콤위즈 도입사례 요약

• 캘린더 기능으로 업무 일지 작성 프로세스 대체 → 전반적인 업무 흐름 파악 용이

• 이미지 명함 기능 및 QR 촬영 활용 → 업무 상 연락처를 쉽게 공유
• 구성원 전체의 의견 설문 기능으로 수합 → 손쉬운 리마인드 알람 발송

“네이버웍스와 워크플레이스를 도입하면 현장직 구성원분들도 편리하게 업무를 보고 출퇴근 관리까지 할 수 있겠다는 생각이 들었습니다”

Q. 주식회사 콤위즈에 대해 소개해 주세요.

정은정 부사장님

2003년에 설립된 콤위즈는 고객이 생활 속에서 IT를 더욱 편리하게 누릴 수 있도록, 통신 데이터 측정 및 검증 등 통신 전반의 사업을 수행하고 있습니다. 올해로 창립 21년이 되었고, 통신 업계에서 오랜 업력을 자랑하는 회사라고도 할 수 있습니다.

국내 대표 통신사인 SK텔레콤과 함께 통신 사업을 수행하고 있으며, 2023년에는 SK텔레콤의 최우수 협력사로 선정되기도 했습니다. 또한, 글로벌 통신 네트워크 장비 기업 Infinera (인피네라)의 글로벌 파트너사로서 국내에 통신 장비 공급 및 서비스 전반 업무도 수행하고 있습니다.

김현희 주임님

콤위즈는 통신 전반 사업을 수행하는 ICT 사업부와, 인프라 구축 및 장비 공급에 특화된 Infra 사업부로 구성되어 있습니다. 약 100명의 임직원이 함께 일하며 사업 특성상 현장직 구성원이 많은 편입니다.

Q. 콤위즈만의 특별한 사내 문화가 있다면 소개해 주세요.

김현희 주임님

사내 동호회 ‘보이즈피싱’이라는 낚시 동호회 外 몇 개의 동호회를 운영하고 있습니다. 매년 진행하는 송년회 행사에선 ‘마니또’ 선물 교환, 게임 등을 진행하며 전 직원 대상 번호표 추첨을 통해 푸짐한 선물을 지급하기도 하는데요. 작년에는 1등 선물로 LG 스탠바이미를 제공하여 큰 호응을 얻었습니다.

(좌) 사내 동호회 ‘보이즈피싱’ (우) 송년회 1등 당첨 인증샷

Q. 네이버웍스, 워크플레이스 는 어떻게 알게 되셨고,
도입 계기는 무엇인지 말씀해 주세요.

정은정 부사장님

네이버웍스, 워크플레이스 도입 이전에는 타 그룹웨어를 사용하였는데, 잦은 오류로 업무 진행에서 많은 어려움을 겪었습니다. 단적인 예로 메일 서비스 전체가 한동안 다운되어 24시간 교대로 업무를 수행해야 하는 장비 관리, 운영 업무에 큰 차질이 생겼습니다.

이를 해결하고자 안정성을 최우선으로 대안 서비스를 검토하기 시작했고, 여러 협업 툴을 비교하는 과정에서 네이버웍스와 워크플레이스를 알게 되었습니다. 찾아보니 긍정적인 사용 후기도 많았고, 저희에게 꼭 필요한 기능들이 빠짐없이 제공되는 점, ‘네이버’라는 브랜드가 주는 신뢰감이 선택의 이유였습니다.

김현희 주임님

저희는 내근직보다 현장직 구성원의 비율이 높아서 외부에서도 모바일로 편리하게 업무를 처리할 수 있는 점을 중요하게 생각했습니다. 네이버웍스와 워크플레이스를 테스트해보니 PC뿐 아니라 모바일에서도 직관적인 UI를 제공하여 메일, 메신저, 캘린더, 결재, 재무 (법인카드 정산) 등 다양한 기능을 편하게 이용할 수 있었습니다.

기존 서비스는 모바일 제공 기능이 부족하고 PC와 호환성이 떨어지는 점이 늘 아쉬웠는데요. 네이버웍스와 워크플레이스를 도입하면 현장직 구성원분들도 편리하게 업무를 보고 출퇴근 관리까지 할 수 있겠다는 생각이 들었습니다.

Q. 기존에 보관하던 결재 문서는 어떻게 이관하셨나요?

정은정 부사장님

네이버웍스 파트너사 아이비컴텍의 기술 지원을 통해 문서 이관 작업을 진행하였습니다. 기존 업무 도구에 저장된 문서 데이터를 크롤링 해서 워크플레이스로 옮기는 방식이었는데, 직접 문서 데이터를 하나 하나 옮기는 작업을 했다면 엄두조차 나지 않았을 이관 작업이 예상보다 훨씬 더 빠르게 완료 됐습니다. 덕분에 기존 문서 히스토리를 유지하면서 새로운 시스템에 빠르게 적응할 수 있었고요.

Q. 업무와 소통에 네이버웍스를 어떻게 활용하고 계시나요?

정은정 부사장님

‘캘린더’ 기능을 가장 잘 활용하고 있습니다. 업무 일지 작성 프로세스를 캘린더로 대체하였는데요. 매번 현장에서 별도의 양식에 업무 일지를 작성하고 공유하는 과정이 번거로운 경우가 많아서, 네이버웍스 도입 후 현장직을 대상으로 캘린더에 업무 내용을 작성하는 방식으로 변화를 시도해 보았습니다. 일정이나 캘린더 단위로 필요한 사람들과 공유할 수 있으니 캘린더 작성 만으로도 업무 증빙이 되는 셈이죠. 다행히 많은 지지를 받아 모든 부서를 대상으로 정식 운영하고 있습니다. 관리자 입장에서 전반적인 업무 흐름을 파악하기 좋은 점은 물론이고, 실무자도 서로의 업무를 쉽게 확인할 수도 있어 좋다는 평이 많습니다.

추가로 ‘설비 예약’ 기능을 활용하여 회의실을 편리하게 예약하여 이용하고 있습니다. 이전에사용하던 업무 도구에는 없던 기능이라 편리함을 더욱 크게 느끼고 있습니다. 캘린더 일정 생성 따로, 회의실 예약 따로 할 필요 없이 캘린더에서 바로 예약할 수 있고, 예약이 모두에게 공유되니 회의실 예약 여부를 묻는 소통 비용이 크게 줄었습니다.

콤위즈 캘린더 화면과 설비 예약 화면

김현희 주임님

저는 ‘설문’ 기능을 잘 활용하고 있습니다. 명절 선물 지급 등으로 구성원 전체의 의견을 들어야 할 때 기존에는 팀 메일을 통해 취합을 진행했습니다. 팀별 결과를 취합하는 것도 일이고, 응답하지 않은 분들께 일일이 다시 연락드리는 일도 번거로웠는데요. 네이버웍스 설문을 사용한 후로는 미응답자를 자동으로 확인하고 클릭 한 번으로 리마인드 알림을 보낼 수 있어 편리합니다. 실시간 결과를 스프레드시트로 다운로드해 한눈에 볼 수 있는 점도 좋아요.

그리고 ‘이미지 명함’ 기능도 유용합니다. 실물 명함 대신 모바일 명함 형태로 바로 공유할 수도 있고, 화면에서 QR을 보여주고 촬영을 할 수도 있기 때문에 업무 상 연락처를 공유할 때 활용합니다.

Q. 워크플레이스 활용 방법도 궁금합니다.

고소라 과장님

콤위즈는 연차 촉진제 기반 적극적인 연차 활용을 권장합니다. 기존에는 구성원별 잔여 연차를 고려한 맞춤형 안내가 어려워 전체 공지로만 연차 사용을 독려하는 점이 아쉬웠는데요. 워크플레이스 도입 이후에는 ‘연차 촉진 대상 관리 기능‘을 통해 개인의 근속 연수 및 잔여 연차에 맞게 안내할 수 있어서 편리합니다.

그리고 사업 특성상 구성원분들께 안전 관련 서약을 요청하는 일이 잦습니다. 기존에는 일일이 수기 서명을 받아야 하는 불편이 있었는데, 워크플레이스 ‘서약서’ 기능을 활용하여 어려움을 크게 덜었습니다. 기본으로 제공하는 다양한 서약 양식이나 자체 제작한 양식을 전자 문서로 보내고, 구성원은 클릭만 하면 서명이 완료되기 때문에 서약 요청자와 서약자 모두 매우 편리합니다.

Q. 네이버웍스, 워크플레이스 도입 후 어떤 점들이 좋아졌나요?

김현희 주임님

직원들 간에 번호를 저장할 필요 없이 네이버웍스 메신저를 이용하기 때문에, 개인 메신저의 사적인 프로필이 공유하지 않아 공과 사가 확실히 구분됩니다. 그리고 ‘이전 대화 공개’ 기능이 정말 유용하더라구요. 신규 입사자가 그룹 메신저에 새롭게 초대되더라도 이전 메시지와 히스토리를 확인할 수 있어서 온보딩에 매우 큰 도움이 됩니다.

정은정 부사장님

앞서 얘기한 캘린더 일정 공유를 통해 구성원 간 협업과 업무 파악이 용이해졌습니다. 소소하지만 게시판의 경조사, 공지사항 등에 굳이 댓글을 달지 않아도 이모지로 리액션을 남길 수 있어서 유연한 소통 분위기가 생긴 것 같습니다.

Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.

정은정 부사장님

네이버웍스와 워크플레이스를 도입한지 아직 그리 오래되지 않아 더 탐구하고 활용할 기능들이 많습니다. 정기 교육 일정도 늘 확인하고 가급적 참석하려 노력 중이에요. 잘 쓰는 만큼 업무도 더욱 효율적으로 진행할 수 있겠죠? 사소한 문의에도 빠르고 친절하게 답변해 주시는 파트너사 아이비컴텍과 네이버클라우드팀에 늘 감사드립니다. 콤위즈도 늘 고객의 IT 생활에 불편함이 없도록 열심히 나아가겠습니다.

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마더케이 도입사례 요약

• 보안에 취약한 개인용 메신저 대신 네이버웍스 사용 → 해킹과 같은 문제에 대한 걱정 감소

• 모바일에서 사용하기 편한 UI, 다양한 가이드 영상 → 낮은 진입장벽으로 빠르게 적응
• 네이버웍스 설문 기능과 게시판 이용 → 팀원 간 커뮤니케이션 증가

“네이버웍스의 메시지 방만으로도, 이전 대비 업무 능률이 올라간다는 느낌을 완연히 느낄 수 있습니다.”

Q. 마더케이에 대해 소개해 주세요.

노아나 과장님

마더케이는 2010년부터 지금까지 ‘엄마가 우선 행복해야 한다’라는 생각으로 처음 해보는 육아가 어렵지 않도록 편안하고 안심하며 쓸 수 있는 육아용품을 만드는 브랜드입니다. 아무래도 대표님이 엄마의 입장에서 아기를 키우면서 ‘이런 제품이 있으면 좋겠다’라는 니즈에서 출발했기 때문에 실제 엄마들과 교감이 되었고, 지금의 마더케이로 성장할 수 있었다고 생각합니다. 현재도 육아를 하는 임직원들의 니즈를 참고하여, 엄마들에게 필요한 제품을 기획·개발하고 있습니다.

 마더케이 사무실 전경

김의영 과장님

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마더케이는 엄마들에게 국민 지퍼백으로 불린다는 ‘항균 아기 지퍼백’을 국내 최초로 개발, 제조한 업체입니다. 현재는 엄마들의 출산부터 회복까지 모든 시기를 책임지기 위한 브랜드로 확장하고 있습니다. 이를 위해, 마더케이 외에도 마더케이 라이프, 케이맘, 솔루티오까지 총 4개의 브랜드를 만들어 아기 물티슈, 아기 세제, 라이프스타일 제품 등 여러 가지 제품을 제조, 유통하고 있습니다. 또한, 중국, 대만, 호주, 싱가포르, 말레이시아 등 해외 시장으로의 진출도 꾸준히 하고 있으며, 좋은 반응을 얻고 있습니다.

Q. 마더케이는 사회공헌활동을 많이 한다고 들었는데,
대표적으로 어떤 것이 있나요?

김의영 과장님

저희의 대표적인 사회 공헌활동에는 이른둥이 캠페인 ‘모유 FOR YOU’라는 것이 있습니다. 이른둥이는 출생 시 몸무게가 2.5kg 이하 또는 37주 미만에 출생하는 아기를 의미하는데요. 완전히 성장이 이루어지지 않은 채 태어났기 때문에, 인큐베이터에서 조금 더 자란 뒤에 퇴원하게 되죠. 이른둥이의 빠르고 건강한 성장을 위해서는 엄마의 모유가 필요한데, 인큐베이터에서 생활하는 아기에게 직접 모유 수유가 어려운 경우가 많아요. 그래서 마더케이는 이른둥이 가정을 대상으로 모유 전달에 꼭 필요한 초유 저장팩을 지원하고 있어요. 현재(24년 2월 기준)까지 약 1,620명의 이른둥이에게 60만 장 정도의 저장팩을 지원했고, 앞으로도 쭉 캠페인을 이어나갈 예정이에요. 지원이 필요하신 분들은 저희 마더케이몰에서 신청해 주시면 돼요. 그 외에도 취약 계층을 위한 여러 활동들도 지속해서 진행할 예정이고요.

마더케이 이른둥이 캠페인 ‘모유, FOR YOU’

Q. 네이버웍스, 워크플레이스 도입 계기는 무엇인가요?

노아나 과장님

네이버웍스, 워크플레이스 도입 이전에는 국내 개인용 메신저, 별개의 이메일을 이용해 소통했고, 별도의 ERP 프로그램을 사용했습니다. 보안에 취약한 개인용 메신저를 업무용으로 사용하다 보니, 해킹과 같은 문제를 겪기도 했습니다. 실제로 옆자리에 있는 직원의 계정이 해킹당해, 돈을 빌려달라는 일도 있었고, 송금 직전까지 갔던 직원도 있었던 웃지 못할 해프닝도 있었습니다. 그리고 ERP의 경우에는 회사 전사적으로 사용하기엔 괜찮아도, 실질적으로 업무에 필요한 소통·협업 기능에 많은 부족함을 많이 느끼기도 했습니다.

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이러한 이유로 업무용 메신저와 그룹웨어의 도입을 고민하고 있었는데, 지원 사업 업무를 하던 중 국가에서 하는 비대면 서비스 바우처 지원 사업 공고를 보게 되었습니다. 여러 업무용 서비스들이 리스트로 있었으나, 네이버가 주는 신뢰성과 트렌디한 이미지 때문에 네이버웍스와 워크플레이스를 함께 도입하게 되었습니다. 또한, 메신저와 메일, 그룹웨어를 별도로 운영하는 불편함을 덜어내고 두 서비스 간 연동이 되는 것도 중요하게 생각하고 있었기 때문에, 도입하게 된 또 다른 계기라고 할 수 있겠네요.

Q. 초기 교육에서 어려움은 없으셨나요?

김의영 과장님

저희는 경영 지원 업무를 하므로, 먼저 네이버웍스와 워크플레이스를 익히고, 사용법에 대해 직원들에게 안내를 했는데요. 네이버웍스 유튜브 채널에 사용법에 관한 가이드 영상들이 많아서 큰 도움이 되었어요. 또, UI나 기능들이 워낙 직관적으로 구성되어 있다 보니, 직원들도 처음 사용할 때 큰 어려움이 없었다고 해요.

노아나 과장님

가장 많이 사용하는 네이버웍스의 메일과 메시지 기능도 모바일에서 사용하기 편한 UI로 구성되어 있어 흔히 쓰는 개인용 메신저처럼 편리하게 사용하고 있어요.

Q. 업무와 소통에 네이버웍스, 워크플레이스를 어떻게 활용하고 계신가요?

김의영 과장님

저희 경영지원팀에서는 사내 직원들 대상으로 다양한 이벤트를 진행하는데요. 네이버웍스의 설문 기능을 많이 활용하고 있어요. 한 달에 한 번 전체 직원이 점심을 먹는 저희만의 문화가 있는데, 이런 점심 회식 때 좋아하는 인물, MBTI, 취미 등의 내용을 설문을 통해 받고, 그걸 바탕으로 자리 배치 및 그루핑을 하곤 해요. 또, 우수 사원을 선정하는 때에도 설문을 사용하기도 하고요.

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그리고 저희 회사 분위기 자체가 일할 때는 일하고, 놀 때는 또 재미있게 노는 분위기인데요. 그래서 가정의 날, 문화의 날, 송년회, 창립기념일 행사 등등 이런 모든 것들을 네이버웍스 게시판에 공지하고, 그곳에 사진이나 댓글들을 올리며 서로 소통하는 공간으로도 사용하고 있어요. 전사 공지, 사내 공모전 또한 게시판에 올리고 있고요.

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업무용 메신저를 사용할 때는 메시지에 공지했던 것이 전부였는데, 네이버웍스 게시판을 활용하다 보니 직원들이 이전 보다 더 으쌰 으쌰해졌다고 할까요?

노아나 과장님

네이버웍스의 설비 예약 기능을 많이 활용하고 있어요. 기본적인 회의실부터 업무용 차량, 노트북, 스튜디오, 촬영 장비까지 모든 설비를 캘린더에 등록해 누구나 쉽게 예약할 수 있도록 했어요. 이전에는 시스템이 없다 보니, 중복으로 예약되는 등의 곤란한 상황들이 있었는데, 이제는 그런 일이 발생하지 않아 모두 만족하면서 사용하고 있어요.

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또, 워크플레이스의 연차 촉진 기능을 정말 잘 사용하고 있어요. 이전에는 서면으로 연차 계획서를 직원들에게 일일이 받아야 했는데, 지금은 개개인이 미리 계획서를 작성해서 제출하면 자동으로 접수가 되고, 시스템에 기록이 되니 불필요한 과정들도 줄고, 업무가 한결 간편해졌어요.

Q. 네이버웍스와 워크플레이스 도입 후 어떤 점이 좋아지셨나요?

노아나 과장님

앞선 이야기의 연장선일 수 있는데, 무엇보다 직원들 간의 소통이 훨씬 좋아진 것 같아요. 게시판에 올라오는 사진이나 글에 서로 이모티콘 등을 활용하며 댓글을 활발하게 다는 모습도 그렇고, 메시지방을 통해서 더 편하고 자유롭게 소통하는 것들도 그렇고요.

​

또 업무적으로는 메시지방에 이전 나눈 대화와 노트에 기록해둔 내용들이 남아있기 때문에, 인수인계를 받는 담당자가 이전 히스토리도 파악할 수 있다는 점도 좋아요. 메시지방 만으로도, 이전 대비 업무 능률이 올라간다는 느낌을 완연히 느낄 수 있습니다.

김의영 과장님

저는 모바일에서도 결재 기능을 많이 사용하고 있는데요. 빠르게 상신해야 하거나, 승인해야 되는 기안들이 있을 때, 꼭 PC 앞에 있지 않아도 된다는 점이 너무 좋더라고요. 확실히 업무 속도도 빨라지고, 효율성 측면에서도 개선이 된 것 같아요.

Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.

김의영 과장님

네이버웍스와 워크플레이스를 함께 사용하면서 소통과 효율 모두를 잘 챙기고 있는 것 같습니다. 구성원 모두 근무하는 시간 내내 네이버웍스를 만족하면서 사용하고 있어요. 마더케이를 담당하시는 파트너사 맥플러스와 네이버웍스 메시지방에서 문의사항을 여쭙고 있는데요, 항상 빠르고 친절하게 대응해 주시는 것도 너무 감사하게 생각하고 있습니다.

노아나 과장님

앞으로도 지금처럼 엄마와 아기의 행복을 위한 브랜드로서 더욱 성장할 마더케이 많은 관심과 응원 부탁드립니다!

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해녀의 부엌 도입사례 포인트 :

• 스타트업에 적합한 직원들의 근태와 비용을 관리할 수 있는 시스템을 필요로 함.
• 워크플레이스를 통해 지출결의서와 같은 전자결재 서식과 기능을 이용하여 비용 관리
• 근무 일정과 휴가 신청 등 근태 관리도 하나의 툴로 통합 관리 가능
• 네이버웍스와 워크플레이스 도입 후, 회사 이미지 향상, 회사 체계에 대한 긍정적 피드백 증가

네이버웍스와 워크플레이스에서 제공하고 있는 다양한 기능을 업무 곳곳에 적용하고 싶은 마음이 큽니다. 네이버웍스 사용법을 안내하는 웨비나나 교육은 기회가 있을 때마다 참여하며 앞으로 더 친해질게요.

해녀의 부엌은 2019년 6월 제주도에서 시작한 스타트업입니다. 활선어 위판장을 단장하여 제주 해녀의 삶을 연극으로 보여주고, 해녀가 직접 채취한 재료로 요리한 해산물 식사를 맛보며, 마지막으로 실제 90세 해녀의 생생한 이야기를 들려주는 <해녀이야기>가 시그니처 콘텐츠입니다.

공연장인 본점(구좌읍)에서는 <해녀이야기>와 <부엌이야기> 콘텐츠를 운영 중이며, 미디어아트 레스토랑인 북촌점(조천읍)에서는 북촌 해녀 이야기를 미디어아트와 코스요리로 즐길 수 있는 프리미엄 콘텐츠를 제공합니다.

해녀부터 청년 예술인까지, 해녀의 부엌과 함께하는 모든 팀원을 ‘부어커’라고 부르는데요. 20~90대까지 다양한 연령대의 부어커분들이 다른 지역에 위치한 본사 사무실, 본점 및 북촌점 공연장에서 제주 해녀의 식문화를 알리고자 노력하고 있습니다.

3만명이 넘는 관객과 함께하고 있는 해녀의 부엌

해녀의 부엌 본점 오픈 후 예약하기 어려울 정도로 인기가 높았으나 코로나19 확산으로 4개월 이상 문을 닫은 적 있습니다. 그동안 해녀의 부엌은 공연을 재정비하며 크라우드 펀딩으로 뿔소라를 파는 등 돌파구를 찾기 위한 다양한 시도를 꾀했습니다.

한번은 해녀분들을 포함해 지점 내 코로나 확진자가 발생하여 부득이하게 공연을 취소할 수밖에 없었는데요. 죄송한 마음으로 예약 손님들께 공연 취소 안내를 드리자, 손님들께서 오히려 ‘해녀분들은 괜찮으시냐, 빨리 회복하시길 바란다’며 걱정해 주셔서 참 감사하고 애틋한 기억으로 남아있습니다.

많은 분들의 관심 덕분에 본점 오픈 2년 만에 2호점인 북촌점까지 오픈할 수 있었고, 대부분의 공연이 만석으로 진행됩니다. 작년에만 3만명 넘는 관객들이 저희 공연장을 찾아 주셨는데요. 해녀 해산물에 대한 판로를 만들어 나가고자 하는 점을 인정받아 로컬크리에이터 중소벤처기업부 장관상, 예술경영대상 문화체육관광부 장관상, 관광스타트업 ESG 경영 부문 최우수상을 수상했습니다.

직원 수가 늘면서 일과 사생활의 분리, 직원들의 근태와 비용을 관리할 수 있는 시스템이 필요했어요.

직원 수가 늘고 공연장이 추가되면서, 본사 사무실에서 근무하는 경영지원팀이 본점과 북촌점의 운영 현황을 놓치는 경우가 생기더라고요. 부어커분들과 카카오톡으로 업무 대화를 나누는 것이 적절한지 고민되었고, 지점별 지출 내역과 직원들의 휴가 현황을 엑셀 시트로 관리하기도 버거워졌죠.

그래서 저는 전문 서비스 도입을 통해 해결하려고 했습니다. 네이버웍스는 메시지가 일과 사생활 분리를 가능하게 해준다는 점이 가장 좋았고, 워크플레이스는 지출결의서와 같은 전자결재 서식과 기능을 이용해서 비용 관리를 하고, 근무 일정과 휴가 신청 등 근태 관리도 한 곳에서 할 수 있는 점이 참 좋았습니다. 그리고 네이버웍스와 워크플레이스에 기록한 모든 업무 관련 내용이 개인 메신저에서 휘발되지 않고 아카이빙 된다는 점이 결정적인 선택의 이유입니다.

‘슬기로운 부엌생활’이 가장 인기가 높은 게시판 게시글이예요.

부어커분들과의 소통은 모두 네이버웍스에서 하고 있어요. 메시지, 메일, 게시판 순으로 많이 사용하는 것 같습니다.

네이버웍스에서 가장 많이 쓰는 기능은 단연코 메시지입니다. 개인용 메신저에 비해 메시지로 공유한 이미지나 파일을 최대 3년까지 다운로드할 수 있고, 추가 비용 없이 예전에 주고받은 메시지를 확인할 수 있어서 사용성이 더욱 높은 것 같아요.

공지사항이나 부어커 전체 안내 사항은 네이버웍스 게시판에서 공유하고 있어요. 지출결의서 사용 방법, 휴가 신청 방법 외에도 회사 생활 가이드 성격의 ‘슬기로운 부엌생활’이라는 제목의 게시글이 있는데요. 자기계발비나 체력단련비, 그리고 1년 이상 근무자에게 제공되는 리프레시 휴가비 사용 방법 등에 대한 안내가 포함되어 있어 조회수가 가장 높습니다. 댓글이 활발한 게시글은 공연 무료 초대/할인 게시글인데요, 부어커분들께 공연 무료 초대/할인 복지를 제공하고 있고 댓글 기능을 통해 사용 내역을 공유하고 있습니다.

필요할 때마다 네이버웍스 구성원 계정을 자유롭게 만들 수 있는 점도 편리합니다. 가령 채용 안내 이메일, 세금계산서 전용 이메일 등 목적에 따라 업무용 계정을 별도로 만들어 사용하고 있어요. 관련 내용이 한 계정에 쌓이기 때문에 담당자가 여러 명이거나 바뀌더라도 언제든 내용을 찾을 수 있고, 공식 소통 수단으로 사용할 수 있어 좋습니다. 해녀의 부엌과 협업하는 외부 디자이너분들을 네이버웍스에 초대해 각 지점의 부어커분들과 메시지방에서 직접 소통할 수 있도록 지원하고 있습니다.

예전에는 시도도 못했던 음식 원가 산정이 가능해졌습니다.

좋은 서비스를 도입하는 것도 중요하지만, 실제로 서비스를 사용하면서 경영지원 담당인 저를 비롯해서 모든 부어커분들의 일하는 방식에 좋은 변화를 불어왔는지가 제일 중요하지 않을까 싶어요.

우선, 워크플레이스의 지출결의서를 사용하고 나서부터 정확한 원가 계산이 가능하게 되었습니다. 이전에는 영수증에 ‘쿠팡’과 같이 판매처 정보만 적혀 있으면 어떤 물품을 샀는지 알기 어려웠지만, 이제는 개인별로 작성하는 지출결의서를 통해 구매 내역별 상세 비용을 정확히 확인할 수 있게 되었습니다. 이를 통해 공연 프로그램에서 제공하는 다이닝 메뉴를 리뉴얼할 때, 음식 원가를 식재료와 소모품 구매 비용 기반으로 측정할 수 있게 되었죠. 예전에는 시도도 못했던 점입니다.

그 외 결재 서식도 회사 필요에 맞춰 만들어 사용하고 있어요. 공연에 참여하시는 해녀 또는 배우 촬영 요청 등 부어커분들의 대외활동이 빈번해짐에 따라 ‘부어커 대외활동 승인신청서’ 등의 양식도 만들어서 운영 중에 있습니다. (아, 생각해보니 저도 오늘의 인터뷰 건을 상신해야 합니다!)

저희는 워크플레이스의 법인카드 연동 기능을 사용하고 있는데요. 저뿐만 아니라 개개인별로 법인카드 사용 내역과 비용 그리고 미정산 금액까지 바로 확인할 수 있게 되어 비용 관리가 굉장히 용이해졌습니다. 법인카드 비용 정산 마감 일자 전에 모두 정산되다 보니 부가세, 결산 업무를 제때 처리할 수 있게 되었죠.

저희는 직원들의 근무일과 휴가일이 모두 같지 않습니다. 본사 직원들은 월-금, 공연이 있는 각 지점은 수-일 근무를 하기 때문이죠. 워크플레이스에서 휴가를 신청하면 자동으로 네이버웍스 캘린더에 업로드되어 서로의 부재 일정을 확인하기 쉬워졌어요. 워크플레이스에 연차 사용 촉진 안내 메일을 보내는 기능도 있어 부어커분들이 쉴 수 있는 문화를 만드는 데 많은 도움이 되고 있습니다. 더해 단기 근무 부어커분들의 근무·부재 일정까지 자동화되어 관리하기 편리합니다.

새로 입사하는 직원에게 ‘스타트업인데도 회사 체계가 잘 잡혀 있다’는 피드백을 들었답니다!

청년 부어커분들이 입사하면 회사 온보딩 프로그램 일환으로 네이버웍스와 워크플레이스를 사용하는 방법을 안내해 드리는 시간을 따로 가지고 있습니다. 새로 입사하는 직원에게 ‘스타트업인데도 회사 체계가 잘 잡혀 있다’는 피드백을 들었는데요, 네이버웍스와 워크플레이스를 사용하는 것만으로도 회사 이미지가 굉장히 업그레이드되는 것 같습니다.

그런 면에서 저희와 같이 초기 스타트업에게 추천드려요. 특히, 구성원이 10명 이상 되어 가는 시점의 기업이 도입하기 참 좋은 것 같습니다. 그때야말로 수기로 관리하던 것들을 이제는 시스템을 통해 하나씩 정리하고 싶다는 생각이 드는 시점이 있거든요. 서비스 도입 단계에는 회사 운영 구조에 맞춰서 초기 설정하는 시간이 걸리겠지만, 한 번 구축해 놓으면 점차 체계가 만들어지고 안정되는 것을 느낄 수 있습니다.

네이버웍스와 워크플레이스, 앞으로 더 친해지고 싶습니다.

네이버웍스와 워크플레이스는 제주 해녀의 부엌에게 ‘친하게 지내고 싶은 친구’입니다. 네이버웍스와 워크플레이스를 도입하고 관리자로서 역할을 하고 있는 입장에서는 네이버웍스와 워크플레이스에서 제공하는 모든 기능에 접근이 가능한데요, 제공하고 있는 다양한 기능을 업무 곳곳에 적용하고 싶은 마음이 큽니다. 네이버웍스 사용법을 안내하는 웨비나나 교육은 기회가 있을 때마다 참여하며 앞으로 더 친해질게요.

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해녀의 부엌

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IT 동아 도입사례 포인트 :

 

• 네이버웍스는 메신저 중심의 협업툴로 모든 직원이 거부감 없이 적응 및 활용 가능
• ‘할 일’ 기능을 통해 업무 전달과 현황 파악이 명확해지고 빨라짐
• ‘읽음’ 기능으로 중요 공지나 전달사항을 누락 없이 확인 및 ‘게시판’으로 공지글 열람률 향상
• 워크플레이스 연동으로 불필요한 업무가 줄어들고 본연의 업무에 집중할 수 있음

“네이버웍스는 비용 이상의 효율과 만족을 주는 ‘복지’입니다. 업무 협업툴 도입을 검토하는 조직이나 기업이라면, 가장 먼저 최종 결정권자, 즉 임원들이 사용해 보길 적극 권장합니다.”

 

㈜IT동아는 2004년 창간된 동아일보 계열 IT 및 게임 종합 미디어입니다. 국내외 소식을 전하는 IT 전문 미디어 ‘IT동아’와 게임 전문 미디어 ‘게임동아’를 통해, 컴퓨터, 모바일, 네트워크, 소비자 가전, 인터넷, 반도체, 게임 분야 등의 유용한 소식을 독자들에게 신속하고 정확하게 전달하고자 노력하고 있습니다.

 

“메신저 중심의 협업툴로 네이버웍스가 제일 만족스럽습니다.”

처음엔 개인용 메신저를 업무에 활용했습니다. 카카오톡에서 라인(LINE)을 거쳐, 지난해부터 네이버웍스를 전사에 도입하여 사용하고 있어요. 네이버웍스 도입 전에 메신저 중심의 여러 협업툴을 면밀히 검토, 비교했습니다. 프로젝트 관리 중심의 툴의 경우, 프로젝트/업무 단위로 기능이 구성되어 편집부 업무 방식에 적응하기가 어렵겠더라고요.

네이버웍스는 결정적으로 카카오톡이나 라인처럼 메신저 중심으로 업무를 처리하니, 모든 직원이 이질감과 거부감 없이 금세 적응하고 활용할 수 있었습니다. 라인과 기본 UI/UX가 거의 유사하니까요. 전 직원이 개인용 메신저에서 완전히 벗어나, 네이버웍스에 원활하게 적응하는데 한 달도 채 걸리지 않았습니다.

“무료 서비스는 분명 한계가 있어요.”

개인용 무료 메신저는 개인과 소통을 위한 도구라면, 네이버웍스는 전적으로 업무 효율을 위한 도구예요.

무료 서비스는 분명 한계가 있습니다. 업무 효율을 제공하는 여러 기능을 경험하고 보니, 개인용 메신저를 업무에 사용했던 방식으로는 절대 못 돌아가겠더라고요. 네이버웍스의 주요 기능에 완벽하게 동화됐습니다. 되돌아보면 그동안 어떻게 카카오톡이나 라인으로 업무 소통을 했나 싶을 정도입니다. 이제는 네이버웍스가 없으면 편집부 운영을 비롯해 전사 업무가 제대로 돌아가지 않습니다.

전사 적용/도입 때도 협업툴 관련 전문가가 없었지만, 기본 설정 및 활용에 큰 어려움은 없었습니다. 궁금한 사항은 네이버웍스 ‘헬프센터’를 통해 도움을 받을 수 있었고, 고객센터 웹 문의로 문의하면 원하는 답변을 바로 받을 수 있었어요. 물론 IT전문가/개발자 등이 있는 조직이라면 훨씬 수월하게 도입, 적용할 수 있을 겁니다.

“네이버웍스 ‘할 일’을 사용하고 나서부터 업무가 보다 명확해졌어요.”

네이버웍스 주요 기능 중 ‘할 일’을 가장 잘 활용하고 있어요.

‘할 일’ 기능에 적응하니, 임직원들 간의 업무 전달과 현황 파악이 훨씬 명확하고 빨라졌습니다. 기존에는 메시지를 보내더라도 일일이 전화로 메시지 읽음 확인, 내용 전달 여부 등을 확인해야 했어요. 그럼에도 상황에 따라 업무 요청자도 업무 담당자도 쉽게 잊어버리곤 했죠. 요청자와 담당자가 업무 내용을 서로 다르게 인지하는 때도 많았습니다. 여러 메신저 대화방의 수많은 업무 내용 중에서 제대로 찾기도 어려웠고요.

지금은 모든 임직원이 조직 구조와 상하 관계의 제한 없이, 네이버웍스 ‘할 일’을 통해 자유롭게 할 일을 요청, 전달합니다. 바람직한 직장 문화라 하는 ‘수평적 업무 진행’을 유지하는 데로 필요해 보입니다. 서로 요청/전달한 할 일 모두 각자의 ‘할 일’에 저장되고, 메시지 알림으로 즉각 확인할 수 있습니다.

또한, ‘할 일’과 ‘캘린더’는 서로 연동되기 때문에, ‘캘린더’에서도 할 일 기한 일자 기준으로 할 일을 일목요연하게 표시되니 편리합니다. 할 일이 완료되거나 변경될 때 요청자에게도 메시지 알림이 뜨니 전화로 일일이 확인할 필요도 없어졌습니다.

네이버웍스 ‘할 일’은 개인용 메신저와는 본질적으로 다른 기능이라 모든 직원들이 만족해합니다. ‘누군가에게 일을 받아서’가 아니라, ‘자신이 해야 할 일을 놓치지 않기’ 때문입니다. 저 역시 마찬가지입니다. 편집장으로서 할 일을 기자들이 ‘할 일’로 전달해 주니 정말 편리합니다.

네이버웍스의 ‘읽음’ 기능도 업무 운영에 참 유용합니다.

‘메시지’뿐만 아니라, ‘그룹 메시지방’의 ‘노트’와 ‘게시판’에도 누가 글을 읽었는지 읽지 않았는지 확인할 수 있는데, 중요 공지나 전달사항을 읽지 않은(혹은 읽지 못한) 직원에게 전화로 확인 요청을 할 수 있기 때문이죠. 이는 ‘감시’, ‘모니터링’의 의미보다는, 업무 처리에 빈틈, 공백이 없도록 하는데 그 가치가 있습니다. 직장인이 흔히 사용하는 ‘메일 수신/열람 알림’ 기능과 같은 가치입니다.

“직원들이 회사 사규를 보기 시작했어요.”

게시판에는 회사 사규, 편집부 운영 기조, 기사 집필 원칙 같은 전 직원 대상의 공지사항 형식의 게시글(또는 문서)을 올리고 있습니다. 네이버웍스 도입 전에도 일반적인 무료 저장/드라이브 서비스 등으로 회사 사규나 문서를 공유하곤 했습니다. 그러다 보니 열람률은 낮을 수밖에 없었습니다.

“네이버웍스, 충분히 투자할 만 합니다.”

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IT동아

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“지역 사업본부는 본사와 지국을 연결하는 소통 창구로서의 역할을 하고 있습니다.”

교육문화사업본부 서울서부 전략팀장 김수미:

저는 웅진씽크빅 서울서부사업본부에서 일산, 파주, 강서 등 26개 지국과 협업하며 일하고 있습니다. 본사에서 신제품이나 고객 대상 프로모션 등 기획안이 준비되면 각 지국들과 소통하는 역할을 하고 있는데요, 좋은 제품, 좋은 프로모션들이 고객분들께 1초라도 더 빠르게 전달될 수 있도록, 항상 즉시성을 고려하며 커뮤니케이션 하고 있습니다.

지국에서는 다양한 연령대의 직원분들이 근무하고 있습니다. 네이버웍스는 높은 연령대의 지국장님들께서도 쉽게 잘 이용하고 계셔서 커뮤니케이션에 큰 도움이 됩니다.

지국장님들과의 기본적인 커뮤니케이션은 메시지로, 필요시 담당자를 초대합니다.

“본부, 지국 간 긴급한 회의는 네이버웍스 영상통화로 화상회의를 진행하고 있습니다.”

최근 코로나 상황으로 비대면 회의를 진행하고자 월초, 월말에 화상회의로 업무 현황을 공유하고 있습니다. 코로나 이전에도 저희는 네이버웍스 영상통화 기능을 자주 이용하였는데요, 저희와 같이 본사, 본부, 그리고 지국 간 떨어져 있는 경우에는 긴급하게 대면회의를 진행하기 어렵습니다. 그렇기 때문에, 저희 본부에서는 네이버웍스 영상통화 기능이 커뮤니케이션에 중요한 역할을 하고 있습니다.

 

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정찬모:

저희는 네이버웍스를 사내 커뮤니케이션의 허브로 활용하고 있어요. 서비스 상단에 메일, 메시지, 캘린더 등 네이버웍스 서비스 아이콘이 있는데요. 이 옆에 아이콘을 추가할 수 있어 저희는 사내 광고 솔루션, 러닝 페이지, 내부 솔루션 등의 URL을 여기에 링크해서 사용합니다. 이 기능은 매우 편리하다고 생각하는데요. 업무를 할 때 회사에서 공통적으로 자주 사용하는 웹사이트는 개인이 각자 웹에 즐겨찾기를 해서 사용했는데, 이제는 네이버웍스 서비스 상단 아이콘을 클릭하기만 하면 돼요. 그리고 처음 입사한 사람들에게도 개별적으로 URL를 하나하나 알려주지 않아도 되고, 손쉽게 업무 정보를 공유할 수 있게 되었습니다.

 

 

소현준:

홈도 유용하게 쓰고 있어요. 사내 게시판을 구축하려고 했던 시점에 네이버웍스에서 홈 서비스를 추가했어요. 그래서 홈을 사내 게시판으로 활용하기로 결정했고, 지금은 활용성이 많이 높아져서 매우 활발하게 사용하고 있어요.

 

사내 공통으로 사용하는 게시판은 Q&A, 사원 인터뷰, 플레이샵(사내 워크샵) 인증샷 등과 같이 사내에 소통을 더욱 원활하게 하고, 밝고 활기찬 기업 문화를 만드는 용도로 주로 활용하고 있어요. 다른 부서나 팀원들이 어떻게 회사 생활을 하고 있는지를 서로 알 수 있고요. 임원들과 함께 먹은 점심 사진을 올리는 용감한 점심 인증샷 게시판은 회사 주변 맛집 정보를 공유하는 용도로도 활용되고 있어요.

 

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플레이디

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정한기:

네이버웍스를 도입 하기 전에는 구축형 메일 시스템을 사용했었습니다. 사내에 인원이 늘어나고 메일 용량이 부족해져 용량 증설을 알아보니 서버를 교체해야 했어요. 서버 교체 비용이 너무 비쌌고, 이용하면서 서비스 장애가 종종 있었기 때문에 메일 서비스를 변경하기로 결정했습니다. 네이버에서 기업용 메일 서비스를 제공한다고 하여 다른 서비스는 검토하지 않고 네이버웍스를 도입했습니다. 네이버웍스는 네이버 메일과 동일하여 모든 사람들이 사용법을 알기 때문에 별도의 교육이 없어도 잘 쓸 수 있겠다고 생각했어요. 그리고 메일 용량도 넉넉하고 캘린더랑 드라이브도 사용할 수 있고요.

 

네이버웍스를 도입하고 아직까지 서비스에 장애가 난적이 없는데요. 장애를 신경 쓰지 않아도 되어 매우 편해졌어요. 용량도 충분해서 용량 걱정도 없고요. 기존에 사용하던 파일 서버도 이제는 네이버웍스 드라이브로 대체했습니다.이전에는 IT 지원팀에서 메일, 파일 서버를 운영했는데요. 네이버웍스 도입 후에는 네이버웍스 운영 관리를 인사총무팀에서 담당하고 있어요. 서비스 장애도 없고 쉽게 관리할 수 있어서 업무 담당자를 변경했습니다. 그리고 인사 담당자가 직접 인력 변동이나 정책을 관리자 페이지에 반영할 수 있어 인사총무팀, IT지원팀 모두 업무 효율성이 더욱 향상되었어요.

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미디어·광고 – 플레이디

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이데일리

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