인 UI, 그리고 지속적으로 업데이트되는 신규 기능들로 네이버웍스 사용을 유지하는 것으로 결정했습니다. 다른 서비스와 비교해도 역시 네이버웍스이더라고요.

네이버웍스는 직원들의 손과 발, 입과 귀가 되어 모든 업무 순간에 함께하고 있습니다.

창립 초기부터 네이버웍스를 사용하였기에 도입 전과 후를 정량적으로 비교하기는 어렵지만, 메시지, 메일, 드라이브, 게시판, 설문 등 네이버웍스가 제공하는 기능들은 직원들의 손과 발, 입과 귀가 되어 너무나 자연스럽게 모든 업무 순간에 함께 하고 있습니다.

어떤 상황에서도 업무 연속성을 유지시켜줍니다.

코로나19 팬데믹 기간 재택근무 당시 네이버웍스의 영상 통화와 통번역 기능이 업무 연속성에 정말 큰 도움이 되었어요. 단기간에 영상 통화 품질과 기능이 업데이트되더니, 별도 서비스를 도입하지 않고도 직원들과 1:1 화상 면담, 전사 화상 뽑기 이벤트가 네이버웍스 만으로 가능하더라고요. 베트남 법인 현지 직원들과의 업무 대화도 메시지방에 통역을 클릭 한 번만으로 각자의 언어로 실시간 소통이 가능해 언어 장벽 없이 베트남어에 능숙한 직원 도움 없이 일할 수 있었습니다.

메시지방에 새로 초대한 멤버에게 이전 대화 내용을 공개할 수 있는 기능 또한 매우 유용하게 사용하고 있어요. 메시지방에 ‘이전 대화 공개’ 버튼 클릭만으로, 메시지방 멤버들 간에 주고 받은 대화 내용과 노트, 일정, 할 일, 폴더에 기록된 정보와 자료가 모두 공유되기 때문에 신규 입사자 또는 부서/팀을 이동한 직원들의 새로운 업무를 파악하는 온보딩 시간이 확실히 단축됩니다.

네이버웍스 통역 기능을 활용해 하이브랩 해외 현지 직원과 대화를 나누는 메시지 화면

사무실이 집중하기 좋은 공간으로 바뀌었습니다.

네이버웍스에서 직원들 간 소통이 활발하게 이루어지고 정보가 명확하게 공유되다 보니, 대면 회의 시간은 짧게 그리고 사무실은 보다 집중하기 좋은 공간으로 바뀌었습니다. 출근한 사람이 없나 싶을 정도로 사무실이 조용하다고 느낄 정도인데요. 실제로는 네이버웍스에서 동료들과 공유하고, 논의하고, 결정하는 모든 과정이 쉴 새 없이 이루어집니다.

캘린더의 설비 예약 기능을 활용해보니 불확실성을 줄이고 업무에 집중할 수 있게 도와주더라고요. 누군가가 공용 설비를 관리해준다면 편리하겠지만 이것 역시 인력 낭비인데요. 저희는 회의실과 같은 공간부터 모바일 테스트 디바이스, 법인 차량, 헬스키퍼(임직용 전용 마사지)까지 모두 네이버웍스 캘린더의 설비 예약으로 해결하였습니다. 장소나 시간에 제한없이 내가 확인하고 싶은 순간에 네이버웍스에서 실시간 사용 현황을 한 눈에 확인하고 내가 필요한 일정에 가능한 설비를 찾아주어 빈 공간을 찾아 헤매는 시간과 헛걸음을 완벽히 줄여준다는 것이 큰 장점입니다.

하이브랩 ‘회의실, 회사차량, Health Care, Mobile Device’ 설비 예약 화면

명절 이벤트 ‘하이브옥션’이 가장 인기 많은 게시판 게시글이예요.

게시판은 2014년에 작성한 게시글을 지금도 확인할 수 있는 것처럼 관리자가 영구 삭제하지 않는 한 언제 어디서든 누구나 접근하여 정보를 확인하고 댓글로 개인의 의견을 표현할 수 있기 때문에 장점이 많은 전사 소통 채널입니다.

하이브랩 게시판 화면

그렇다보니 사내 조직 문화 제도와 프로그램도 애독자 가득한 네이버웍스 게시판에 소개하고 있습니다. 그 중 가장 게시판 기능을 잘 활용한 프로그램이 ‘하이브옥션’입니다. 경영지원본부에서 옥션 물품을 게시판에 올리면 직원들이 댓글로 경매에 참여하고 낙찰 금액은 네이버 해피빈에 기부하는 방식인데요. 댓글이 400여건이 넘을 만큼 인기가 굉장합니다. 직원들 간에 중고물품을 거래하는 ‘하이브랩중고나라’, ‘자유게시판’ 등도 조회수가 높습니다. 게시판의 99%가 직원들과의 소통을 위해 사용된다고 해도 과언이 아닌 것 같아요.

하이브랩 ‘하이브옥션’ 게시판 화면

네이버웍스의 설문으로 직원들의 의견을 쉽고 빠르게 취합하고 있어요. 특별한 재능과 끼를 가진 인재에 투표하는 ‘Hi-Peak’, 노사위원회 근로자위원 ‘Hi-Together’ 선거 투표, 임직원 대상 교육 프로그램 일정 선호도 조사 등 다양한 상황에 활용하고 있는데요. 설문 응답 결과를 실시간으로 확인할 수 있고 미응답자 대상으로 응답 독려 알림까지 자동으로 발송할 수 있어서 경영지원본부에서 유용하게 사용하고 있는 기능 중 하나입니다.

(좌) 하이브랩 ‘Hi-Together근로자위원 선거’ 투표 설문 화면, (우) ‘직속조직장 온보딩 프로그램 교육 일정’ 설문 결과 화면

네이버웍스는 하이브랩에게 성장동반자입니다.

지난 10여 년 동안 30명에서 현재 350여 명 조직으로 성장되는 과정에 네이버웍스를 사용하면서 불편한 점을 크게 느낀 적이 없습니다. 그만큼 서비스를 안정적으로 운영하고 업데이트를 통해 새롭고 유용한 기능을 제공했기 때문이라고 생각하는데요. 앞으로도 서비스가 지속 발전될 것임을 믿어 의심치 않기에, 저희처럼 오래 사용할 협업툴을 찾는다면 네이버웍스를 단연코 추천합니다.

다음 도입사례 보기

패션・뷰티 – 아이디헤어

네이버웍스 블로그 도입사례 보기

하이브랩

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 법무법인 바른 도입사례 포인트 :

 – 네이버웍스와 워크플레이스를 도입하여 5개월 간 사용

 – 네이버웍스 도입에 따른 메일 용량 부족 문제 해결

– 모바일 앱 및 전자결재 시스템 활용을 통해 업무 효율성 향상

– ‘할 일’ 기능을 활용하여 관련 담당자들이 업무 진행 관련 사항을 공유할 계획

Q. 법무법인 바른 소개 부탁 드립니다.

법무법인(유한) 바른은 1998년 창립된 이래 눈부신 속도로 성장하여 현재는 자타가 공인하는 ‘송무강자’라는 명성은 물론, ‘전문분야 기업자문역량 확대’라는 세평으로 한국을 대표하는 대형 로펌입니다.

 

형사, 인사노무, IP, 건설부동산, 금융, 자산관리, 상사/기업송무, 행정, 조세, 공정거래, 기업법무 등 11개 그룹 산하 50여 개 전문 팀으로 구성되어 전문화된 서비스를 원하는 의뢰인들의 요구에 최상의 법률 서비스를 제공하고 있습니다. 국내외 변호사 250명, 공인회계사, 변리사, 세무사, 노무사 등 고문/전문위원을 포함하여 440여명 규모입니다.

 

Q. 법무법인 바른의 조직 문화는 어떤가요?

‘인화와 협업이 잘되는 조직은 구성원 개인 능력의 총합을 월등히 초과하는 능력을 갖게 된다’는 경영 철학을 바탕으로, 구성원 사이 끈끈한 유대관계를 넘어 유기적이고 효율적으로 협업하는 내부 문화 구축에 힘쓰고 있으며, 수평적 의사 결정을 지향합니다.

 

Q. 네이버웍스와 워크플레이스를 사용 하신지는 얼마나 되었나요?

올해 (2022년) 초 도입 후 5개월 정도가 흘렀네요. 440명 규모 전사 임직원이 네이버웍스와 워크플레이스에서 메시저, 메일, 게시판, 출퇴근 관리, 전자결재 등 주요 기능을 활용하고 있습니다.

Q. 네이버웍스를 알게 된 계기는 무엇이었나요?

병원 정보보안 부서에 근무하는 지인의 추천으로 알게 되었습니다. 업무 시스템 교체를 검토하던 중에 네이버웍스가 괜찮다고 테스트 해보라며 권유해 주셨습니다.

Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇인가요?

기존 사용하던 그룹웨어의 노후화로 불편함이 컸습니다. 가장 큰 불편함은 메일이었는데, 개인 당 제공 용량이 1~3GB 정도로 매우 제한적이었습니다. 하루에 기본적으로 메일 50~100통은 받다 보니, 조금만 시간이 지나면 메일함이 막혀 꼭 필요한 법무 상담 자료 등 메일을 받지 못하는 경우도 많았습니다.

 

메신저도 있었지만 모바일에서는 지원되지 않았습니다. 재판이나 회의 등 외부 일정이 있으면 각자 다른 개인 메신저를 이용할 수 밖에 없었지요. 쪽지 기능도 마찬가지로 책상 모니터를 벗어나면 확인이 불가능해 실시간 커뮤니케이션으로서 기능하기엔 한계가 뚜렷했습니다.

 

Q. 다른 서비스도 함께 검토 하셨나요?

G사, D사 제품을 함께 검토했습니다. 가장 불편함이 컸던 메일 용량, 전반적인 안정성, 가격 등을 종합 검토했습니다.

Q. 다른 서비스가 아닌 네이버웍스/워크플레이스를 결정하신 포인트는 무엇이었나요?

콕 찝어 어떤 점이 좋았다 라기보단 종합적으로 경쟁력이 있었습니다. 네이버라는 이름이 주는 신뢰와 안정성이 있고, 네이버가 만든 제품이라면 믿고 쓸 수 있겠다는 생각이 들었습니다. 

 

특히 로펌은 고객 자산에 해당하는 정보를 많이 다루는데, 그런 정보가 갑자기 사라지는 등의 이슈가 생길 때의 리스크는 너무나 큽니다. 따라서 안정성을 최우선에 두고 검토할 수 밖에 없었는데요. 네이버웍스는 글로벌 수준의 보안 인증과 절차를 보유하고 있어 믿음이 갔습니다. 마지막은 비용인데, 연간 결제와 파트너사 제공 혜택을 더하니 단가 경쟁력도 더해졌습니다.

Q. 도입 후 좋아진 점을 조금 더 구체적으로 설명해 주실 수 있을까요?

크게 여섯 가지를 꼽고 싶습니다.

 

(1) 재판 업무로 외근하는 경우도 많고, 팬데믹 이후로 외부에서 일을 하는 경우가 더욱 많아졌는데, 네이버웍스로 모바일앱을 적극 활용하게 되면서 어디서든 자유롭게 일할 수 있어 편리합니다.

 

(2) 메일 용량이 크게 늘어나 매번 중요 메일을 제외하고 삭제하던 업무 스트레스가 해소되었습니다.

 

(3) (아웃룩이 익숙한 직원을 위해) 아웃룩으로 주고받는 메일도 IMAP 설정으로 언제 어디서든 네이버웍스에서 확인하고 대응할 수 있어 편리합니다.

 

(4) 네이버웍스 드라이브로 자료를 공유함에 따라 종이 출력량이 감소하고 업무 효율성이 높아졌습니다.

 

(5) 전자결재 시스템에서 송금 요청, 각종 비용 결재 요청이 간편해졌습니다. 어느 분까지 결재 되었는지 진행상황 확인도 쉽고, 송금 후 납부확인증까지 회계팀에서 워크플레이스에 업로드 해주니 별도 요청을 하던 업무 단계가 생략되어 업무 효율이 높아졌습니다.

 

(6) 많은 기능이 제공되는 네이버웍스/워크플레이스에 대하여 네이버클라우드 파트너사인 패스트파이브라는 파트너 채널을 통해 빠르고 정확하게 안내 받아 신규 그룹웨어 운용 효율이 높아졌습니다.

 

Q. 이외 잘 활용하는 기능이 있다면 무엇인가요?

전문 분야별 지식을 모으는 창구로 ‘게시판’ 기능을 잘 활용하고 있습니다. 물론 아직 활용할 방법을 더 찾긴 해야하지만, 중요한 자료들이 한 곳에 모이고 나중에 찾아가기 쉽게 하는 데 좋습니다. 

 

같은 팀이 아닌 사람들끼리도 메신저 방과 별도의 메일 주소를 가질 수 있는 ‘그룹’ 기능도 활용 중인데, 처음에는 자유롭게 그룹 생성을 오픈했다가 관리에 어려움이 있어서 현재는 관리자 승인을 거쳐 생성하게끔 되어 있습니다. 이렇게 개별 직원들에겐 편의를 제공하되, 조직의 상황에 맞게 관리자 단에서 설정할 수 있는 점이 좋더라고요.

 

Q. ‘일하는 방식’ 차원에서의 고민도 있었나요?

당연히 있었습니다. IT 역량 강화의 핵심을 ‘업무의 전자화’에 두고 많은 투자를 하고 있습니다. 대표적인 예가 전사적으로 강하게 추진 중인 paperless 문화에요. 법무 자료 작성부터 법원에 서면 자료 제출까지 업무의 대부분이 글 쓰는 일이고 종이가 필요했습니다. 하지만 자료가 쌓일수록 관리도 안 되고, 변호사의 수많은 정보와 전문 지식이 원활하게 공유 되기도 어려워요.

 

그래서 최근 변호사님들께 태블릿, PC 등 신규 전자기기를 지급하기도 했는데요, 전자화 된 자료를 약속된 장소에 업로드하고 축적하게 되어 정보 공유도 활성화 되고 출력 비용도 획기적으로 줄이게 되었습니다. 네이버웍스와 워크플레이스 도입도 이런 전사적 방향성과 잘 맞아 떨어지는 결정이었죠.

 

Q. 도입 시 어려웠던 점은 무엇이었나요? 극복 방법도 궁금합니다.

전산팀에서 네이버웍스와 워크플레이스 도입과 초기 설정을 담당했는데요, 설정 자체가 직관적으로 되어있어 초기 설정에 큰 어려움은 없었고, 직원들도 별도의 교육이나 매뉴얼 없이도 바로 업무에 적용하는 모습이었습니다. 기존 직원 뿐만 아니라 신규 입사한 직원도 대부분 동일했고요.

 

네이버 서비스 (메일, 카페, 밴드, 라인 등)에 대한 익숙함과 직관적 UI 덕분이라고 생각합니다. 인사, 노무쪽 전문 지식이 필요한 근태 관리 시스템 셋업 같은 경우, 저희 파트너사인 패스트파이브의 기술 지원을 통하여 빠른 시간내에 편리한 시스템을 구축 할 수 있었습니다. 다른 기업에서도 변화관리에 참고하실 수 있도록 한 가지 공유드리고 싶어요. 

 

보통 기존 서비스의 기능을 새로운 시스템 (네이버웍스, 워크플레이스) 에 대입해서 사용하려는 경우가 많은데요. 대부분의 기능은 있지만 일부 없는 경우도 있습니다. 그럴 때 네이버웍스와 워크플레이스에 숨은 기능을 활용해서 오히려 더 나은 형태로 사용해 보시길 권장합니다.

 

조금만 시간을 내서 헬프센터와 가이드문서를 보면 자칫 모르고 넘어갈 수 있는 모든 기능이 상세하게 안내되어 있고, 패스트파이브 전문 컨설팅팀의 도움을 많이 받았습니다. 예를 들어 담당 업무가 많은 변호사 님에겐 겸직 기능을 적용해서 여러 부서에 속하도록 설정할 수 있는데요, 이전 시스템엔 없던 기능이라 조직원 관리가 매우 편리해 졌습니다.

Q. 이전 시스템과 비교 시 비용은 어떤가요?

기존 시스템 재계약 단가와 네이버웍스/워크플레이스를 비교하니 새로운 시스템이 약 20% 저렴했습니다. 하지만 단지 비용 만으로 440명 이상이 사용하는 전사 업무 도구를 바꾸기란 쉬운 일은 아닙니다. 조금 불편해도 기존 시스템을 유지하는 게 편할 수 있죠. 

 

그럼에도 불구하고, 스마트워크 도구의 도입이야말로 가장 쉽고 빠르게 디지털 전환을 구현할 수 있는 방법이었기 때문에 자신감을 가지고 추진했습니다.

Q. 구성원 반응은 어떤가요?

만족도가 높은 편이에요. 네이버웍스를 전사 도입해서 쓴지는 이제 4개월 정도 지났고요. 처음엔 익숙하지 않은 면도 있었지만, 현재는 상당히 적응해서 잘 사용하고 있습니다. 네이버웍스가 자리 잡은 이후 개인톡으로 업무 이야기 하는 일은 사라졌습니다. 

 

이렇듯 적응은 어느정도 마무리 되었으니, 활용도를 높이기 위한 고민을 열심히 하고 있습니다. 기존에 시도하지 않았던 새로운 방식으로 게시판을 활용해 본다거나, 리포트 파일을 전달할 때 드라이브를 활용해서 오고가는 메일 수를 줄이는 등의 고민이죠.

Q. 워크플레이스로 좁혀서, 사용 기능과 만족도는 어떤지 궁금합니다.

전자결재와 근태관리 기능을 주로 사용합니다. 처음에는 눈에 빠르게 익지 않는 요소들도 있었지만, 네이버웍스와 함께 사용하면 메시지로 출퇴근 관리나 전자결재 주요 알림을 받아보기 때문에 매우 편리합니다. 그래서 초창기보단 많이 익숙해진 편이에요.

 

Q. 추후 네이버웍스/워크플레이스를 어떻게 활용할 계획이신가요?

로펌 업무 특성 상 전문가와 스텝 간의 협업이 차지하는 비중이 높은 편입니다. 또한 하나의 사건에 관여하는 구성원이 다수인데, 메신저로 업무 당사자끼리만 소통하는 경우 관련된 관여자들이 업무 진행 상황을 체크하긴 쉽지 않습니다. 

 

메일로 소통하면 업무 진행 상황은 공유가 되지만, 하루에도 수십통 메일이 쏟아지는 와중에 관여자들 모두가 참조된 메일이 여러 건 오고가면서, 정작 중요한 메일을 놓칠 수도 있는데요. 이 때 ‘할 일’ 기능을 활용하면 관련자들이 모두 중요한 기일과 서면 제출 여부 등 업무 진행 상황을 공유할 수 있어 업무 효율이 증가할 것으로 기대됩니다.

Q. 마지막으로 네이버웍스/워크플레이스에 바라는 점이 있다면 무엇인가요?

출퇴근 ON/OFF 상태가 메신저 상에 자동으로 나타나도록 상태표시 기능이 보다 강화되었으면 합니다. 워크플레이스에는 전사적 업무관리시스템을 표방한다면 ‘인사평가 기능’도 추가 되면 더할나위 없이 좋겠습니다.

 

다음 도입사례 보기

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법무법인 바른

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법무법인YK 도입사례 포인트 :

 

– 네이버 웍스와 워크플레이스를 통해 업무 소통과 인사 관리 일원화로 업무 효율성 향상

– 보안성이 높아 중요한 자료를 안전하게 보관

– 불필요한 메시지 감소, 필요한 정보를 쉽게 검색 가능해 업무 피로도 감소

– 원활한 고객과의 소통 효율적 인사 관리를 통해 고객 만족도 향상

Q. 법무법인 YK 소개 부탁드립니다. 

 

2012년 설립 후 올해로 10주년을 맞은 법무법인입니다. 서울 서초구에 있는 본사를 비롯하여 전국 15개 지사를 운영하며 ‘고객 중심주의’를 가치로, 실력과 정성으로 고객의 요구에 부응하는 해결책을 제공하기 위해 헌신합니다. 분야별 전문 변호사 120여 명, 사무직 100여 명 등 총 300명 가까운 동료들이 함께하고 있습니다. 형사 전문 로펌으로 시작, 가사, 기업 법무, 부동산, 건설 등 전문 서비스 영역을 확장하며 2022년 현재 국내 11위 로펌으로 자리 잡았습니다.

Q. 다른 법무법인과는 다른, 법무법인YK만의 특별한 점은 무엇인가요?

1.  
2. 법무 서비스도 결국엔 고객의 선택을 받아야 합니다. 때문에 저희의 서비스 내용과 실력을 알리기 위해 노력해 왔는데요. 국내에서 가장 먼저 온라인 광고를 집행한 법무법인이기도 합니다. 실제 성공 사례를 알리고, 새롭게 찾아온 고객분들의 요구에 부응하는 법률 서비스를 제공하기 위해 노력했는데요. 그 결과 다소 짧은 발자취에도 불구하고 고객으로부터 두터운 신망을 받고 있습니다.

1. 조직 구조 차원으로도 단순히 변호사와 비 변호사로 나누기보단, 사무직의 전문성도 인정합니다. 같이 인터뷰하고 계신 유서현 과장님도 ‘전략기획팀’ 소속이에요. 법무법인에서 이런 팀 이름 본 적 없으시죠? 그만큼 서비스 경쟁력 강화를 위해 늘 고민하고, 젊은 분위기를 지향합니다.

Q. 네이버웍스를 도입하신 계기는 무엇인가요?

 

오래 전부터 네이버웍스 메일을 사용했습니다. 구성원이 추가될 때마다 계정을 하나씩 생성해야 했는데, 네이버가 제일 친숙했습니다. 당시에는 ‘네이버 메일을 회사에서 쓰나 보다’라고 생각할 정도로 ‘네이버웍스’라는 브랜드를 강하게 인식하진 않았었는데요. 그만큼 네이버 메일과 유사한 화면과 기능을 업무용으로 제공하는 네이버웍스 메일이 친숙하다는 방증이기도 합니다. 최근 메시지 등 여러 기능을 활용하기 시작하면서 네이버웍스의 진가를 알게 됐습니다.

1. Q. 그 전에는 어떤 메신저를 사용하셨나요?
2.  

기존에는 대다수 국민이 사용하는 개인 메신저와 로탑을 병행하여 업무에 사용했습니다. 재판 기록, 업무 기록, 문서 수발신 등의 업무를 개인톡, 단체톡방에서 진행하는 형태였는데요. 회사가 빠르게 성장하며 방 수도 많아지고, 사람 수도 많아져서 피로감도 누적되었습니다. 실명으로 설정해 두지 않은 분들도 많아서 누가 누군지 파악하는 데에도 시간이 걸리기 일쑤였죠. 또한 여러가지 보안 문제를 고려하여 개선하게 되었습니다.

 

이런 문제를 어떻게 해결할 수 있을까 고민하던 중, 이미 쓰고 있는 네이버웍스에 업무 메신저 기능이 있어서 고민을 해결해 줄 수 있다는 사실을 알았습니다. 답이 아주 가까이 있었는데 주로 메일만 사용하니 이렇게 좋은 기능이 있는지 몰랐던 거죠.

1. Q. ‘업무용 메신저가 확실히 다르구나!’ 느꼈던 순간은 언제인가요?
2.  
3. 최근 데이터 센터 화재의 순간이었습니다. 네이버웍스 메시지를 전국 모든 지사에서 사용한 지 한 달이 지난 시점이었는데요. 과거 업무 방식을 그대로 유지했더라면 주말 상담과 예약 업무가 모두 마비될 뻔했습니다. 금전적 피해 뿐만 아니라 고객의 신뢰를 잃게 되는 등, 그로 인한 피해도 막심했을 것이고요. 유료 업무용 메신저가 아닌 무료로 쓰는 개인 메신저라 피해에 대한 보상을 요구할 근거도 없었을 것입니다. 이후 모든 구성원이 네이버웍스를 더 열심히 쓰게 된 것 같습니다.

Q. 그 외 어떤 기능을 유용하게 활용하시나요?

 

캘린더 기능을 유용하게 활용 중입니다. 기존에는 아침마다단체 톡방에 모든 변호사가 그날의 주요 일정을 공유했어요. 일정 공유 차원에서는 이점이 있었지만, 증가하는 인원수만큼 메시지가 너무 많아져서 정작 뭐가 중요한 내용인지 알아보기 힘들었습니다. 반면에 네이버웍스 캘린더에는 변호사와 사무직 모두 일정을 ‘공개’ 상태로 올리고 있는데요. 필요하지 않은 시점에 의무적으로 일정 공유를 받기보단, 내가 필요할 때 찾을 수 있다는 점이 참 편리합니다.

드라이브도 활용도를 높이고 있는 기능입니다. 소송 자료처럼 중요 자료는 아직 서버에 저장하기도 하지만, 궁극적으로는 모든 자료들을 드라이브에 올려두고 접근성을 높이는 방향이 맞다고 생각해서 관련 내부 정책을 정하는 중입니다. 그리고 전국 지사 회의 때 화상회의도 유용하게 잘 쓰고 있습니다. 사무직 직원 분들은 본인 자리에서 보는 업무가 많아서 PC 앱 사용률이 높고, 이동이 많은 변호사 분들은 모바일 앱을 활발하게 쓰시는데 기기에 관계없이 동기화 되는 내용은 늘 같으니 편리합니다.

1. Q. 초기 세팅에 어려움은 없으셨나요?
2.  

메일 위주로 사용하다가 캘린더 같은 새로운 기능을 사용하려니 처음엔 어려웠습니다. 가령 캘린더에 내용을 입력해도 팀 사람들이 내 캘린더 안에 담긴 내용을 볼 수 없는 이슈가 있었는데, 어드민 설정에서 캘린더 공개 설정을 간단하게 변경할 수 있더라구요. 네이버클라우드 프리미엄 파트너사 패스트파이브의 지원 덕분에 새로운 기능을 찾고 전파하는 데 드는 시간을 많이 아낄 수 있었습니다.

1. Q. 최근 도입하신 워크플레이스는 어떻게 활용 중이신가요?

 

휴가 사용에 대한 전자결재와 출퇴근 관리 기능을 사용하고 있습니다. 변호사 일과 더불어 인사팀 승인 업무를 같이 보고있는데요. 제가 종이 휴가 신청서를 결재하면 인사팀에서 수작업으로 디지털화 하던 프로세스가 당연했는데, 이 일들을 워크플레이스로 전자화 하고 나선 정말 편해졌어요.

 

제가 자리라도 잠시 비우는 날엔 휴가 결재를 기다리는 직원 분들이 줄 서서 기다리는 웃지 못할 일들도 있었습니다. 지금은 결재권자의 근무 상태나 위치에 관계 없이 편하게 결재 상신을 할 수 있어서 편리합니다. 출퇴근은 회사 IP 대역 안에서 ON/OFF 할 수 있게 설정해두고 사용하고 있습니다.

1. Q. 왜 워크플레이스였나요?
2. 
   메시지, 캘린더, 드라이브만큼이나 필요한 요소가 바로 ‘효율적인 인사관리 도구’였습니다. 네이버가 만든 네이버웍스 사용 경험이 워낙 좋다 보니, 마찬가지로 네이버가 만든 기업 운영관리 솔루션이 있다는 소식을 듣고 큰 고민 없이 워크플레이스를 선택했습니다. 네이버웍스 메신저와 연동되어서 사용할 수 있는 장점도 커요.
3.  

다른 인사관리 솔루션을 도입했다면 네이버웍스에 저장된 임직원 정보와 각각 따로 관리하는 불편함이 있었을 텐데, 네이버웍스 조직도가 워크플레이스와 연동되기 때문에 인사 관리하는 입장에서 참 좋습니다. 과거 인사카드와 엑셀 파일로 운영하던 인사 정보는 접근하기도 어려울 뿐 아니라 변동 사항이 생길 때마다 업데이트하는 것도 일이었는데, 워크플레이스와 네이버웍스를 함께 사용한 이후로는 구성원 정보와 출퇴근, 전자결재, 메신저 등 모든 기능이 연동되어 편리합니다.

1. Q. 네이버웍스와 워크플레이스에 빠르게 적응하는 온보딩 팁을 주신다면!

 

첫째, 전문가에게 적극적으로 도움을 요청하세요. 네이버웍스 새로운 기능을 사용하고 워크플레이스를 도입하며 전담 파트너사 패스트파이브에 정말 자주 지원을 요청 드렸습니다. 바쁘셨을텐데 내색하시지 않고 네이버웍스와 워크플레이스 헬프센터 가이드 내용을 기반으로 맞춤형 교육 자료를 만들어 주셨어요. 직접 온라인 교육 세션을 열어주시기도 했는데, 그 덕분에 50대 이상 위원 님들께서도 스스로 앱을 설치하고 쉽게 사용 중이십니다. 적극적인 요청이 없었다면 받지 못했을 지원이라고 생각합니다.

 

둘째, 변화에 대한 거부감이 적고, 고민보단 실행을 좋아하는 조직문화 DNA를 가지고 계신다면 도입이 더욱 수월합니다. 저희는 워낙 빠른 성장세를 경험하며 여려가지 변화를 겪어왔기에, 네이버웍스 확대 적용과 워크플레이스 사용 모두 큰 어려움이 없었습니다.

 

마지막으로 전사 또는 팀 단위 정기 미팅이 있다면 그 시간의 일부를 온보딩 교육에 활용해 보세요. 별도의 시스템 교육 일정을 만들면 바쁜 업무 중 참여가 부담스러울 수 있습니다. 반대로 기존 미팅 시간의 일부를 교육에 활용하면 부담을 줄이고 온보딩 과정을 보다 자연스럽게 만들 수 있습니다.

1. Q. 마지막으로 네이버웍스와 워크플레이스에 바라는 점이 있다면 무엇인가요?

 

지금도 네이버웍스와 워크플레이스의 많은 기능들이 연동하는 형태로 제공되고 있지만, 두 서비스가 하나의 서비스로 통합된다면 더욱 편리하게 활용할 수 있을 것이라 기대합니다. 앞으로 내부적으로 사용하면서 불편 사항을 수시로 확인하여 시스템 개선에 도움을 드릴 수 있을 것으로 생각되며, 저희 회사와 네이버클라우드 모두 긍정적인 시너지를 발휘할 수 있을 것으로 생각합니다.

다음 도입사례 보기

교육 – 유밥

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에듀윌 도입사례 포인트 :

•  전사적으로 통일된 메신저를 사용해 업무 효율 향상 및 업무 이력 검색 용이
•  담당자 추가 및 변경 시에도 업무 연속성 유지 가능, 업무 관리 및 추적 편의
•  개인 메신저에 업무 내용이 잔존하는 등의 보안 위협 해소
•  네이버웍스 도입으로 기존 외산 메일 솔루션, 구축형 메신저 대비 약 47% 비용 절감
•  챗봇 기능을 활용한 ‘에듀위키’ 개발로 인사 관련 문의에 대한 대응 신속

“네이버웍스 도입은 단순히 IT 시스템을 구축하는 것이 아니라, 궁극적으로 구성원의 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 과정이었다고 생각합니다.”

에듀윌 IT 플랫폼본부 박성규 실장님

Q. “공인중개사는 에듀윌!” 이라는 CM송이 생각나네요. 에듀윌 회사 소개 부탁 드립니다.

지난 30년간 447만 고객이 꿈을 이룰 수 있도록 진심을 다해 돕는 성인 대상 교육 기업입니다. 주요 사업 영역은 온라인 교육, 직영학원, 종합출판, 학점은행제 등 교육 서비스입니다. 광고를 통해 공무원 시험과 공인중개사에 대해 많이 들어오셨죠? 그 외에도 다양한 기술 자격증 과정과 입시, 어학, 취업 관련 교육 서비스도 폭넓게 제공하고 있습니다.

Q. 기업의 조직 구성, 그리고 규모가 궁금합니다.

경영지원, IT, 마케팅, 콘텐츠 등 부서 구성은 일반 교육 기업과 비슷합니다. 영상 제작 업무가 중요하다 보니 영상 콘텐츠 기획, 촬영, 제작을 전담으로 하는 부서가 별도로 있다는 점이 특이하다고 할 수 있겠네요. 사업별로 살펴보면 온라인, 학원, 출판, B2B, 평생교육 등으로 나뉩니다. 규모 면에서는 어느덧 약 9백 명 가까운 임직원이 함께하는 기업으로 성장했네요.

Q. 네이버웍스 도입을 고민하게 된 계기는 무엇인가요?

회사가 급속도로 성장하면서 겪는 성장통이 진행되고 있다고 생각했어요. 조직별로 다른 소통 도구 사용과, 그로 인해 협업이 원활하게 진행되지 않는 사일로(silo)가 대표적 현상이었습니다.

소통 도구에 관해 구체적으로 설명해 드리면, 전사적으로 통일된 메신저가 없었습니다. 구축형 메신저를 사용했으나, 기능 면에서 부족함이 많아 구글챗, 카카오톡, 밴드 등을 업무용으로 사용하는 경우가 많았습니다. 부서별로 업무 성격과 호흡이 달라서, 각자 선호하는 소통 도구를 사용한 거죠. 당연히 업무 효율이 떨어지고, 업무 이력 검색이 어렵고, 담당자가 추가되거나 변경되는 경우 업무 연속성이 떨어졌습니다. 조직 차원의 관리와 추적이 어려운 개인 메신저에 업무 내용이 남는 보안 위협도 있었고요.

Q. 네이버웍스를 도입한 이유는 무엇인가요?

앞서 언급한 pain points 극복이 목표였습니다. 기존 분산된 도구들을 얼마나 효율적으로 통합하여 업무 방식과 문화에 혁신을 가져올 수 있을 지에 초점을 맞추었는데요. 네이버웍스를 포함하여 메일, 메신저, 드라이브 등 기능을 가진 협업툴 3개를 비교 검토하여 네이버웍스를 선택했습니다.

Q. 네이버웍스 선택 시 ‘통합’ 외에 다른 고려사항도 있었나요?

단일 협업툴과 자체 그룹웨어. 이렇게 딱 두 개만 쓰자는 것을 목표로 했습니다. 따라서 두 시스템이 API 방식으로 잘 연동되는지 살펴보았는데요. 예를 들어 그룹웨어 결재 알림이 메신저로 오거나, 그룹웨어에 입력한 휴가 일정이 네이버웍스 캘린더에 나타나는 등의 방식인데, 네이버웍스 Developer 사이트가 잘 구축되어 있고 기술 지원 또한 빨라서 그룹웨어를 원활하게 연동할 수 있었습니다.

그리고 기본 기능 외 생산성을 올려줄 수 있는 기능들을 살펴보았어요. 가령 챗봇을 예로 들 수 있는데, 네이버웍스에서 제공하는 Bot 기능을 활용한 ‘에듀위키’‘라는 챗봇 개발로, 자주 묻는 인사 관련 문의 대응에 활용하고 있습니다. 잔여 연차 일수, 상조 프로세스, 육아휴직 신청 문서 등 문의 빈도가 높은 것들을 키워드만 넣으면 유사 사례나 규정이 나오도록 하는 방식이에요.

마지막으로 가격입니다. 네이버웍스 도입으로 기존 외산 메일 솔루션과 구축형 메신저를 사용할 때에 비해 약 47% 비용을 절감하고 있습니다. 이렇게 양질의 기능과 가치를 제공하면서 가격까지 만족스러운 도구. 역시 네이버웍스가 아닐까 합니다.

Q. 특히 만족하는 기능은 어떤 것이 있나요?

그리고 메시지 방에서는 새롭게 들어온 사람이 이전 기록을 확인할 수 있도록 선택할 수 있는 점이 편리합니다. 새롭게 들어온 사람도 히스토리 파악이 쉽고, 기존에 있던 사람도 이전 대화 내용을 따로 요약해 주지 않아도 되어서 편리합니다. 그룹 메시지 방에서 이용할 수 있는 ‘폴더’가 곧 드라이브라서, 업무 진행에 필요한 파일들이 분산되지 않고 한 곳에 모여 이력 확인이 쉽습니다.

Q. 도입 과정에서 어려움은 없었나요?

경영진을 설득하는 일은 “왜 바꿔야 해?” 라는 질문에 대한 답에서 출발합니다. 저희는 현재의 문제점이 무엇이고, 우리의 핵심가치와 어떤 점에서 맞지 않으며, 이를 해결할 때 어떤 기대효과가 있을 지 철저하게 로드맵으로 그렸습니다. 그리고 검토 대상 모든 제품을 4개월 간 테스트 (POC) 하며 기대효과를 잘 거둘 수 있을지 분석했습니다.

그 다음은 새로운 툴을 사용하게 될 임직원을 설득하는 일이었습니다. 어쩌면 경영진 설득보다 더 어려울 수 있는 ‘변화관리’ 단계입니다. 저희는 사용자의 ‘마음을 얻는 것’이 가장 중요하다고 생각하여 우수한 기능이나 사용 Tip을 지속해서 홍보하고, 고충 해결 게시판을 오픈하여 문의사항에 즉각 대응하였습니다. 그 덕분에 900명 가까운 임직원이 빠르게 적응한 모습입니다.

Q. 마지막으로 네이버웍스 도입을 통해 느낀 점을 말씀해 주신다면?

이번 네이버웍스 도입은 단순히 IT 시스템을 구축하는 것이 아니라, 궁극적으로 구성원의 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 과정이었다고 생각합니다. 앞으로도 더 나은 네이버웍스 활용 방법을 꾸준히 연구하고 내부에 적극 공유해서, 모든 구성원들이 Wow! 할 수 있는 서비스를 제공하겠습니다.

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대한축구협회 도입사례 포인트 :

• 태스크 포스(TF) 중심의 원활한 협업과 원격 근무환경 도입 목적으로 스마트워크 추진
• ‘네이버웍스’와 기업정보시스템 ‘워크플레이스’를 함께 사용
• 네이버웍스 도입 후, 업무 절차에 최적화된 소통 체계 구축, 비용 절감, 디지털 전환 이룩
• 향후 네이버웍스와 워크플레이스를 고도화된 업무관리 지원 툴로 활용할 계획

Q. 대한축구협회에 대해 소개 부탁드립니다.  

2. 대한축구협회 KFA(회장 정몽규)는 대내외적으로 대한민국 축구를 대표하고, 프로부터 유소년, 아마추어까지 한국의 모든 축구 행정과 단체를 망라하여 총괄하는 단체입니다. 회원 단체로 17개 시도협회와 4개 연맹이 있으며, KFA의 목적은 크게 세 가지입니다.

▲ 축구를 국민에게 보급하여 널리 퍼지게 하고 남녀노소 모두가 즐기게 하는 것

▲ 우수 선수를 육성하고, 지도자와 심판도 양성하여 우리 축구의 경기력과 수준을 발전시키는 것

▲ 국제경기에서 우수한 성적을 올림으로서 세계 축구와 함께 성장하고, 국민을 화합하게 하고, 감동을 드리는 것입니다.

Q. 팀 소개도 부탁 드립니다.

디지털 컨버전스 PJ 는 KFA 행정과 한국 축구에 디지털 기술을 적용하고 전사적 디지털 전환(DT)을 추진하는 팀입니다. KFA에선 중점 추진 과제로서 한국축구의 경쟁력 강화를 위한 중점 프로젝트를 설정하고, 별도의 태스크 포스로서 운영하고 있는데요. 한국 축구에 디지털 기술을 적용하여 경쟁력을 올리는 것이 주된 골자이며, 일반 기업의 DT 추진 조직과 유사합니다.

단기 과제는 한국 축구 데이터를 수집하고 효율적으로 활용하는 기반 구성, 스마트워크를 통한 축구 행정 및 대표팀 관리의 효율화, 디지털 전환을 통해 축구팬의 경험을 향상시키는 것이며, 향후에는 디지털 기술 적용을 통하여 유소년부터 축구 대표팀까지 경기력 향상을 시킬 수 있는 방안도 고민하고 있습니다.

주요 과제인 ‘스마트워크’ 추진의 일환으로 네이버클라우드의 협업툴 ‘네이버웍스’와 기업정보시스템 ‘워크플레이스’를 함께 사용하고 있습니다.

Q. 사내 협업툴로 네이버웍스를 도입한 이유는 무엇인가요?

첫째는 태스크 포스(TF) 중심의 원활한 협업입니다. 각 중점 과제에 대한 TF를 운영하게 되면서 cross-functional한 부서간 협업이 많아졌습니다. 기존 그룹웨어와 노후화된 메신저로는 유연한 조직 구성과 소통 지원에 기능적 한계가 있었습니다. 그룹웨어와 협업툴 간 연동성이 낮아서 신규 그룹 생성이나 그룹원 변경이 번거로웠고, 소프트웨어 업데이트가 원활하지 않았습니다. 현재 네이버웍스는 이러한 단점을 모두 커버해 주고 있습니다.

둘째는 원격 근무환경 도입입니다. 코로나19로 인해 공간에 구애 받지 않는 업무 환경이 필요하게 되어 스마트워크 도입을 더욱 서두르게 되었는데요. 부서별로 개인 메신저와 별도 화상회의 도구를 운영했으나 회의 내용과 업무 자료가 공식화 · 기록 · 저장되지 않는 문제점이 있었습니다. 업무 방식 통일과 업무 자료 자산화를 위해, 메신저 · 화상회의 · 드라이브 등 필수 기능을 두루 갖춘 네이버웍스를 전사 통합 협업툴로 선택했습니다.

Q. 사용 규모는 어느 정도인가요?

KFA 임직원 약 180여명과 회원 단체(17개 시도협회, 4개 연맹) 약 150여명이 네이버웍스를 사용하고 있습니다. 회원 단체와 업무 연락을 위해 기존 공문, 유선 연락 방식에 더하여 협업툴을 함께 도입하고 협업할 수 있는 공간 · 업무 형태를 도모하고 있습니다.

회원 단체와는 기존 메신저의 쪽지 기능을 활용해서 공문 알림을 보냈는데요. 확인 여부를 별도 대화로 확인해야 하고, 리마인드도 한 차례 더 하는 등 불필요한 소통이 많았습니다. 현재는 네이버웍스 게시판에 공문을 올려서 공유하고 있는데요. ‘읽음 확인’ 기능으로 읽음/안읽음 유무를 바로 확인하고 메신저와 게시판 댓글로 양방향 소통이 되다 보니, 회원 단체와 정보 공유 및 커뮤니케이션이 매우 편리해졌습니다.

Q. 네이버 기업정보시스템 ‘워크플레이스’를 함께 사용 중이시라고 들었습니다.

네 맞습니다. KFA 내부적으로 네이버웍스의 협업 기능과 워크플레이스를 연계하여 근태관리 기능을 주로 사용하고 있습니다. 네이버웍스와 워크플레이스 모두 네이버클라우드에서 제공하는 서비스이니 연동성이 뛰어난 점이 무척 편리합니다. 근무 위치에 관계 없이 네이버웍스 메신저 WorkTalk챗봇과의 대화를 통해 근태 관리를 쉽게 할 수 있고, 네이버웍스 화면에서 바로 워크플레이스로 이동할 수 있도록 아이콘 배치를 해두어 편리하게 이용하고 있습니다.

Q. 다양한 협업툴 중 네이버웍스를 선택한 이유는 무엇인가요?

네이버웍스를 포함하여 서비스 인지도와 안정성이 우수하다고 판단한 협업툴 4개를 비교하고 디지털 컨버전스 PJ 팀원들이 한달 기간 동안 직접 사용해 보았습니다. 저희가 필요로 하는 필수 기능들과 유용한 추가 기능, 그리고 가격을 기준으로 비교하였는데요. 네이버웍스가 월등한 비교 우위를 보였습니다.

특히 해외 대회 지원 등 출장 상황에서도 접속이 원활하고 실시간 통 번역이 정확도 높게 지원되는 점, 간편한 외부 사용자 초대로 대회나 프로젝트 단위로 관련 담당자와 협업할 수 있는 점. 워크플레이스 근태 관리 기능과 연동이 원활한 점이 KFA 협업과 업무에 큰 도움이 될 것이라 판단했습니다.

아울러 국내 대표 IT기업에서 만든 협업툴인 만큼 향후 유지보수 · 변경 · 지원에 강점이 있을 것으로 생각했고, 업력이 길고 사용자도 많아 이미 개선된 사용자 편의성과 UI/UX를 보유한 것으로 판단했습니다.

Q. 네이버웍스 베이직 (Basic) 상품을 선택한 이유는 무엇인가요?

라이트 (Lite) 상품의 메시지, 화상통화, 캘린더 등 기능과 더불어 베이직(Basic) 상품에 포함된 메일과 드라이브 파일 · 폴더관리 기능이 꼭 필요했습니다. 드라이브와 게시판 연동성도 높아서, 게시판에서 파일 · 폴더관리 기능을 온전히 이해하고 활용하면 협업 문화 활성화와 업무 커뮤니케이션에 많은 도움이 될 것이라고 생각했습니다.

지금은 전사 임직원 모두 워낙 네이버웍스를 잘 쓰다 보니 대용량 드라이브에 대한 니즈가 생기고 있습니다. 그 경우 무제한 메일과 1인당 1TB 드라이브 용량을 쓸 수 있는 프리미엄 (Premium) 으로 업그레이드 할 수 있기 때문에, 검토 중입니다.

Q. 네이버웍스 도입과 사용에 있어 어려움은 없으셨나요?

네이버웍스는 UI가 워낙 직관적이라 별도의 매뉴얼 없이도 쉽게 익힐 수 있다고 생각하였고, 실제로도 그러합니다. 그룹 메시지방 기능을 별도 안내하지 않았는데 직원들이 알아서 사용하더라고요. 실시간 통번역 등 처음 사용해보는 기능이나, 조직 · 그룹 · 메시지 방 개념 등 확실한 이해가 필요한 개념에 대해서는 교육을 통해 사용 방법을 익히면 어렵지 않게 사용하는 편입니다.

도입 초기 한 달 동안 기능별 사용량을 살펴보았는데, 딱히 사용 독려를 크게 하지 않았음에도 사용량이 기대 이상으로 높았습니다. 그 자체로 네이버웍스의 효용이 증명된 셈이죠. 빠르게 모든 사내 정보가 네이버웍스 안으로 모이기 시작했고, 협업툴 사용을 어색하거나 서툴던 임원 분들도 사용을 시작하여 지금은 누구나 쉽게 사용하고 있습니다.

Q. 네이버웍스의 어떤 기능을 유용하게 활용 하시나요?

모든 기능을 아주 잘 활용하고 있습니다. 그 중에서도 꼽자면, 그룹 단위 메신저 방에서 잊기 쉬운 내용은 ‘노트’에 남기고, 파일은 ‘공유 폴더’에 간편하게 올려 공유하고, 공동으로 해야 할 일이나 과제는 ‘할 일’로 저장하고, 팀 내 중요 일정이나 연차 등 일정은 ‘캘린더’에서 공유하고 있습니다. 이러한 행위 자체가 하나의 ‘소통’이 되기 때문에 업무 공유가 상당히 원활해졌습니다. 불필요한 중복 소통이 줄어든 것은 물론이고요.

코로나로 화상회의 및 화면 공유 기능을 아주 잘 사용 중인데요. 재택 근무 등 비대면 근무 상황에서 간편하게 미팅을 진행하고 있습니다. 광화문 회관과 파주 NFC 간 회의가 필요할 때도 꼭 대면이 필요한 상황이 아니면 대부분 화상회의로 대체하는 편입니다. 이로 인해 절감 되는 교통비와 시간도 큽니다.

Q. 네이버웍스 도입 후 어떤 점이 좋아졌나요?

업무 프로세스에 최적화 된 소통 체계 구축, 비용 절감, 디지털 전환 측면에서 말씀드리고 싶습니다.

우선 업무 중심으로 조직 및 그룹방을 구성하고, 때와 상황에 맞게 수정할 수 있어 간편하고 효율적으로 업무 수행이 가능해 졌습니다. 예를 들어, 축구대표팀 A매치가 결정되어 대회를 치르거나, 국외 경기에 파견되는 경우, 국내외 공간을 막론하고 협업하는 직원 중심으로 LOC(경기 조직위)방을 구성하여 업무를 수행하고 있습니다.

협업 도구 운영비 또한 크게 절감되었습니다. 네이버웍스 베이직 상품 기준 인당 월 6,000원 비용으로 사용 중이니 지금까지 소개한 업무 생산성, 협업 효율 향상 효과를 생각하면 매우 합리적인 수준이라고 생각합니다. 앞서 말씀드린 것처럼 물리적 이동 거리를 줄이며 절감하는 교통비 또한 절감 요소라 할 수 있습니다.

마지막은 디지털 전환인데요. 업무 공유와 소통이 활성화 되고, 물리적인 장소에 얽매이지 않게 되고, 모든 직원들이 큰 어려움 없이 스마트하게 일하게 된다는 것. 결국 전사적으로 추진하는 디지털 전환이 잘 이루어지고 있다는 의미라고 생각합니다.

Q. 앞으로 네이버웍스를 어떻게 활용할 계획이신지 궁금합니다.

네이버웍스는 KFA 업무에 필수품이 되었어요. 사내 굉장히 많은 업무에 네이버웍스가 활용됩니다. 앞으로 네이버웍스와 워크플레이스를 고도화된 업무관리 지원 툴로 활용하고자 합니다.

KFA는 축구회관, 트레이닝 센터, 재택 등 업무 공간에 구애 받지 않는 스마트워크 형태를 지향하며 사내 업무 공간의 효율적 활용과 유연화를 검토하고 있습니다. 축구회관에도 공용 좌석 등을 시범적으로 도입하고 있는데요. 무선 게이트웨이, 좌석 예약을 위한 키오스크 등을 알아보니 여러 솔루션을 중복 도입하는 건 비효율적이겠다는 판단이 들었습니다. 네이버웍스와 연동되는 좌석 관리 솔루션이 있다면 간단한 무선게이트웨이 장비 도입만으로 효율적으로 관리될 것 같습니다.

더하여 바라는 점이 있다면, 현재의 ‘할 일’ 기능이 진척 상황을 시각적으로 볼 수 있도록 테이블이나 차트 방식으로 표현되면 더욱 좋겠습니다. 현재도 프로젝트 관리 용도의 파트너사 연동 솔루션이 있는 것으로 인지하고 있는데, 네이버웍스의 고유 기능으로도 발전할 수 있다면 적극 활용할 계획입니다. 또한 네이버웍스나 워크플레이스에서 출퇴근 시간 등록을 하면, 그 시간부터는 네이버웍스에서 상태도 출퇴근 상황에 맞게 자동으로 변경(눈에 띄는 색상 변화 등)되면 좋겠습니다.

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