슬기로운 직장생활 #일 잘하는 회사는 업무용 메신저를 쓴다

2020.08.05

이제는 업무와 뗄래야 뗄 수 없는 메신저.

단순히 메시지를 주고 받고 대화를 나누는 것 이상의 다양한 업무 활동이 메신저에서 이루어지는데요.

 

하지만 분명 메신저를 업무에 사용할 때, 불편하고 번거로운 부분들이 있으셨을거예요.

그 이유는 바로, 업무에 특화되지 않은 ‘개인용 메신저’를 사용하셨기 때문입니다.

 

우리가 흔히 사용하는 개인용 메신저들은 회사나 프로젝트와 같은 업무적인 용도가 아니라,

일상생활을 위한 사적 용도를 위해 만들어졌기 때문에 업무와 맞지 않는 부분들이 분명히 존재합니다.

 

이와 달리, ‘업무용 메신저’는 말 그대로 회사 업무를 위해 기획·개발되어 운용되고 있으며,

사용성, 편의성, 보안성을 모두 고려해 지속적으로 개선되고 있는데요.

 

오늘은 업무 효율을 높이기 위해 ‘업무용 메신저’를 사용해야만 하는 이유를 설명드리도록 하겠습니다.

1. 업무 대화는 ‘묶어서’ 전달, 신속하고 정확하게 공유해요.

업무를 하다 보면, 갑작스레 타 부서나 기존 업무 채팅방에 속하지 않은 직원의 도움을 받기 위해,

업무 진행 상황을 설명해야 할 경우가 있죠.

 

메신저로 주고받았던 세세한 업무 대화들… 어떻게 전달하시나요?

 

보통 업무 진행 상황과 의견 공유 내용을 새로 글로 정리해 전달하곤 하죠.

이 과정에서 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라, 주관적인 해석이 첨가돼 오해를 불러일으키기도 합니다.

 

또 다른 방법으로는, 메신저 대화 내역을 자체를 전달하는 방식이 있어요.

하지만, 일부 개인용 메신저는 단일 텍스트만 복사가 가능하기 때문에, 대화 부분을 모두 캡처하는 수고를 들여야하고,

캡처한 이미지이기 때문에 텍스트 검색이 되지 않아, 원하는 부분만 빠르게 찾아 읽는 것이 불가능합니다.

하지만, 업무용 메신저 라인웍스는요?

 

라인웍스는 여러 메시지 선택을 통해 원하는 메시지들만 골라 묶어서 전달이 가능합니다.

다른 날짜, 시간대에 나눈 대화들도 한 번에 묶어서 전달 가능하고,

또 ‘텍스트’ 그대로 전달되기 때문에 원하는 내용만 검색해 찾아 읽을 수도 있어요.

 

빠르게 필요한 업무 대화만 선택해 공유하니, 시간도 아낄 수 있고 의미도 그대로 전달이 가능한거죠!

2. 메시지 ‘읽은 사람 확인’으로, 공지 전달도 누수 없이

전 직원 혹은 모든 팀원이 반드시 숙지해야 할 공지사항.

읽음 여부가 확실하지 않아, 여러번 확인 메일이나 메시지를 전송할 수 밖에 없죠.

 

특히, 개인용 메신저로 해당 내용을 전달했다면,

‘읽은 사람 수’만 확인 가능해 읽지 않은 사람이 누구인지 알 수 없어 답답함만 커집니다.

 

누가 읽었는지, 읽지 않았는지 일일이 물어볼 수 밖에……..

이와 달리, 라인웍스

‘읽은 사람 수’ 뿐만 아니라, ‘누가’ 읽었는지도 확인이 가능하기 때문에 읽지 않은 사람이 누구인지 알 수 있습니다.

또, 읽지 않은 팀원에게는 @멘션을 통해 다시 알림을 줄 수도 있죠.

 

3. 용량 걱정 없이, 언제 어디서나 편하게 주고 받는 자료

업무 중 만드는 수많은 자료.

그 중에는 디자인 파일이나 사업 제안서와 같은 대용량의 파일도 존재합니다.

 

이러한 대용량 파일은 그 크기가 워낙 커, 메일로 주고 받는 경우가 많아요.

외근 중 급히 회사소개서 등 업무 자료를 받아보아야 할 때도,

메신저가 그 크기를 감당하지 못해, 자리를 펴 노트북을 열어 메일을 확인할 때는 속이 타들어 가죠.

실제로 일부 개인용 메신저들은 파일 최대 전송 용량이 1개당 300MB 정도로, 그 크기가 제한적인데요.

하지만, 라인웍스는 이러한 업무 상 불편함을 십분 반영했다는 사실!

 

 

라인웍스는 파일 1개당 최대 2GB의 용량으로, 대부분의 문서나 영상, 고화질의 사진은 문제 없이 전송할 수 있어요.

폴더에서 10GB의 단일 파일도 공유 가능하니, 굳이 다른 툴을 거치지 않아도 대화 중인 대화방 안에서 신속하게

업무 파일을 공유할 수 있습니다.

4. 설문 URL 하나로, 전 직원 대상 의견 조사도 한 번에

간단하게는 회식 일정부터 신상품 제품명, 프로모션 제품 선정 등등…

업무를 위해 여러 직원의 의견을 수합해야 할 상황이 자주 생기곤 하죠.

 

이때, 팀 막내나 총무팀의 고생이 이만저만이 아니에요.

총무팀이 전 직원의 의견을 묻고 수합하는 과정을 거치거나, 각 팀의 막내가 팀 의견을 조사해 전달하기 때문인데요.

 

개인용 메신저의 설문 기능을 활용한다 해도 ‘단일 질문’만 가능하기 때문에,

여러 사안의 의견을 조사해야 할 시, 각각의 설문을 만들고, 또 따로 취합해야만 해요…

 

간단하게는, 회식 한번 진행하려 해도

일정 설문 따로, 메뉴 설문 따로 수행하며 번거로운 의견 조사 과정을 거쳐야만 하죠.

하지만, 라인웍스만 있다면 고생 끝!

 

 

라인웍스는 하나의 설문 안에서 복수 질문이 가능해요.

또, 설문을 URL 링크로 전달할 수 있으니, 모든 채팅방에서 설문을 개설할 필요 없이 링크 하나로 한번에!

 

 

설문 결과도 표와 그래프 등 통계 보고서 형식으로 받아볼 수 있기에 결과 확인도 편리합니다.

엑셀 .csv 파일로도 다운로드도 가능해 응답자 별 설문 결과 확인과 데이터 분석까지!

 

 

TIP! 간단한 설문의 경우(회식 일정 등), 기본 템플릿을 활용해 빠르게 의견을 모을 수 있으니 놓치지 마세요~

5. 단체 채팅방 실수도 걱정말기! 24시간 내 언제든 회수 가능해요

누구나 한번쯤은 상사나 회사 전체 채팅방에 메시지를 잘못 전송한 경험… 있으실텐데요.

나중에 실수를 확인했을 때, 느끼는 아찔함은 이루 말할 수 없죠.

 

만약, 잘못 보낸 내용이 팀 혹은 회사 기밀 자료였을 시에는, 되돌릴 수 없는 문제로 번질 수 있어요.

 

실제로, 일부 개인용 메신저는 회수 가능 시간이 ‘메시지 발송 후 5분 이내’로 매우 짧아,

회수 시간을 놓쳐 꼼짝없이 모두가 메시지를 보게 되는 상황이 발생합니다.

라인웍스를 사용한다면 걱정할 필요가 없어요!

 

메시지나 파일 발송 후 ‘24시간 동안’ 회수가 가능*하기 때문에,

일정 시간 후 발견하더라도, 24시간 이내이기만 하면 바로 회수 처리가 가능합니다.

6. 말하지 않아도 알아요~ 상태 표시로 동료와 내 상황을 공유해요

분명 휴가 중인데… 자꾸 나를 찾는 회사 사람들…

휴가나 급한 외근 중이더라도, 해당 일정이 타부서 직원 등과 공유되지 못해 업무 연락이 오는 경우가 있죠.

 

이러한 문제를 방지하기 위해, 미리 메일이나 개인용 메신저로 해당 사실을 전달하긴 하지만

짧은 외출이나 회의 등 자리를 비우는 모든 일정을 공유하는 건 불가능해요.

이때 필요한 건 바로 뭐? 라인웍스 메신저의 상태 표시 기능이죠!

 

잠시 외출하거나, 회의에 참여할 때 내 프로필에서 바쁨으로 상태를 바꿔보세요.

프로필에 해당 내용이 표시되어 굳이 말하지 않아도 제 상태가 회사 직원에게 전달됩니다.

 

휴가와 같이 출근하지 않는 날에부재로 설정하면, 회사 전 직원에게 제 상황을 알릴 수 있습니다.

 

이외에도, 캘린더에 일정이 잡혀있을 시에는 일정 있음으로,

로그아웃 시에는 응답 불가로, 3분 이상 PC 미사용 시에는 자리 비움으로 자동 표시되니

시시각각 팀원들의 상황을 파악할 수 있어요.

 

이와 함께, 8월 말 라인웍스 V2.9 업데이트로 퇴근 설정 추가 및 상태 메시지 입력도 가능해진다는 사실!

 

팀원에게 연락 후 ‘왜 답이 없을까..?’ 하고 초조해 할 필요가 없겠죠~

7. 이모티콘 ‘자동 추천’으로 센스있는 직원되기!

딱딱한 업무 메시지 분위기를 풀고 싶을 때, 이모티콘 만한게 없죠.

하지만, 이모티콘 종류가 워낙 다양하다보니 상황에 맞는 이모티콘을 고르는 것도 쉽지 않고,

그러다보면 타이밍을 놓쳐 결국 보내지 못하는 경우도 있어요.

 

라인웍스는 메시지 입력시, 대화 내용에 맞는 스티커가 메시지 입력창 위해 ‘자동 추천’되어

어울리는 이모티콘을 쉽고 빠르게 전송할 수 있어요!

 

무슨 이모티콘을 보낼까..? 고민하는 과정을 거치지 않고

대화를 쓰면서 바로 이모티콘을 선택해 보낼 수 있어요.

 

시간 절약에, 센스있는 이모티콘으로 화기애애한 업무 분위기는 덤으로!

오늘은 개인용 메신저와 업무용 메신저의 고유 ‘메시지’ 기능 비교를 통해,

업무 중 마주치는 각종 상황에 대처하기 위해서는 업무에 특화된 기능이 꼭! 필요하다는 사실을 알게 되었는데요.

 

실제로, 메신저 기능이 얼마나 업무 친화적인 지에 따라 업무 성과와 효율도가 달라진다는 점에서,

업무용 메신저를 선택할 이유는 충분한 것 같습니다!

 

더 중요한 건 라인웍스는 메시지 기능 외에도 수많은 협업 기능을 갖고 있다는 거죠.

더 많은 기능이 궁금하다면, ‘슬기로운 직장생활’ 시리즈를 참고해주세요!

 

업무에는 업무용 메신저 ‘라인웍스’

잊지 마세요~

*참고: 관리자가 메시지 회수 시간을 1시간 혹은 24시간으로 설정할 수 있으며, Free 상품은 1시간으로만 설정 가능합니다.